Zarządzanie należnościami: co robić samemu, a co outsourcować?

Małe i średnie przedsiębiorstwa często napotykają trudności z otrzymywaniem płatności w terminie oraz z odzyskiwaniem należnych pieniędzy. Wprowadzenie odpowiednich procedur zarządzania należnościami może znacznie przyspieszyć zapłaty za faktury oraz usprawnić płynność finansową firmy.

Zarządzanie należnościami to szereg czynności, których celem jest zapobieganie powstawaniu zadłużeń oraz minimalizowanie strat firmy wynikających z kredytowania kontrahentów. Ten proces jest polecany szczególnie przedsiębiorcom, którzy sprzedają towary z odroczonym terminem płatności  i obejmuje działania mające na celu:

• sprawdzanie kontrahentów, także przed rozpoczęciem współpracy, np. za pomocą wywiadu gospodarczego;
• zapobieganie długom, np. dzięki korzystaniu z monitoringu faktur czy pieczęci prewencyjnych;
• odzyskiwanie długów na drodze polubownej i sądowej.

Systematyczne i kompleksowe zarządzanie należnościami pozwala firmie zachować płynność finansową oraz uchronić się przed nieuczciwymi kontrahentami. Wykonywanie tego procesu w sposób tradycyjny, przez odpowiedni dział w firmie, wymaga dużych nakładów pracy i czasu. Dlatego warto realizować część czynności przy użyciu automatycznych narzędzi, a niektóre zlecić specjalistycznej firmie.

Czynności, które przedsiębiorcy mogą wykonywać sami:
1. Zarządzanie należnościami przy użyciu odpowiednich systemów informatycznych: niektóre z nich umożliwiają wykonywanie wszystkich działań – od weryfikacji kontrahentów aż po odzyskiwanie długów.
2. Weryfikacja kontrahentów: ogólnodostępne narzędzia umożliwiają sprawdzenie, czy kontrahenci byli wcześniej windykowani lub czy mają długi opublikowane na giełdzie wierzytelności.
3. Systematyczny monitoring faktur: najlepsze efekty daje kontrola bieżących należności wykonywana przy użyciu automatycznych narzędzi, które pozwalają m.in. wysyłać klientom przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności i kontrolować spłaty faktur.
4. Wystawienie wierzytelności na giełdzie: daje możliwość m.in. sprzedaży niewymagalnych wierzytelności lub wymagalnych długów. Często samo opublikowanie długu skutecznie „motywuje” dłużnika do spłaty zobowiązania.
5. Wstępne ustalenie majątku dłużnika w sytuacji, gdy nie chce wywiązać się ze swojego zobowiązania, np. za pomocą wyszukiwarek internetowych. Warto także pamiętać o zabezpieczeniu dokumentów transakcyjnych i korespondencji z dłużnikiem – będą pomocne przy ewentualnej windykacji.

Czynności, które warto zlecić wyspecjalizowanej, doświadczonej firmie:
1. Szczegółowa weryfikacja kontrahentów: przed rozpoczęciem współpracy z nowym kontrahentem warto sprawdzić jego rzetelność, np. dzięki raportowi z wywiadowni gospodarczej. Zawiera on m.in. wskaźniki finansowe przedsiębiorstwa, ocenę ryzyka współpracy, ocenę moralności płatniczej oraz zalecaną maksymalną kwotę kredytu kupieckiego.
2. Audyt bezpieczeństwa należności, czyli badanie wszystkich obszarów funkcjonowania firmy pod kątem bezpieczeństwa finansowego transakcji z kontrahentami. Dzięki niemu firma może wprowadzić rozwiązania chroniące ją przed ryzykiem utraty należności.
3. Odzyskiwanie należności: wyspecjalizowani windykatorzy posiadają odpowiednie umiejętności, wiedzę i doświadczenie, dzięki czemu potrafią skutecznie odzyskać należne pieniądze.
4. Ustalenie rzeczywistego majątku dłużnika: firmy windykacyjne, wywiadownie gospodarcze i biura informacji gospodarczej są w stanie dokładnie zidentyfikować majątek nierzetelnego klienta, który może posłużyć do pokrycia jego zadłużenia.
5. Porady prawne: konsultacje z doświadczonymi prawnikami specjalizującymi się w obsłudze przedsiębiorstw wspomagają podejmowanie decyzji biznesowych.

Skuteczne zarządzanie należnościami wymaga zastosowania szeregu procedur z zakresu weryfikacji kontrahentów, zapobiegania długom oraz odzyskiwania należnych pieniędzy. Wykonywanie wszystkich z nich samodzielnie przez przedsiębiorstwo jest pracochłonne i kosztowne. Dlatego warto skorzystać z możliwości gotowych platform do zarządzania należnościami, a niektóre działania zlecić wyspecjalizowanej firmie. Tak kompleksowe podejście gwarantuje firmie ochronę przed nieuczciwymi kontrahentami oraz zachowanie płynności finansowej.