Współpraca międzynarodowa otwiera przed firmami ogromne możliwości rozwoju – dostęp do nowych rynków, zwiększenie przychodów i dywersyfikacja klientów. Jednak wraz z korzyściami pojawia się również ryzyko, szczególnie w obszarze terminowej spłaty należności. Windykacja zagraniczna B2B różni się znacząco od procesu odzyskiwania długów w Polsce – zarówno pod względem prawnym, kulturowym, jak i organizacyjnym.

W tym artykule wyjaśniamy, na czym polega specyfika międzynarodowej windykacji należności, jakie wyzwania stoją przed przedsiębiorcami oraz jak skutecznie zabezpieczyć interesy firmy.

1. Różnorodność systemów prawnych i procedur

Największym wyzwaniem w windykacji zagranicznej jest odmienność przepisów prawnych w poszczególnych krajach.

– Każde państwo ma własne regulacje dotyczące przedawnienia należności, wymaganych dokumentów czy procedur sądowych.
– Terminy przedawnienia mogą się różnić – w Polsce to najczęściej 3 lata w transakcjach B2B, ale np. w Niemczech czy Francji okres ten wynosi 2 lata, a w niektórych krajach nawet 1 rok.
– Różnice dotyczą także kosztów postępowań sądowych oraz wymogów formalnych (np. konieczności dostarczania tłumaczeń przysięgłych faktur i umów).

Przykład:
Polska firma eksportująca części samochodowe do Hiszpanii może napotkać problem, jeśli zwleka z podjęciem działań windykacyjnych – hiszpańskie prawo przewiduje inne terminy przedawnienia, a w przypadku sporu konieczne może być zaangażowanie lokalnego prawnika.

Wniosek:
Już na etapie nawiązywania współpracy warto ustalić w umowie jurysdykcję i prawo właściwe, aby uniknąć późniejszych trudności.

2. Bariery językowe i kulturowe

Kontakt z zagranicznym kontrahentem wymaga nie tylko znajomości języka, ale także świadomości różnic kulturowych.

– Ton i forma komunikacji w windykacji mogą mieć decydujące znaczenie dla skuteczności negocjacji.
– W krajach anglosaskich preferuje się bezpośredni i formalny styl, podczas gdy w krajach azjatyckich bardziej liczy się budowanie relacji i zachowanie twarzy.
– Błąd w komunikacji może doprowadzić do pogorszenia relacji biznesowych, a nawet eskalacji konfliktu.

Przykład:
Polski przedsiębiorca wysyła do kontrahenta z Niemiec pismo ostateczne w bardzo formalnym tonie, co jest zgodne z niemieckimi standardami. Ten sam styl w komunikacji z partnerem z Japonii mógłby jednak zostać odebrany jako zbyt agresywny.

3. Kursy walut i międzynarodowe płatności

Windykacja zagraniczna to również wyzwania finansowe.
– Wahania kursów walut mogą powodować różnice w wysokości długu, jeśli umowa nie precyzuje, kto ponosi ryzyko walutowe.
– Często pojawiają się także dodatkowe koszty związane z międzynarodowymi przelewami, opłatami bankowymi czy blokadami środków przez banki.

Wskazówka:
Warto już na początku współpracy ustalić walutę rozliczeń i określić mechanizm zabezpieczający przed stratami kursowymi, np. stosowanie klauzul waloryzacyjnych.

4. Skuteczna windykacja zagraniczna – kluczowa rola partnera lokalnego

W praktyce najskuteczniejszym rozwiązaniem jest współpraca z międzynarodową firmą windykacyjną, która posiada sieć partnerów w różnych krajach.

– Lokalni windykatorzy znają specyfikę prawa, język oraz mentalność kontrahentów.
– Proces odzyskiwania należności przebiega szybciej i efektywniej, a firma unika błędów proceduralnych.
– Profesjonalny partner, taki jak EULEO, może także przeprowadzić analizę ryzyka kontrahenta jeszcze przed podpisaniem umowy, minimalizując zagrożenie powstania długu.

5. Alternatywne metody rozwiązywania sporów

W wielu przypadkach, zanim dojdzie do postępowania sądowego, możliwe jest zastosowanie miękkich form windykacji lub alternatywnych metod rozwiązywania sporów (ADR):

– Negocjacje bezpośrednie – często skuteczne, jeśli prowadzone przez neutralnego mediatora.
– Mediacja lub arbitraż międzynarodowy – szybsze i mniej kosztowne niż proces sądowy.
– Europejskie postępowanie nakazowe – uproszczona procedura stosowana w Unii Europejskiej, pozwalająca na szybkie uzyskanie tytułu wykonawczego.

6. Prewencja – najlepsza forma ochrony

Windykacja zagraniczna jest zazwyczaj droższa i bardziej czasochłonna niż krajowa. Dlatego kluczowe znaczenie ma zapobieganie powstawaniu długów:

– sprawdzanie wiarygodności kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy,
– zabezpieczanie płatności poprzez akredytywy, gwarancje bankowe czy ubezpieczenia należności,
– precyzyjne zapisy w umowach dotyczące terminów płatności, prawa właściwego i sposobu rozwiązywania sporów,
– bieżące monitorowanie płatności i szybka reakcja na pierwsze oznaki opóźnień.

Podsumowanie

Windykacja zagraniczna B2B to proces wymagający wiedzy, doświadczenia i znajomości realiów lokalnych rynków. Różnice prawne, kulturowe i językowe mogą stanowić poważne bariery, jeśli firma nie jest do nich przygotowana.

Dlatego w przypadku międzynarodowych należności kluczowe jest działanie proaktywne – odpowiednie zabezpieczenia prawne, szybka reakcja na zaległości oraz współpraca z profesjonalnym partnerem windykacyjnym, który zna specyfikę danego kraju.

Dzięki temu możliwe jest nie tylko odzyskanie należności, ale również utrzymanie relacji biznesowych i ochrona reputacji firmy na globalnym rynku.

Tak było i może być.  Kryzys ekonomiczny daje wszystkim się we znaki, przedsiębiorcy drżą o swoją przyszłość, a dłużnicy jak nie płacili…tak nie płacą. Mając problem z nierzetelnym kontrahentem, zastanawiasz się – jak nakłonić go do spłaty długu? W tym momencie z pomocą przychodzi windykator terenowy – Twój najlepszy przyjaciel.

Oczekiwania wierzycieli biznesowych względem firm windykacyjnych ulegają ciągłym zmianom. Taka ewolucja wymogów ma ścisły związek z globalizacją biznesu, jego digitalizacją oraz zmianami w prawie.  Nie ulega, wszakże zmianie jeden naczelny wymóg – wysokiej skuteczności w odzyskiwaniu należności. Firmy z sektora wierzytelności oceniane są właśnie przez pryzmat tego czynnika.

Warto się przyglądnąć tejże skuteczności, o którą każdy przedstawiciel firmy z branży należności jest stale indagowany. Należy wyraźnie zauważyć, iż na efektywność działań windykacyjnych ma wpływ szereg czynników leżących zarówno po stronie klienta, jak i windykatora.

Czas reakcji na problemy z długami, poziom kultury finansowej i jakość procedur udzielania kredytu kupieckiego, podjęte uprzednio działania „przedwindykacyjne”, jakość relacji z dłużnikiem, czy wreszcie jakość sprzedawanych towarów i usług – to zewnętrzne okoliczności, bardzo istotne dla procesu uzyskiwania zapłaty, na które jednak windykator nie ma absolutnie żadnego wpływu.

Z drugiej strony, istniej cała lista komponentów skutecznej windykacji leżących tylko i wyłącznie po stronie firmy windykayjnej, a to takich, jak: zakres podejmowanych działań, kompleksowość tychże (polubowne oraz sądowe), kompetencje merytoryczne, potencjał organizacyjny, pokrycie terytorialne, doświadczenie poparte liczbą obsłużonych spraw, specjalizacja w konkretnym segmencie rynku.

Mając teraz ogólny pogląd na temat źródeł skuteczności windykacji, warto „rzucić okiem” na sposób jej prezentowania wierzycielowi. Informacja o wyrażonej liczbą efektywności, prezentowana jako odpowiedź na pozornie proste pytanie: „Jaki procent długów odzyskuje wasza firma?” niekoniecznie może nam rozjaśnić sprawę, a wręcz przeciwnie- komplikuje zrozumienie tematu.

Klient może nie zdawać sobie sprawy z możliwych błędów interpretacyjnych deklarowanej efektywności w dochodzeniu roszczeń.  Oto trzy przykłady takich sytuacji, które mogą dezinformować wierzyciela.

Niektórzy windykatorzy realizują taki model działania, iż przyjmują do obsługi wyłącznie wybrane przez siebie sprawy, po dokonaniu wstępnej (bezpłatnej) oceny oraz selekcji długów i odrzuceniu tych nierokujących. Z przykładowo dziesięciu zadłużeń, wybierają te np. cztery rokujące na spłatę i na nich wyłącznie się koncentrują. Wobec pozostałych, trudnych spraw nie podejmują się windykacji.  Wykazanie skuteczności na poziomie 90% w takiej sytuacji może nie stanowić wyjątkowego osiągnięcia. Warto dlatego nie tracić z pola widzenia także spraw nierokujących, odrzuconych.

Windykator może także, w sposób absolutnie uprawniony i uczciwy, posłużyć się parametrem ilościowym spraw, w których uzyskał zapłatę. Nie chodzi tu o całkowitą spłatę zadłużenia, ale odsetek ilościowy długów spłaconych choćby częściowo.  Gdy w 9 na 10 zleconych spraw uzyskał jakąkolwiek zapłatę, tak też może zaprezentować skuteczność (zapłata nastąpiła w 90% spraw). Tymczasem może to być zaledwie kilka procent dochodzonej kwoty w ujęciu wartościowym.

Prezentowanie efektywności jako ilorazu kwot odzyskanych do kwot zleconych także może nie być w pełni miarodajne. Od razu narzuca się pytanie, co stanowi o kwocie zleconej: wyłącznie kwota główna, czy może także odsetki, koszy windykacji, koszty zastępstwa procesowego, koszty sądowe, inne koszty uboczne?  To o tyle ważne, iż odzyskiwanie kwot głównych jest znacznie łatwiejsze niż odzyskiwanie całych sald, powiększonych o należne wierzycielowi dodatkowe koszty towarzyszące windykacji.  Skuteczność kwot bazowych zawsze będzie wyższa, niż skuteczność dla całej wierzytelności. To niemal zasada.

Powyższe trzy przykłady pokazują, iż aby dokładnie oszacować skuteczność windykacji realizowanej przez konkretny podmiot zarządzający wierzytelnościami należy zadać mu konkretne, precyzyjne pytanie. Mogłoby brzmieć ono mniej więcej tak: „Jaką skutecznością może się wykazać Państwa firma, przy założeniu, iż chodzi o wszystkie wierzytelności dochodzone na drodze polubownej, w okresie ostatnich dwóch lat, w branży budowlanej, wobec dłużników polskich?  Proszę podać skuteczność kwotową, wyrażoną w % dla spraw nieprzedawnionych, nie będących wcześniej przedmiotem windykacji, w rozbiciu na kwotę główną, odsetki i tzw. koszty windykacji w transakcjach handlowych.”

Teraz dopiero mamy szasnę uzyskać odpowiedzi, które będzie można ze sobą porównać.

Jeśli windykator posłuży się historyczną, masową próbą dla więcej niż 300-500 losowych spraw, wg zadanych w pytaniu parametrów winien uzyskać wynik dla kwot głównych pomiędzy 40%- 75%. Wynik na poziomie 90% będzie niewiarygodny, ten poniżej 30% może świadczyć o braku efektywności.

Mówiąc o efektywności windykacji warto pamiętać, iż ten parametr jest kluczowy nie tylko dla wierzyciela, ale także dla firmy windykacyjnej. Zdecydowana większość z nich pobiera wynagrodzenie dopiero po odzyskaniu długu, w postaci tzw. premii od sukcesu. Oznacza to, iż windykator jest żywotnie zainteresowany uzyskaniem zapłaty od dłużnika, gdyż ona stanowi podstawę naliczenia tzw. prowizji windykacyjnej. Zlecający sprawę do windykacji może dodatkowo premiować windykatora, rozkładając tak akcenty wynagrodzenia prowizyjnego, aby opłacało się bardziej odzyskiwać np. odsetki, czy tzw. koszty windykacji. Może też wprowadzać dodatkowe elementy premiowe, za uzyskanie i przekroczenie oczekiwanych wskaźników efektywności (prowizja progresywna).

Skuteczny windykator to taki, który efektywnie odzyskuje dla wierzyciela kwoty przekazane do windykacji, obejmujące całą strukturę zadłużenia, nie zaś tylko kwotę główną.  Jest to zbieżne z ideą windykacji na koszt dłużnika.  Większość firm windykacyjnych przekazuje klientom okresowo szczegółowe raporty o osiąganej skuteczności na zleconych sprawach, z podziałem na wszystkie składniki zadłużenia. Dzięki takiej transparentności, klient wie dokładnie na co może liczyć i ile to kosztuje.

Doświadczeni windykatorzy zapytani o skuteczność, zawsze dopytają klienta o szczegóły tzn. jego własny kontekst biznesowy, aby udzielić mu precyzyjnej i wiarygodnej odpowiedzi, opartej na zgromadzonych danych. Odpowiedź będzie dotyczyła możliwej efektywności dla spraw, które klient zamierza przekazać do windykacji.

Warto też pamiętać, iż skuteczność winna być postrzegana w szerokiej perspektywie nadrzędnych celów dochodzenia wierzytelności. Chodzi bowiem o etyczne działanie motywujące dłużnika do spłaty, nie wpływające negatywnie na utrzymanie przyszłych relacji biznesowych z podmiotem w chwilowych „tarapatach”.  Profesjonalny windykator skuteczność uzyskuje nie poprzez twarde i awersyjne działanie, ale poprzez negocjowanie z dłużnikiem optymalnych sposobów spłaty zadłużenia, przy zachowaniu najwyższych standardów etycznych.  Współpraca z podmiotem zadłużonym a nie walka z dłużnikiem pozwala zapobiec paleniu mostów w biznesie, ale i daje statystycznie lepszą procentową efektywność. Tak się po prostu bardziej opłaca.

Artykuł został opublikowany również w Gazecie Finansowej.