fbpx
Linkedin YouTube

Kluczowym elementem nadzorowania płatności od kontrahentów jest monitoring faktur. Dla kogo jest przeznaczony? Na czym polega? Jak długo powinien trwać? Odpowiedzi dostarczy poniższy artykuł.

Na monitoring faktur składa się szereg działań m.in.:

  • stała kontrola stanu należności,
  • analiza stanu należności przeterminowanych,
  • regularne przypominanie kontrahentom o terminach zapłaty,
  • pomiar efektów (czy działania przynoszą skutki).

Komunikacja z kontrahentem w ramach monitoringu faktur powinna być zbieżna z tzw. akceptowalnym czasem oczekiwania na zapłatę. Może być on różny w zależności od polityki przyjętej przez firmę bądź branżę, w której prowadzona jest dana działalność. Przyjmuje się jednak, że mieści się w przedziale od 7 dni do daty płatności i 90 dni po jej upływie. Należy pamiętać, że monitoring powinien dotyczyć tylko spraw aktualnych. Wysyłanie powiadomień w przypadku starszych należności będzie sygnałem dla dłużnika, iż nie podejmujemy żadnych dodatkowych działań, które mają na celu odzyskanie należności i nadal może opóźniać zapłatę.

Pierwszym krokiem w ramach analizy należności powinno być przygotowanie raportu z programu do fakturowania, ukazującego stan należności kontrahentów, terminy płatności i czas zwłoki. Mając wiedzę, kto i jak długo zalega z płatnościami, możemy podjąć następujące działania:

  • telefonować do kontrahentów i przypominać o terminie zapłaty,
  • wysyłać powiadomienia z przypomnieniem o terminie zapłaty.

Samodzielne przypominanie o płatnościach jest pracochłonną czynnością. Wymaga dodatkowego zaangażowania pracowników oraz sporo czasu, który mogliby poświęcić na działania związane z rozwojem firmy. Często zdarza się, że praca osób niespecjalizujących się w monitoringu należności nie przynosi założonych efektów. Z tych względów warto pomyśleć o prowadzeniu automatycznego monitoringu faktur.

Świetnym wsparciem nadzorowania bieżących płatności są platformy do automatycznego monitoringu należności, takie jak Rozważna Firma. System umożliwia: masową wysyłkę powiadomień SMS, VMS, e-mail, dobór treści powiadomień, operowanie saldami (nie zaś fakturami), planowanie scenariuszy, planowanie budżetów, pomiar efektów. Dla komfortu użytkownika system może być zasilany danymi z pliku lub być zintegrowany z programem do sprzedaży. Istnieją rozwiązania z zaimplementowanymi algorytmami predykcji (przewidywania) spłat na podstawie analizy danych historycznych. Korzystanie z automatycznego monitoringu należności bieżących staje się powszechną praktyką w biznesie. Warto wybierać rozwiązanie, które nie zawiera elementów windykacji i nie wpływa na relacje z klientami. Dostawca systemu monitoringu musi dać gwarancję, iż komunikaty będą bardzo uprzejme i w odpowiedniej częstotliwości. Wiele procesów w platformie Rozważna Firma jest zautomatyzowanych, dzięki czemu użytkownicy mogą zaoszczędzić cenny czas.

Optymalny czas prowadzenia działań

Najlepszy okres działań przypominawczych pokrywa się z tzw. akceptowanym terminem oczekiwania na zapłatę. Dlatego warto na bieżąco kontrolować spływanie należności od kontrahentów. 

O autorze

Tadeusz Broś

Dyrektor operacyjny działu windykacji. Prawnik. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz podyplomowych studiów Akademii Ekonomicznej w Krakowie na kierunku Controling i Finanse Przedsiębiorstw. Nadzoruje Departament Windykacji - zespół analityków, windykatorów biurowych oraz negocjatorów terenowych. Odpowiada za tworzenie i doskonalenie procedur windykacji stosowanych w EULEO oraz opracowuje procedury szkoleniowe dla Departamentu Windykacji. Od kilku lat prowadzi warsztaty dla przedsiębiorców z zakresu trudnych negocjacji, bezpieczeństwa w zarządzaniu należnościami, pozyskiwania informacji, zabezpieczania wierzytelności i windykacji. Posługuje się językiem angielskim. Interesuje się psychologią. Jako były sportowiec stara się aktywnie spędzać wolny czas.
Dodaj komentarz
©2021 EULEO G. Grzesiak Sp.k.