Metody odzyskiwania należności

Przedsiębiorcy ustalają z klientem termin płatności, organizują swój budżet na najbliższy miesiąc i harmonogram wydatków firmy. Termin płatności mija, a pieniądze od kontrahenta nie pojawiają się koncie. Sytuacja, która przytrafiła się chyba każdemu. Co wtedy zrobić? Jakie kroki podjąć, aby skutecznie odzyskać zaległe należności, zachowując pozytywne relacje z partnerem biznesowym?

W przedstawionym przypadku najważniejsza jest szybka reakcja. Przedsiębiorca powinien skontaktować się z klientem następnego dnia po upływie terminu płatności. To pozwoli dowiedzieć się, dlaczego kontrahent nie zapłacił należności na czas oraz zaplanować kolejne działania. Oczywiście może się okazać, że klient najzwyczajniej w świecie zapomniał o zobowiązaniu i za chwilę je ureguluje – to najlepszy możliwy scenariusz. Może być też tak, że chwilowo ma problemy finansowe i zapłaci nam w najbliższym czasie, jak tylko będzie miał pieniądze. W tej sytuacji wierzyciel powinien okazać wyrozumiałość i zgodzić się poczekać, jednak najlepiej wyznaczyć kolejny, określony termin zapłaty. Jeśli wówczas kontrahent wywiąże się ze swoich zobowiązań, to sprawa będzie zakończona sukcesem.

Windykacja polubowna

Problem zaczyna się, gdy dłużnik wymyśla coraz to kolejne wymówki albo, co gorsza, nie wykazuje chęci zapłaty lub nawet unika kontaktu z wierzycielem. Przedsiębiorca nie powinien bagatelizować takiej sytuacji. Tylko odpowiednio szybka reakcja gwarantuje odzyskanie zaległych pieniędzy. Wierzyciel powinien skontaktować się z firmą windykacyjną, specjalizującą się w polubownym odzyskiwaniu należności B2B. Profesjonalne firmy windykacyjne działają z zachowaniem zasad etyki, w sposób kompetentny i skuteczny. Najpierw weryfikują dane na temat dłużnika i oceniają jego zdolność płatniczą, a następnie przechodzą do negocjacji i odzyskiwania należności. Windykatorzy mają świadomość tego, że reprezentują swojego zleceniodawcę i swoim zachowaniem nie mogą narażać na szwank reputacji wierzyciela. Windykatorzy posiadają specjalistyczną wiedzę oraz doświadczenie, które gwarantują pomyślne zakończenie sprawy. Małe i średnie przedsiębiorstwa zwykle nie są w stanie skutecznie odzyskać należności „na własną rękę”. Powodem jest brak czasu i kompetencji. Dlatego przedsiębiorcy powinni zlecić windykację specjalistycznej firmie.

Postępowanie sądowe

Jest to kolejny sposób na odzyskanie zaległych należności. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że największe prawdopodobieństwo odzyskania długów jest wtedy, kiedy sprawa zostanie skierowana do sądu przed upływem terminu przedawnienia. W transakcjach handlowych są to dwa lata, a w przypadku usług transportowych – jeden rok. Wierzyciele powinni skorzystać z tej możliwości, jeśli:

• windykacja polubowna nie przynosi zadowalających efektów w ciągu 90 dni,
• dłużnik nie uznaje zobowiązania,
• kondycja finansowa dłużnika się pogarsza, zwłaszcza jeśli wiemy o prowadzonych egzekucjach komorniczych, wyprzedawaniu lub ukrywaniu majątku przez dłużnika,
• długi są starsze niż rok.

W przypadku postępowania sądowego najlepiej oddać sprawę profesjonalistom, którzy zadbają o jego pozytywne zakończenie. Już przy wyborze firmy obsługującej windykację polubowną warto zwrócić uwagę, czy zajmuje się także odzyskiwaniem należności na drodze sądowej. Jeśli zlecenie windykacji polubownej nie przyniesie zadowalających rezultatów i wierzyciel zdecyduje się na skierowanie sprawy do sądu, firma reprezentująca przedsiębiorstwo po prostu przekaże wszystkie dokumenty i informacje związane ze sprawą do swojej kancelarii prawnej, dzięki czemu wierzyciel zaoszczędzi cenny czas.

Reasumując, jeżeli kontrahenci celowo zwlekają z zapłatą, wierzyciel powinien przekazać sprawę do windykacji polubownej. Przy wyborze firmy windykacyjnej  warto zwrócić uwagę na kilka kwestii. Przede wszystkim, czy dana firma zajmuje się windykacją B2B oraz w jakich obszarach się specjalizuje. Po drugie, czy posiada referencje wystawione przez wcześniejszych klientów oraz czy należy do organizacji branżowych, takich jak Polski Związek Windykacji. I po trzecie: czy świadczy usługi zarówno w zakresie windykacji polubownej, jak i postępowania sądowego. Jeśli firma windykacyjna spełnia te wszystkie kryteria, możemy być pewni, że powierzona jej sprawa zakończy się sukcesem. Warto pamiętać, że prawo gwarantuje wierzycielowi zwrot kosztów windykacji – więcej informacji w tym artykule.

Na przyszłość warto rozważyć działania zapobiegające powstawaniu długów, takie jak monitoring należności.