Jak wybrać firmę windykacyjną? Zakres usług – windykacja na zlecenie

Wybierając do współpracy firmę windykacyjną, musisz mieć na uwadze zakres usług, jakie świadczy. Z poprzedniego artykułu wiesz już, jak ważną rolę, odgrywa specjalizacja branżowa przedsiębiorstw windykacyjnych. Zapoznanie się z usługami świadczonymi przez firmę windykacyjną powinno być kolejnym krokiem w researchu, którego musisz dokonać przed jej wyborem. W tym tekście zajmiemy się przybliżeniem windykacji na zlecenie, czyli podstawową usługą świadczoną przez firmy windykacyjne.

 Szeroki zakres usług, kluczem do sukcesu

Profesjonalna firma powinna świadczyć następujące usługi:

• windykacja na zlecenie (tzw. inkaso) – polubowna i sądowa;
• windykacja zagraniczna;
• działania prewencyjne (monitoring należności, weryfikacja kontrahnetów);
• usługi wspomagające windykację (usługi detektywistyczne, skip i asset tracing);
• usługi doradcze (szkolenia, pomoc w zabezpieczaniu transakcji, audyt bezpieczeństwa należności).

 Jak zapewne zdążyłeś zauważyć, firmy windykacyjne, nie świadczą tylko usług związanych z odzyskiwaniem długów, a zakres ich działalności jest znacznie szerszy. Oczywiście w niektórych firmach takie usługi jak: windykacja zagraniczna, usługi detektywistyczne czy szkolenia nie są usługami standardowymi. Jednak im szerszy ich zakres, tym większa pewność, że firma nie jest pierwszym lepszym podmiotem tworzonym przez szefa i dwóch negocjatorów. Jeśli na stronie lub w folderze firmy windykacyjnej zobaczysz, że świadczy wiele różnorodnych usług, to możesz być pewien, że jest to firma, która w sposób kompleksowy pomoże w utrzymaniu płynności finansowej Twojego przedsiębiorstwa. Reasumując – im szersza oferta i większa specjalizacja firmy windykacyjnej, tym lepiej.

Opisem usług dodatkowych, windykacji zagranicznej i działań prewencyjnych zajmiemy się w następnym tekście. Teraz czas, byś poznał podstawową usługę świadczoną przez firmy windykacyjne, czyli windykację na zlecenie.

Windykacja na zlecenie – podstawowa usługa firm windykacyjnych

Inkaso, czyli windykacja na zlecenie jest kluczową i podstawową usługą świadczoną przez przedsiębiorstwa windykacyjne. Jest to rodzaj windykacji, w którym cały jej proces odbywa się na podstawie pełnomocnictwa udzielonego firmie windykacyjnej – w jego wyniku to przedsiębiorstwo windykacyjne działa w imieniu wierzyciela.

Windykacja na zlecenie składa się z dwóch etapów:

• windykacji polubownej;
• windykacji sądowej.

Dokonajmy zatem ich charakterystyki.

Windykacja polubowna

Ten etap jak sama nazwa wskazuje, polega na nawiązaniu kontaktu z dłużnikiem i znalezieniu consensusu między nim a wierzycielem. Jego potwierdzeniem jest sposób i harmonogram spłat długu przedstawiony przez dłużnika. W kontakcie między dłużnikiem a wierzycielem pośredniczy wówczas profesjonalny negocjator zatrudniony w firmie windykacyjnej.

Po przyjęciu zlecenia windykatorzy działają w dwojaki sposób – kontaktują się z dłużnikiem z biura lub osobiście. Windykacja biurowa polega na kontakcie za pomocą telefonów, maili czy wiadomości SMS. Niewątpliwą zaletą windykacji biurowej jest jej wysoka skuteczność przy stosunkowo niskich kosztach działań. Negocjator pozostaje w stałym kontakcie z dłużnikiem i może kontaktować się z nim o dogodnej porze. Negocjatorzy biurowi, z racji zdalnego charakteru ich pracy, mogą prowadzić kilkanaście czy kilkadziesiąt spraw jednocześnie. Windykacja biurowa przypomina zatem pracę w call center. Pracę windykatora biurowego wspomagają również specjalne systemy informatyczne dzięki, którym może np. monitorować spłaty i kontrolować poczynania dłużnika.

Windykacja terenowa polega na osobistych spotkaniach negocjatora z dłużnikiem. Stanowi ona niejako wsparcie i wzmocnienie windykacji biurowej. Trzeba jednak zaznaczyć, że nie każda firma windykacyjna świadczy usługę wizyt w terenie, dlatego dobrze wybrać przedsiębiorstwo, które zatrudnia negocjatorów terenowych. Windykacja terenowa ma miejsce zazwyczaj, gdy dłużnik nie jest chętny do współpracy, unika spłaty długu i ciężko się z nim skontaktować. Windykator terenowy odwiedza wówczas dłużnika w miejscu jego pobytu i rozpoczyna negocjacje. Windykatorzy terenowi to osoby o bardzo wysokich kompetencjach i umiejętnościach negocjacyjnych. Są to osoby odpowiednio przeszkolone i doskonale znające swój fach. Podczas takiego spotkania dłużnik bardzo często inaczej podchodzi do rozmowy. W kontakcie telefonicznym dłużnik bywa bardziej odważny i potrafi namiętnie i długo próbować wodzić negocjatora za nos. Podczas spotkania face to face z windykatorem często może tracić rezon i jest bardziej skłonny do polubownego zakończenia sprawy.

Windykacja polubowna na pewno pomaga zachować dobre relacje z dłużnikiem. Jej niewątpliwym atutem jest fakt, że zajmują się nią odpowiednio przeszkoleni profesjonaliści, umiejący odzyskać dług z poszanowaniem norm etycznych.

Windykacja polubowna dzieli się więc na windykację biurową – polegającą na telefonicznym i mailowym kontakcie z dłużnikiem odbywającym się z biura oraz na windykację terenową. Ten rodzaj windykacji stosowany jest w momencie, gdy należy wzmocnić działania biurowe, gdy te nie przynoszą rezultatu. W obu tych przypadkach negocjacje prowadzą profesjonalni windykatorzy, którzy zadbają o zachowanie dobrych relacji z Twoim dłużnikiem.

 Windykacja sądowa

Kiedy negocjacje na etapie polubownym zawiodą, dobrym pomysłem będzie skierowanie sprawy do sądu. Odpowiedzmy zatem na pytanie – kiedy powinieneś skierować sprawę do windykacji sądowej?

• W momencie, gdy windykacja polubowna w ciągu 90 dni nie przyniosła żadnych rezultatów.
• Dłużnik nie uznaje zobowiązania.
• Długi są starsze niż rok (przy co najmniej 2-letnim terminie przedawnienia).
• W przypadku, gdy pogarsza się sytuacja majątkowa dłużnika – szczególnie kiedy wiesz o prowadzonych egzekucjach komorniczych wobec dłużnika.

Jeśli zdecydujesz się na dochodzenie swoich należności na drodze sądowej, musisz również przygotować odpowiednie dokumenty, aby wykazać, że Twoja wierzytelność istnieje, wskazać, w jakich okolicznościach powstała i udowodnić, że mimo prób polubownego zakończenia sprawy, dłużnik nadal nie chce spłacić zobowiązania.

Windykacja sądowa wygląda następująco – po wniesieniu pozwu sporządzonego na podstawie odpowiednich dokumentów, sąd podejmuje decyzję o wydaniu nakazu zapłaty i wraz z pozwem wysyła go dłużnikowi. Sąd może też, bez wydawania nakazu zapłaty, zarządzić o skierowaniu sprawy do trybu zwykłego i wydać wyrok, co jednak wiąże się z wyznaczeniem terminu rozprawy. Po otrzymaniu nakazu zapłaty pozwany ma możliwość wniesienia sprzeciwu, jednak musi uczynić to w wyznaczonym terminie. Jeśli tego nie zrobi nakaz zapłaty, stanie się prawomocny. Wniesienie sprzeciwu z kolei spowoduje, iż nakaz zapłaty straci moc i sąd będzie musiał wydać wyrok.

Po uprawomocnieniu się nakazu zapłaty lub wyroku kancelaria prowadząca sprawę składa wniosek o nadanie im tzw. klauzuli wykonalności. Prawomocny nakaz zapłaty lub prawomocny wyrok wraz z klauzulą wykonalności stanowią tzw. tytuł wykonawczy, który daje podstawę do wszczęcia egzekucji komorniczej. Teraz do sprawy włącza się komornik, do którego kierowany jest wniosek o wszczęcie egzekucji komorniczej. Działania komornika zależą w głównej mierze od sytuacji materialnej dłużnika – egzekucja może potrwać bowiem od kilku miesięcy do nawet kilku lat! Jej finał następuje w momencie, gdy dłużnik spłaci wierzycielowi całe zobowiązanie lub komornik umorzy sprawę jako bezskuteczną.

Windykacja sądowa w przeciwieństwie do windykacji polubownej jest procesem dłuższym. Decydując się na skierowanie sprawy do sądu, musisz uzbroić się w cierpliwość. Windykacja sądowa raczej nie pozwoli także utrzymać dobrych relacji z dłużnikiem.

Na windykację sądową decyduj się więc w momencie, gdy działania polubowne nie przynoszą rezultatu. Przed skierowaniem sprawy do sądu zgromadź odpowiednią dokumentację, by udowodnić istnienie długu i brak jego spłaty przez dłużnika. Następnie po wniesieniu pozwu przez kancelarię prowadzącą Twoją sprawę, sąd wydaje nakaz zapłaty lub wyrok. Ostatnim etapem windykacji sądowej jest egzekucja komornicza.

Współpraca z kancelarią prawną

Wybierając firmę windykacyjną, warto sprawdzić czy posiada ona własną kancelarię prawną.

Kancelarie należące do firm windykacyjnych lub ściśle z nimi współpracujące są wyspecjalizowane w windykacji sądowej.

Przedsiębiorstwo windykacyjne połączone z kancelarią prawną jest dla Ciebie bardzo korzystnym wyborem, ponieważ:

• nie musisz tracić czasu na wyszukiwanie kancelarii specjalizującej się w windykacji sądowej;
• nie musisz od nowa gromadzić dokumentacji i wdrażać kancelarii w szczegóły sprawy, która uprzednio była na etapie plubownym;
• w przypadku firmy windykacyjnej współpracującej z kancelarią prawną masz do czynienia z szybszym przepływem informacji, negocjatorzy prowadzący wcześniej windykację polubowną, po Twojej decyzji skierowania sprawy do sądu, od razu przekazują całą dokumentację prawnikom, a Ty masz pewność, że działania sądowe zaczną się szybciej;
• podczas windykacji sądowej prawnicy mogą wykorzystać informacje o dłużniku, które zebrali negocjatorzy podczas windykacji polubownej.

Sprawdź zatem, czy firma windykacyjna świadczy kompleksowe usługi odzyskiwania długów – czy realizuje również usługę windykacji sądowej oraz, czy posiada własną kancelarię. Czas to pieniądz – zawsze będziemy to powtarzać. W tym przypadku oszczędzasz czas, który musiałbyś poświęcić na szukanie kancelarii wyspecjalizowanej w windykacji i przedstawienie jej szczegółów sprawy.

Przy wyborze firmy windykacyjnej, prócz aspektu specjalizacji branżowej, powinieneś zwrócić także uwagę na zakres usług, jakie świadczy. Im szerszy zakres i bardziej kompleksowe podejście do klienta, tym większa gwarancja, że firma jest profesjonalna, rzetelna i skutecznie odzyska Twoje pieniądze. W przypadku usługi windykacji na zlecenie sprawdź, czy dana firma na etapie windykacji polubownej, świadczy usługi wizyt terenowych. Jest to ważne, ponieważ windykacja terenowa zwiększa sukces odzyskania długu na tym etapie, szczególnie kiedy działania biurowe nie dają rezultatu. Sprawdź również, czy przedsiębiorstwo posiada lub współpracuje z kancelarią prawną. W momencie, gdy skierujesz sprawę do windykacji sądowej taka współpraca, okazuje się bardzo cenna i pozwala zaoszczędzić Ci dużo czasu.