Jak przygotować przypomnienie o zapłacie?

Nieterminowe płatności stanowią barierę w bieżącym funkcjonowaniu i rozwoju wielu małych i średnich firm. Przedsiębiorcy mogą przyspieszyć otrzymanie zapłaty dzięki wysłaniu do kontrahenta stosownego przypomnienia. W jaki sposób prowadzić działania przypominawcze, aby były najbardziej skuteczne?

Przypomnienie o zapłacie to komunikat sygnalizujący kontrahentowi, że zbliża się lub upłynął termin płatności za sprzedany towar lub wykonaną usługę. Powinno ono zawierać następujące elementy:

• miejscowość i datę,
• nadawcę, czyli nazwę i adres wierzyciela,
• informację o zbliżającym się terminie płatności,
• numer faktury, której dotyczy płatność,
• dane potrzebne do przelewu lub informację, gdzie można je znaleźć,
• kontakt do osoby, z którą można wyjaśnić kwestię należności,
• podpis przedstawiciela firmy, odpowiadającego za wysłanie przypomnienia.

Prowadzenie systematycznych działań przypominawczych jest nazywane monitoringiem faktur, monitoringiem płatności lub monitoringiem należności bieżących. W tym procesie przypomnienia często są określane monitami.

Kiedy wysłać przypomnienie o zapłacie?

Wierzyciele mogą wysłać swoim klientom kilka przypomnień. Monitoring można rozpocząć kilka dni przed upływem wyznaczonego terminu płatności. Długość okresu przypominawczego powinna być dostosowana do branży, w której działa przedsiębiorstwo. Wyróżnia się:

• 30 dni: czas zalecany dla branży, w której stosuje się bardzo krótkie terminy płatności, np. teleinformatycznej;
• 60 dni: czas stosowany w większości branż, np. w przypadku sprzedaży hurtowej czy usług dla firm;
• 90 dni: sprawdza się w branżach, w których stosuje się długie terminy płatności, np. w budowlanej.

Warto pamiętać o wyborze kanału komunikacji, który będzie najbardziej skuteczny w przypadku danego klienta           – e-mail, SMS lub VMS.

Kiedy monitoring daje najlepsze efekty?

Monity należy wysyłać do klientów systematycznie i konsekwentnie co kilka, kilkanaście dni. Treść każdego kolejnego powiadomienia powinna być bardziej stanowcza, aby „zmotywować” klienta do spłaty należności.

Dużym ułatwieniem jest prowadzenie monitoringu faktur przy użyciu odpowiednich narzędzi internetowych, które wysyłają klientom automatyczne przypomnienia w odpowiedniej formie, według zdefiniowanego wcześniej scenariusza i pozwalają na śledzenie spływu należności. Korzystanie z takich rozwiązań może znacznie zwiększyć efektywność monitoringu i obniżyć jego koszty.

Nie należy mylić przypomnienia z wezwaniem do zapłaty. Jest to dokument o restrykcyjnej formie, w którym informuje się dłużnika o konsekwencjach niewywiązania się ze zobowiązań, np. o przekazaniu sprawy do windykacji polubownej. Przedsiębiorca może wysłać dłużnikowi wezwanie do zapłaty jeśli pomimo wcześniej wysłanych przypomnień i upływu wyznaczonego terminu monitoringu klient nadal nie spłaca należności.

Monitoring faktur staje się coraz częściej wykorzystywanym narzędziem w relacjach B2B i jest naturalnym sposobem zabezpieczania należności oraz płynności finansowej firmy. Wprowadzenie narzędzi do automatycznego monitoringu pozwala firmom zwiększyć skuteczność działań przypominawczych oraz zminimalizować ich koszty.