Firmy, które ubezpieczają lub planują ubezpieczyć swoje należności często wychodzą z założenia, że polisa jest wystarczającym zabezpieczeniem przed dłużnikami i nieterminowymi płatnościami. Jest to założenie błędne. Ubezpieczenie należności to zabezpieczenie przed stratami wynikającymi z nieuregulowania zobowiązań przez partnerów biznesowych, a integralną częścią każdej umowy ubezpieczenia należności jest tzw. klauzula windykacyjna, zapewniająca ściąganie długów w wypadku braku płatności ze strony kontrahenta. Jej celem jest ograniczenie szkód ubezpieczeniowych z tytułu braku zapłaty należności przez dłużnika.  Wybór windykatora „w polisie” ma kardynalne znaczenie dla komfortu rozwijania biznesu korzystającego z ochrony ubezpieczeniowej.

Ubezpieczenie należności to usługa finansowa polegająca na ochronie przedsiębiorcy przed niewypłacalnymi kontrahentami. Jest ona świadczona na rzecz podmiotów, które udzielają swoim odbiorcom kredytu kupieckiego, czyli sprzedają towary lub usługi na odroczony termin płatności.

Ubezpieczyciel należności analizuje na bieżąco stabilność finansową odbiorców kontrahenta. Na podstawie tych analiz ustalana jest wysokość limitu kredytowego, do wysokości którego ubezpieczyciel zapewnia ochronę oraz zobowiązuje się do wypłaty odszkodowania w przypadku bankructwa, bądź braku płatności ze strony kontrahenta. Bieżący monitoring jest jednym z obowiązków ubezpieczyciela.
W zamian za taką ochronę ubezpieczyciel pobiera składkę uzależnioną od obrotów handlowych objętych ubezpieczeniem. W przypadku wystąpienia trwałej zwłoki w zapłacie ze strony kontrahenta, ubezpieczyciel wypłaci firmie odszkodowanie za „złe długi”. Pokrywa ono zazwyczaj od 80% do 90% wartości straconych faktur. Pozostała część stanowi tzw. udział własny klienta w szkodzie ubezpieczeniowej.

Polisa ubezpieczenia należności do doskonałe narzędzie ochrony przed ryzkiem utraty należności.
W ramach polisy ubezpieczyciel przyznaje tzw. limity kredytowe i dostarcza na bieżąco informacji
o ryzyku niewypłacalności konkretnych podmiotów (scoring kredytowy). Należy mieć wszakże na uwadze fakt, iż kontrahenci posiadające negatywny scoring są wyłączani z polisy, a transakcje z nimi nie są objęte ochroną.

Umowa ubezpieczenia należności nakłada na firmę ubezpieczającą należności obowiązek podejmowania konkretnych działań wobec faktu zagrożonych brakiem zapłaty, w tym także kierowanie spraw do wyspecjalizowanych podmiotów windykacyjnych. Ma to bezpośredni związek z tzw. kalendarzem polisowym.

Typowy model działania polisy prezentuje się następująco w ujęciu chronologicznym:

• klient wnioskuje do ubezpieczyciela o ubezpieczenie dla kontrahenta,
• ubezpieczyciel dokonuje weryfikacji odbiorcy i udziela limitu kredytowego dla danego odbiorcy,
• klient sprzedaje towary/usługi do odbiorcy,
• odbiorca nie reguluje należności w terminie,
• w dniach +1+60 zwłoki w zapłacie (DPD) klient własnymi siłami stara się odzyskać należność,
• w przypadku braku efektów, zleca sprawę firmie windykacyjnej, która odzyskuje dług od kontrahenta w dniach +61+180 DPD (maksymalny okres)
• +180 DPD – klient zgłasza wypadek ubezpieczeniowy. Jeśli warunki polisy zostały spełnione – ubezpieczyciel wypłaci odszkodowanie.

Działania windykacyjne przed zgłoszeniem szkody mają kluczowe znaczenie dla ubezpieczonego, zaś zgłoszenie szkody i wypłata odszkodowania to ostateczność. Dlaczego? Odpowiedź wydaje się banalnie prosta: czym więcej zaistniałych szkód, tym wyższa cena polisy w przyszłości oraz węższy zakres ochrony.  Mechanizm progresji składki ubezpieczenia kredytu kupieckiego jest podobny do ubezpieczenia komunikacyjnego typu AC. Czym więcej stłuczek i wypadków, tym drożej.

Cena ubezpieczenia kredytu kupieckiego dla firmy handlowej o rocznych obrotach 50 mln zł może wynosić nawet 150 000 zł.  W przypadku, kiedy wartość wypłaconych szkód zbliży się do wartości składki, ubezpieczyciel zażąda zdecydowanie wyższej składki lub wręcz może odmówić zawarcia kolejnej umowy, z uwagi na wysokie ryzyko związane z historią szkód.  Dlatego tak kluczowym zagadnieniem jest realny i skuteczny serwis windykacyjny realizowany na etapie przed zgłoszeniem szkody do wypłaty.

Działające na rynku firmy ubezpieczeniowe wspierają trzy rozwiązania w zakresie serwisu windykacyjnego w polisie, różniące się poziomem „wolności wyboru” pozostawionego klientowi:

A/umowa windykacyjna z firmą własną (wewnętrzną, powiązaną) ubezpieczyciela lub samym ubezpieczycielem. To rozwiązanie najczęściej oferowane klientom przez czterech działających w Polsce ubezpieczycieli.

B/umowa windykacyjna z zewnętrzną firmą windykacyjną „z listy” ubezpieczyciela. To rozwiązanie najczęściej oferowane przez dwóch polskich  ubezpieczycieli.

C/umowa windykacyjna z zewnętrzną, niezależną firmą, wskazaną przez samego ubezpieczonego, zazwyczaj z tą, z którą od lat współpracuje. To rozwiązanie jest akceptowane przez wszystkich ubezpieczycieli działających w Polsce, na wyraźnie życzenie klienta o ile zawnioskuje o taki zapis do ubezpieczyciela.

Zaletą rozwiązania A jest tzw. „darmowa windykacja”, czyli nieobciążanie klienta jej kosztami. Zaletą rozwiązania B jest częściowej, zaś C- całkowite oddzielenie funkcji windykacyjnych od ubezpieczyciela. Klient może sam zarządzać przebiegiem windykacji i ustalać jej priorytety.

W przypadku ostatniej opcji- C , niezależny  windykator kieruje się wyłącznie lojalnością wobec klienta  i jego nadrzędnych interesów finansowych.  Nie jest w żaden sposób (ani organizacyjnie, ani biznesowo) powiązany z ubezpieczycielem. Jest to wariant w pełni suwerennej windykacji długów powstałych w związku z polisą ubezpieczenia należności, ale także należności pozapolisowych.

Do głównych zalet tego (C) rozwiązania należą:

-zredukowanie ilości prawdopodobnych szkód ubezpieczeniowych (ochrona składki),

-poszanowanie relacji handlowych z takimi dłużnikami, którzy znajdują się w chwilowych kłopotach finansowych. Pełne zrozumienie dla potrzeb kontynuacji biznesu połączona z adekwatnością i nie nadmiarowością stosowanych strategii windykacyjnych,

– odzyskiwanie dla klienta odsetek za opóźnienia oraz kosztów windykacji, w rozumieniu art. 10 Ustawy  z dn. 8 marca 2013 o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych,

-wysoka skuteczność, powiązana z wynagrodzeniem na zasadach „premii od sukcesu”, bowiem niezależna firma windykacyjna musi efektywnie odzyskiwać długi, aby zarabiać pieniądze,

– specjalizacja windykacyjna w branży, w której działa klient, zrozumienie zwyczajów danej branży,

– windykacja dodatkowych należności, które nie są objęte polisą ubezpieczenia należności,

-zapewnienie pełnego spektrum usług zarządzania należnościami (informacja, prewencja, windykacja polubowna, windykacja sądowa),

– „niekorporacyjne” podejście do indywidulanych potrzeb klienta,

-szeroki zasięg, lokalne metody działania, windykacja terenowa.

Nie bez znaczenia pozostaje fakt, iż taki niezależny podmiot świetnie rozumie potrzeby firmy, zwłaszcza tej z sektora MSP. Wszelkie procedury windykacyjne, komponenty procesu są indywidulanie ustalane  i konsultowane z klientem.  Ma on dostęp on-line do informacji o przebiegu swoich spraw, a treść tych informacji ujawnia wszystkie okoliczności towarzyszące przebiegowi zlecenia.

Tymczasem firmy często nie posiadają świadomości, iż mają realny wpływ na ostateczną treść zapisów polisy ubezpieczenia należności i dodatkowej umowy windykacyjnej. Bywa, że decydują się (na szczęście coraz rzadziej) na „półkowe” rozwiązania polisowe, wobec braku należytego rozeznania w omawianej tematyce. Na szczęście zdecydowana większość umów ubezpieczenia kredytu kupieckiego zawierana jest we współpracy z brokerami ubezpieczeniowymi. Ci zaś jako profesjonalni pełnomocnicy klienta, reprezentują przed ubezpieczycielem wyłącznie jego interesy. Podpowiadają i doradzają klientowi optymalne rozwiązania polisowe.  Na życzenie klienta, często podpowiadając mu, wprowadzają do zapisów ubezpieczenia niezależnego windykatora jako jedyny lub drugi podmiot windykacyjny, z którym klient będzie współpracował w trakcie ubezpieczenia.  Inicjatywa w tej mierze wychodzi zazwyczaj od klienta, choć sami brokerzy zauważają wyraźnie, jak kolosalne znaczenie dla losów polisy ma skuteczna, niezależna windykacja w polisie ubezpieczenia należności.  Tak więc, to w ostateczności rekomendacja brokera skutkuje zazwyczaj korzystnym zapisem windykacyjnym na niezależny podmiot. Wyłącznie zadowolony, „dobrze opolisowany” klient zapewnia brokerowi prolongatę kontraktu w kolejnych latach.

Wraz z rosnącą konkurencją na rynku ubezpieczeń należności rośnie także zrozumienie dla indywidulanych potrzeb klienta. Dotychczasowe rozwiązania polisowe są już nieadekwatne. Tym bardziej, że same firmy ubezpieczające własne należności oczekują wyraźnie „szytego na miarę” podejścia w obszarze zakresu ochrony, limitów kredytowych, elastyczności zapisów polisy, czasu na jaki została zawarta, ale także gwarancji skutecznej windykacji należności.

W sytuacji wzrastającego w latach 2022- 23 ryzyka utraty należności w kluczowych segmentach rynku (PICM Risk Index) rola skutecznego serwisu windykacyjnego dla firm znacząco rośnie. Wyłącznie skuteczne i „szyte na miarę” usługi zarządzania wierzytelnościami pozwalają firmom trzymać w ryzach ilość szkód ubezpieczeniowych, a w konsekwencji zakres i cenę polisy.

Małe i średnie przedsiębiorstwa to sektor napędzający polską gospodarkę, ale jednocześnie najbardziej wrażliwy i narażony na problemy z płynnością finansową. Podejmowanie pochopnych decyzji o współpracy, brak kompleksowego spojrzenia na kwestie zarządzania należnościami, bądź kilka nieuregulowanych w terminie faktur może oznaczać poważne problemy.

Jest to pytanie dość istotne – szczególnie w dobie postępującej cyfryzacji i usług świadczonych całkowicie online. Chodzi tutaj jednak przede wszystkim o Ciebie. Szukasz pomocy w odzyskaniu długu? A może chcesz się dowiedzieć jak nie dopuścić, by Twój kontrahent stał się dłużnikiem? Jeśli tak, to dobrze trafiłeś – windykacja online to szansa dla Ciebie!