Pięć błędów przy zarządzaniu należnościami – lepiej unikać tych potknięć w swoim biznesie

Zarządzanie należnościami w firmie to jedno z podstawowych działań, które powinno zostać podjęte w celu zabezpieczenia finansów. Sprawna polityka windykacyjna pozwoli na bieżące kontrolowanie przepływów finansowych i zachowanie płynności. Jednak wielu przedsiębiorców wciąż popełnia błędy w tym temacie. Jakie są ich grzechy główne?

Na początek krótka definicja, by doprecyzować czym jest zarządzanie wierzytelnościami: to działania, których celem jest zapobieganie powstawaniu zadłużeń oraz minimalizacja strat wynikających z kredytowania kontrahentów. Jest to proces wieloetapowy, w którego skład wchodzą przede wszystkim:

• sprawdzanie kontrahentów,
• zapobieganie długom,
• odzyskiwanie długów.

Na każdym z tych etapów można popełnić błędy, które spowodują problemy z odzyskaniem należności i płynnością finansową firmy. Poniżej pięć grzechów głównych:

Brak dobrze skonstruowanej umowy

Umowa powinna określać obowiązki i zabezpieczać interesy każdej ze stron, w tym akceptowalny termin uzyskania zapłaty.

Brak polityki windykacyjnej

Brak opracowania skutecznej i jednolitej strategii odzyskiwania należności powoduje problemy i zatory w firmach. Najczęściej przedsiębiorstwa stosują działania windykacyjne, które są nieskuteczne, za to skutecznie odstraszają ich obecnych i potencjalnych klientów.

Niedostateczne motywowanie pracowników

Brak systemu motywacyjnego dla pracowników firmy, który wspierałby lepszy spływ należności. Warto pomyśleć o premiach nie tylko za obrót w firmie, ale również za realny spływ należności.

Brak reakcji i konsekwencji

Zbyt długi czas reakcji na opóźnienia w płatnościach przyzwyczaja klientów do lekceważenia interesów wierzyciela. Kontrahent może uważać, że opieszałość w dochodzeniu należności to akceptowalna praktyka i nie omieszka się znowu spóźnić z zapłatą.

Brak szybkiej reakcji i konsekwencji w działaniu idą ze sobą w parze. Skutkuje to tym, że dłużnik przyzwyczajony do braku konsekwencji za opóźnienie w płatności, powiela swoje zachowanie z przeszłości. Przedsiębiorca ponownie musi zmierzyć się z zatorami finansowymi.

Nieprofesjonalne postępowanie z kontrahentami

Brak profesjonalnych kontaktów z dłużnikami powoduje, że szanse na ściągnięcie należności drastycznie maleją. Tylko skuteczne działania, zachowujące dobre relacje biznesowe, mogą przynieść wymierne korzyści w postaci odzyskanych pieniędzy i zachowanego kontrahenta.

Skuteczność samodzielnego zarządzania finansami firmy leży w kilku podstawowych zasadach. Owe normy powinny bezwzględnie obowiązywać wszystkich kontrahentów. Dobrze skonstruowana umowa, jasna polityka windykacyjna oraz szybkie i konsekwentne reagowanie na opóźnienia w zapłacie to główne filary zarządzania należnościami.