Monitoring faktur – rozwiewamy wątpliwości #1

Monitoring faktur w Systemie Zarządzania Należnościami Rozważna Firma został wyróżniony tytułem Najlepszego Produktu dla MSP 2016 w rankingu Turbiny Polskiej Gospodarki opublikowanym przez Gazetę Finansową. Każdego miesiąca, coraz więcej polskich przedsiębiorców przekonuje się o zaletach monitorowania faktur, jednak spora grupa nadal obawia się tego rozwiązania. Dziś postaramy się rozwiać najczęstsze wątpliwości.

Sam przypominam klientom  o płatnościach.

Bardzo dobrze. To świadczy o odpowiedzialnym podejściu do biznesu. Zgaduję jednak, że nie przypominasz klientom o płatnościach tak często jak powinieneś? Sam jestem przedsiębiorcą i wiem, że mimo szczerych chęci często po prostu brakuje czasu na pewne czynności. Kluczem do efektywnych działań monitoringowych jest regularność – wysyłka przypomnień o zapłacie w ściśle określonych odstępach czasowych, według zdefiniowanego scenariusza. Robienie tego „z doskoku”, np. wtedy kiedy wysokość niezapłaconych faktur staje się niepokojąca, również przyniesie jakiś efekt, ale będzie on nieporównywalnie mniejszy. Dlatego stworzyliśmy narzędzie do monitoringu faktur, które wymaga od Ciebie tylko minimum uwagi, dosłownie kilka minut tygodniowo. Najbardziej czasochłonne czynności, jak wysyłanie powiadomień, są w pełni zautomatyzowane.

Mam ponad 100 klientów, jeśli miałbym każdemu regularnie przypominać o płatnościach, to nie miałby czasu na nic innego.

Masz rację. Sprawdziliśmy to i rzeczywiście, pobranie danych o należnościach z systemu, wygenerowanie danych kontaktowych, wysyłka spersonalizowanego maila bądź rozmowa telefoniczna, zapisanie ustaleń itp. przy setce klientów zajmie jednej osobie nawet 6 – 8 godzin. Biorąc pod uwagę, że trzeba taką akcję wykonać 2-3 razy w miesiącu, czas poświęcony na monitoring trzeba już liczyć nie w godzinach, a dniach. Tymczasem korzystając z monitoringu faktur na platformie Rozważna Firma, cała aktywność ogranicza się do aktualizacji salda należności (a i to można całkowicie zautomatyzować dzięki integracji) i wybrania odpowiedniego scenariusza monitoringu. Zajmie to maksymalnie 10 minut. To wszystko. Od tego momentu system będzie pracował, a Ty możesz na bieżąco śledzić postępy.

Mam już dział finansowy, który się tym zajmuje.

Narzędzie monitoringu faktur nie zastąpi Twojego działu finansowego i nie wyśle pracowników na wcześniejsze emerytury. Jego celem nie jest zastąpienie pracownika, tylko zautomatyzowanie najbardziej czasochłonnych, powtarzalnych czynności. Dzięki niemu pracownik nie będzie musiał poświęcać czasu na wysyłkę kilkudziesięciu maili bądź wykonanie dziesiątek telefonów. Zamiast tego, może się zająć bardziej wymagającymi zadaniami.

Nie chcę stracić klientów, nie wiem jak zareagują na przypomnienia.

Zdajemy sobie z tego sprawę, dlatego przypomnienia wysyłane przez system monitoringu faktur mają zawsze uprzejmy, informacyjny charakter, częstotliwość jest zgodna ze scenariuszem, który osobiście zatwierdzisz, a czas ich dostarczenia przypada wyłącznie na tzw. godziny biznesowe. Nie dojdzie do sytuacji, w której Twój klient otrzyma przypomnienie późnym wieczorem bądź w czasie weekendu spędzanego w gronie rodziny. Sam z pewnością otrzymujesz co miesiąc kilka przypomnień o wystawionej fakturze i terminie zapłaty – od operatora telefonii komórkowej, telewizji cyfrowej, firmy leasingowej itp. Wysyłanie przypomnień stało się powszechną praktyką biznesową nie tylko dla największych. Dzięki takim systemom jak Rozważna Firma jest dostępne również dla małych, nawet jednoosobowych firm.

Jeśli masz jakieś pytania lub wątpliwości związane z monitoringiem faktur, skontaktuj się z nami. Chętnie wyjaśnimy wszystkie kwestie, przedstawimy możliwości. Jesteś ciekawy jak to działa?

Zarejestruj się, wypróbuj i korzystaj za darmo!

Przejdź do drugiej części wpisu >>>