Co daje monitoring faktur – case study

Monitoring faktur odgrywa bardzo ważną rolę w procesie nadzorowania płatności od kontrahentów. Firmy wykonujące go w sposób systematyczny mogą przyspieszyć spływ należności nawet kilkukrotnie. Prowadzenie tego procesu przy użyciu nowoczesnych narzędzi pozwala także na dużą oszczędność czasu i pieniędzy. Szczegóły w dzisiejszym artykule.

Monitoring faktur polega na nadzorowaniu płatności od klientów m.in. dzięki ciągłej kontroli stanu należności, regularnemu przypominaniu kontrahentom o zbliżającym się terminie zapłaty oraz weryfikacji efektów tych działań. Może być prowadzony przez pracowników przedsiębiorstwa, firmę zewnętrzną lub przy użyciu automatycznych narzędzi. Skorzystanie z nowoczesnych rozwiązań pozwala na zwiększenie wydajności monitoringu oraz zminimalizowanie kosztów operacyjnych, co możemy zobaczyć na przykładzie firmy EULEO.

Kontrola należności przed wdrożeniem automatycznego monitoringu faktur

EULEO wystawiało swoim klientom ok. 500 faktur miesięcznie. Większość z nich z 7-dniowym terminem płatności, choć zdarzały się też z 14- lub 21-dniowym terminem. Tylko 34% klientów regulowało należności w terminie, a prawie 23% klientów przekraczało wyznaczony termin płatności o ponad 14 dni.

Za nadzór prawidłowego spływu należności było odpowiedzialnych dwóch pracowników działu finansowego, którzy regularnie – 3 razy w tygodniu monitorowali faktury przez dwie godziny. Na działania przypominawcze poświęcali łącznie 12 godzin tygodniowo, co w skali miesiąca dawało aż 50 godzin. Koszt ich pracy oraz usług telekomunikacyjnych wynosił miesięcznie 1 100 zł. W skali roku dawało to aż 13 200 zł.

Wprowadzenie usprawnień w takiej sytuacji było konieczne – firma potrzebowała rozwiązania, które zautomatyzowałoby najbardziej czasochłonne czynności oraz umożliwiłoby wysyłkę powiadomień w różnych formach.

Wdrożenie automatycznego monitoringu faktur

We wrześniu 2014 r. firma EULEO wdrożyła system Rozważna Firma. Wymagało to jednorazowego wprowadzenia kilku zmian i usprawnień, tak aby korzystanie z platformy było jak najbardziej efektywne oraz nie zakłócało innych procedur. Były to m.in.:

• odpowiednia konfiguracja systemu;
• krótkie przeszkolenie pracowników, które pozwoliło im zapoznać się z funkcjonalnościami platformy;
• uzupełnienie bazy klientów o adres e-mail i numer telefonu – pozwoliło to też usystematyzować dane kontrahentów i ułatwiło pracę innych działów firmy.

Automatyczny monitoring faktur odbywa się „w tle” i wymaga jedynie zdefiniowania scenariuszy przypomnień dla nowych klientów. Najbardziej czasochłonna czynność – rozmowa telefoniczna z klientem została zastąpiona komunikatami informującymi o zbliżającym się lub przekroczonym terminie zapłaty wysyłanymi automatycznie z systemu, zgodnie z wybranym scenariuszem. Cała komunikacja jest prowadzona w uprzejmym i rzeczowym tonie, powiadomienia są wysyłane w tzw. godzinach biznesowych, a ich częstotliwość jest dobrana tak, aby nie irytować odbiorcy.

Czas poświęcany na monitoring wynosi teraz tylko 5 minut tygodniowo, a miesięczny koszt obejmujący pracę i wysyłkę powiadomień nie przekracza 100 zł. Koszt automatycznego monitoringu faktur w skali roku wynosi 1 200 zł. Pozwala to firmie EULEO zaoszczędzić 12 000 zł rocznie. 

Automatyczny monitoring faktur – dlaczego warto?

Automatyczny monitoring faktur pozwolił firmie EULEO na znaczne przyspieszenie spływu należności od klientów oraz na skrócenie cyklu rotacji należności.

Obecnie klienci regulują w terminie 49% faktur (wzrost niemal dwukrotny), a tylko 7% faktur płacą z opóźnieniem przekraczającym wyznaczony termin o ponad 14 dni (spadek niemal czterokrotny).

Klienci EULEO bardzo szybko przyzwyczaili się do takiego sposobu monitorowania faktur i sami przyznają, że jest on dla nich wygodniejszy.

Wymierne korzyści po 6 miesiącach prowadzenia automatycznych działań przypominawczych:

• skrócenie cyklu rotacji należności o 25%;
• ok. dziesięciokrotne obniżenie kosztów monitoringu należności;
• lepsze wykorzystanie potencjału pracowników działu finansowego;
• wyeliminowanie elementu emocji w rozmowach o należnościach;
• odwrócenie kierunku komunikacji w sprawach należności – teraz klienci sami inicjują kontakt, kiedy chcą coś wyjaśnić po otrzymaniu przypomnienia;
• zbudowanie solidnej wiedzy o zwyczajach płatniczych kontrahentów;
• przewidywanie spłat dzięki wykorzystaniu „inteligentnego” algorytmu wbudowanego w system Rozważna Firma;
• wyjaśnianie wszystkich niezgodności księgowych (wartości sald, zagubionych faktur itp.) na bieżąco.

ZAPRASZAMY DO ZAPOZNANIA SIĘ Z PEŁNĄ WERSJĄ CASE STUDY.