fbpx
Linkedin YouTube
gospodarki

Firmy, które ubezpieczają lub planują ubezpieczyć swoje należności często wychodzą z założenia, że polisa jest wystarczającym zabezpieczeniem przed dłużnikami i nieterminowymi płatnościami. Jest to założenie błędne. Ubezpieczenie należności to zabezpieczenie przed stratami wynikającymi z nieuregulowania zobowiązań przez partnerów biznesowych, a integralną częścią każdej umowy ubezpieczenia należności jest tzw. klauzula windykacyjna, zapewniająca ściąganie długów w wypadku braku płatności ze strony kontrahenta. Jej celem jest ograniczenie szkód ubezpieczeniowych z tytułu braku zapłaty należności przez dłużnika.  Wybór windykatora „w polisie” ma kardynalne znaczenie dla komfortu rozwijania biznesu korzystającego z ochrony ubezpieczeniowej.

 

Ubezpieczenie należności to usługa finansowa polegająca na ochronie przedsiębiorcy przed niewypłacalnymi kontrahentami. Jest ona świadczona na rzecz podmiotów, które udzielają swoim odbiorcom kredytu kupieckiego, czyli sprzedają towary lub usługi na odroczony termin płatności.

Ubezpieczyciel należności analizuje na bieżąco stabilność finansową odbiorców kontrahenta. Na podstawie tych analiz ustalana jest wysokość limitu kredytowego, do wysokości którego ubezpieczyciel zapewnia ochronę oraz zobowiązuje się do wypłaty odszkodowania w przypadku bankructwa, bądź braku płatności ze strony kontrahenta. Bieżący monitoring jest jednym z obowiązków ubezpieczyciela.
W zamian za taką ochronę ubezpieczyciel pobiera składkę uzależnioną od obrotów handlowych objętych ubezpieczeniem. W przypadku wystąpienia trwałej zwłoki w zapłacie ze strony kontrahenta, ubezpieczyciel wypłaci firmie odszkodowanie za „złe długi”. Pokrywa ono zazwyczaj od 80% do 90% wartości straconych faktur. Pozostała część stanowi tzw. udział własny klienta w szkodzie ubezpieczeniowej.

Polisa ubezpieczenia należności do doskonałe narzędzie ochrony przed ryzkiem utraty należności.
W ramach polisy ubezpieczyciel przyznaje tzw. limity kredytowe i dostarcza na bieżąco informacji
o ryzyku niewypłacalności konkretnych podmiotów (scoring kredytowy). Należy mieć wszakże na uwadze fakt, iż kontrahenci posiadające negatywny scoring są wyłączani z polisy, a transakcje z nimi nie są objęte ochroną.

Umowa ubezpieczenia należności nakłada na firmę ubezpieczającą należności obowiązek podejmowania konkretnych działań wobec faktu zagrożonych brakiem zapłaty, w tym także kierowanie spraw do wyspecjalizowanych podmiotów windykacyjnych. Ma to bezpośredni związek z tzw. kalendarzem polisowym.

Typowy model działania polisy prezentuje się następująco w ujęciu chronologicznym:

  • klient wnioskuje do ubezpieczyciela o ubezpieczenie dla kontrahenta,
  • ubezpieczyciel dokonuje weryfikacji odbiorcy i udziela limitu kredytowego dla danego odbiorcy,
  • klient sprzedaje towary/usługi do odbiorcy,
  • odbiorca nie reguluje należności w terminie,
  • w dniach +1+60 zwłoki w zapłacie (DPD) klient własnymi siłami stara się odzyskać należność,
  • w przypadku braku efektów, zleca sprawę firmie windykacyjnej, która odzyskuje dług od kontrahenta w dniach +61+180 DPD (maksymalny okres)
  • +180 DPD – klient zgłasza wypadek ubezpieczeniowy. Jeśli warunki polisy zostały spełnione – ubezpieczyciel wypłaci odszkodowanie.

Działania windykacyjne przed zgłoszeniem szkody mają kluczowe znaczenie dla ubezpieczonego, zaś zgłoszenie szkody i wypłata odszkodowania to ostateczność. Dlaczego? Odpowiedź wydaje się banalnie prosta: czym więcej zaistniałych szkód, tym wyższa cena polisy w przyszłości oraz węższy zakres ochrony.  Mechanizm progresji składki ubezpieczenia kredytu kupieckiego jest podobny do ubezpieczenia komunikacyjnego typu AC. Czym więcej stłuczek i wypadków, tym drożej.

Cena ubezpieczenia kredytu kupieckiego dla firmy handlowej o rocznych obrotach 50 mln zł może wynosić nawet 150 000 zł.  W przypadku, kiedy wartość wypłaconych szkód zbliży się do wartości składki, ubezpieczyciel zażąda zdecydowanie wyższej składki lub wręcz może odmówić zawarcia kolejnej umowy, z uwagi na wysokie ryzyko związane z historią szkód.  Dlatego tak kluczowym zagadnieniem jest realny i skuteczny serwis windykacyjny realizowany na etapie przed zgłoszeniem szkody do wypłaty.

Działające na rynku firmy ubezpieczeniowe wspierają trzy rozwiązania w zakresie serwisu windykacyjnego w polisie, różniące się poziomem „wolności wyboru” pozostawionego klientowi:

A/umowa windykacyjna z firmą własną (wewnętrzną, powiązaną) ubezpieczyciela lub samym ubezpieczycielem. To rozwiązanie najczęściej oferowane klientom przez czterech działających w Polsce ubezpieczycieli.

B/umowa windykacyjna z zewnętrzną firmą windykacyjną „z listy” ubezpieczyciela. To rozwiązanie najczęściej oferowane przez dwóch polskich  ubezpieczycieli.

C/umowa windykacyjna z zewnętrzną, niezależną firmą, wskazaną przez samego ubezpieczonego, zazwyczaj z tą, z którą od lat współpracuje. To rozwiązanie jest akceptowane przez wszystkich ubezpieczycieli działających w Polsce, na wyraźnie życzenie klienta o ile zawnioskuje o taki zapis do ubezpieczyciela.

 

Zaletą rozwiązania A jest tzw. „darmowa windykacja”, czyli nieobciążanie klienta jej kosztami. Zaletą rozwiązania B jest częściowej, zaś C- całkowite oddzielenie funkcji windykacyjnych od ubezpieczyciela. Klient może sam zarządzać przebiegiem windykacji i ustalać jej priorytety.

W przypadku ostatniej opcji- C , niezależny  windykator kieruje się wyłącznie lojalnością wobec klienta  i jego nadrzędnych interesów finansowych.  Nie jest w żaden sposób (ani organizacyjnie, ani biznesowo) powiązany z ubezpieczycielem. Jest to wariant w pełni suwerennej windykacji długów powstałych w związku z polisą ubezpieczenia należności, ale także należności pozapolisowych.

Do głównych zalet tego (C) rozwiązania należą:

-zredukowanie ilości prawdopodobnych szkód ubezpieczeniowych (ochrona składki),

-poszanowanie relacji handlowych z takimi dłużnikami, którzy znajdują się w chwilowych kłopotach finansowych. Pełne zrozumienie dla potrzeb kontynuacji biznesu połączona z adekwatnością i nie nadmiarowością stosowanych strategii windykacyjnych,

– odzyskiwanie dla klienta odsetek za opóźnienia oraz kosztów windykacji, w rozumieniu art. 10 Ustawy  z dn. 8 marca 2013 o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych,

-wysoka skuteczność, powiązana z wynagrodzeniem na zasadach „premii od sukcesu”, bowiem niezależna firma windykacyjna musi efektywnie odzyskiwać długi, aby zarabiać pieniądze,

– specjalizacja windykacyjna w branży, w której działa klient, zrozumienie zwyczajów danej branży,

– windykacja dodatkowych należności, które nie są objęte polisą ubezpieczenia należności,

-zapewnienie pełnego spektrum usług zarządzania należnościami (informacja, prewencja, windykacja polubowna, windykacja sądowa),

– „niekorporacyjne” podejście do indywidulanych potrzeb klienta,

-szeroki zasięg, lokalne metody działania, windykacja terenowa.

Nie bez znaczenia pozostaje fakt, iż taki niezależny podmiot świetnie rozumie potrzeby firmy, zwłaszcza tej z sektora MSP. Wszelkie procedury windykacyjne, komponenty procesu są indywidulanie ustalane  i konsultowane z klientem.  Ma on dostęp on-line do informacji o przebiegu swoich spraw, a treść tych informacji ujawnia wszystkie okoliczności towarzyszące przebiegowi zlecenia.

Tymczasem firmy często nie posiadają świadomości, iż mają realny wpływ na ostateczną treść zapisów polisy ubezpieczenia należności i dodatkowej umowy windykacyjnej. Bywa, że decydują się (na szczęście coraz rzadziej) na „półkowe” rozwiązania polisowe, wobec braku należytego rozeznania w omawianej tematyce. Na szczęście zdecydowana większość umów ubezpieczenia kredytu kupieckiego zawierana jest we współpracy z brokerami ubezpieczeniowymi. Ci zaś jako profesjonalni pełnomocnicy klienta, reprezentują przed ubezpieczycielem wyłącznie jego interesy. Podpowiadają i doradzają klientowi optymalne rozwiązania polisowe.  Na życzenie klienta, często podpowiadając mu, wprowadzają do zapisów ubezpieczenia niezależnego windykatora jako jedyny lub drugi podmiot windykacyjny, z którym klient będzie współpracował w trakcie ubezpieczenia.  Inicjatywa w tej mierze wychodzi zazwyczaj od klienta, choć sami brokerzy zauważają wyraźnie, jak kolosalne znaczenie dla losów polisy ma skuteczna, niezależna windykacja w polisie ubezpieczenia należności.  Tak więc, to w ostateczności rekomendacja brokera skutkuje zazwyczaj korzystnym zapisem windykacyjnym na niezależny podmiot. Wyłącznie zadowolony, „dobrze opolisowany” klient zapewnia brokerowi prolongatę kontraktu w kolejnych latach.

Wraz z rosnącą konkurencją na rynku ubezpieczeń należności rośnie także zrozumienie dla indywidulanych potrzeb klienta. Dotychczasowe rozwiązania polisowe są już nieadekwatne. Tym bardziej, że same firmy ubezpieczające własne należności oczekują wyraźnie „szytego na miarę” podejścia w obszarze zakresu ochrony, limitów kredytowych, elastyczności zapisów polisy, czasu na jaki została zawarta, ale także gwarancji skutecznej windykacji należności.

W sytuacji wzrastającego w latach 2022- 23 ryzyka utraty należności w kluczowych segmentach rynku (PICM Risk Index) rola skutecznego serwisu windykacyjnego dla firm znacząco rośnie. Wyłącznie skuteczne i „szyte na miarę” usługi zarządzania wierzytelnościami pozwalają firmom trzymać w ryzach ilość szkód ubezpieczeniowych, a w konsekwencji zakres i cenę polisy.

 

  1. Kontaktuj się z kontrahentem najpóźniej w pierwszym dniu wymagalności faktury, nie później niż po tygodniu zwłoki w zapłacie.
  2. Rozmawiaj z decydentami w zakresie kwestii finansowych. Zapisuj oraz aktualizuj personalia
    i dane kontaktowe w systemie.
  3. Wybierz optymalne godziny kontaktu biznesowego w sprawach płatności, tj. od wtorku do piątku w godzinach od 9:00 do 16:00. Nigdy w poniedziałek.
  4. Bazuj na aktualnych danych finansowych, upewnij się, że wszystkie wpłaty z dnia poprzedniego zostały ujęte w twoim zestawieniu należności.
  5. Notuj uzyskane informacje, informuj rozmówcę o fakcie raportowania ustaleń.
  6. Podkreślaj partnerskie relacje łączące ciebie z klientem i nadzieje na rozwój współpracy pod warunkiem rzetelnych płatności na czas.
  7. Bądź pewny siebie, rzeczowy, kompetentny, a jednocześnie nie wprowadzaj żargonu zawodowego utrudniającego komunikację.
  8. Przypominaj wcześniejsze ustalenia i domagaj się podania przyczyn braku zapłaty.
  9. Domagaj się podania konkretnego terminu zapłaty należności lub ich części. Nie daj się zbyć ogólnikami. Oczekuj dat i kwot. Kiedy i ile?
  10. Nie daj się wciągnąć w nierzeczowe dysputy lub kłótnie. Bądź w temacie. W razie eskalacji emocji przerwij i odłóż rozmowę na inny termin.
  11. Nie epatuj zrozumieniem dla wymówek kontrahenta, unikaj słowa „rozumiem”. Domagaj się konkretów. Słuchaj aktywnie.
  12. Prezentuj stopniowo konsekwencje braku zapłaty. Nie wytaczaj dział, w sytuacji która tego nie wymaga.
  13. Odwołuj się do uczciwości biznesowej i danego słowa. Podkreślaj znaczenie danych obietnic.
    Używaj terminu: „moralność płatnicza”.
  14. Bądź wymagający dla rozmówcy poprzez dociekliwość, domaganie się konkretów.
  15. Parafrazuj całą rozmowę upewniając się, że obie strony zrozumiały się identycznie. W razie potrzeby wysyłaj lub smsem notkę ze ustaleń.
  16. Bądź systematyczny. Przyzwyczaj kontrahentów do procedury monitoringu. Będą przygotowani na kontakt z twojej strony.
  17. Mierz efekty swoich działań adekwatnymi wskaźnikami płynnościowymi (DSO, DPD).
  18. Opracuj listę własnych sygnałów ostrzegających o ryzyku utraty należności i stosuj je.
  19. Typuj sprawy do windykacji. Nie zwlekaj z decyzją.
  20. Pomyśl dodatkowo o outsourcingu monitoringu należności, jeśli nie masz wystarczających zasobów (ludzie, czas).

 

Oto realna i niekomfortowa sytuacja sytuacja w której może znaleźć każdy przedsiębiorca.

  • Twój kontrahent Ci nie zapłacił.
    Utrudnia Ci to Twój biznes.
    Czujesz, że trzeba coś zrobić, ale nie wiesz od czego zacząć.
    Obawiasz się pogorszenia relacji z kontrahentem.
    Nie masz już ani głowy ani czasu na problemy z długami.

Rozsądnym rozwiązaniem pozostaje Ci zasięgnięcie opinii specjalisty.

Większość firm windykacyjnych jest bardzo otwarta na pomoc przedsiębiorcom w kłopotach z dłużnikami. Kiedy skontaktujesz się z windykatorem telefonicznie lub mailowo, nie wahaj się zadać następujących pytań:
1. Co możesz zrobić w tej sprawie?
2. Jakie są koszty windykacji i kto je ponosi?
3. Ile trwa windykacja?
4. Jakie są rokowania w Twojej sprawie?
5. Jaki optymalne kroki wdrożyć, w jakim czasie?
6. Jak nie zepsuć relacji biznesowych i własnej reputacji?

Po konsultacji podejmiesz  świadomą decyzję co dalej.

Pogotowie windykacyjne dla firm

Pogotowie windykacyjne dla firm

©2021 EULEO G. Grzesiak Sp.k.
Zarządzanie zgodami (pliki cookie)