Jak wspierać i zabezpieczać obrót handlowy? – Kilka porad

Małe i średnie przedsiębiorstwa to sektor napędzający polską gospodarkę, ale jednocześnie najbardziej wrażliwy i narażony na problemy z płynnością finansową. Podejmowanie pochopnych decyzji o współpracy, brak kompleksowego spojrzenia na kwestie zarządzania należnościami, bądź kilka nieuregulowanych w terminie faktur może oznaczać poważne problemy.

Istnieją jednak sprawdzone rozwiązania i narzędzia wspierające przedsiębiorców, które pozwalają znacznie ograniczyć ryzyko nawiązania współpracy z nierzetelnymi kontrahentami oraz przyspieszyć spływ należności.

Badania przeprowadzane wśród przedsiębiorców z sektora MŚP wskazują, że opóźnienia w płatnościach i nieterminowe regulowanie faktur przez kontrahentów stanowią główny problem w prowadzeniu działalności gospodarczej – problem, który bardzo szybko może skutkować niewypłacalnością, a w konsekwencji nawet upadłością firmy. Samodzielne próby dochodzenia swoich roszczeń, ze względu na brak doświadczenia i wypracowanych procedur, często wymagają dodatkowego zaangażowania czasu i środków, charakteryzują się niską skutecznością i w praktyce okazują się bardzo kosztowne.

Rozwój zagraniczny

Wielu przedsiębiorców stara się rozwijać swój biznes również poza granicami kraju, poszukując partnerów na innych rynkach. Jest to z pewnością dobry kierunek umożliwiający zdobycie nowych kontaktów i rozszerzenie grona odbiorców, jednak niesie za sobą kolejne zagrożenia.

Brak możliwości pełnej weryfikacji potencjalnych kontrahentów i oceny ich wiarygodności oraz nieznajomość tamtejszych realiów sprawiają, że ewentualne problemy z uzyskaniem terminowej zapłaty mogą być trudne do rozwiązania. Kryzysy gospodarcze oraz napięta sytuacja polityczna w danych krajach to kolejne czynniki, które przedstawiciele sektora MŚP powinni brać pod uwagę, planując zagraniczną ekspansję.

Wsparcie dla przedsiębiorców

Skuteczne zabezpieczenie zawieranych transakcji w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw wymaga najczęściej skorzystania z zewnętrznych podmiotów i rozwiązań, które pozwolą obniżyć ryzyko sprzedaży produktów
do niewypłacalnego kontrahenta, a już po nawiązaniu współpracy nadzorować jej przebieg i szybko reagować w przypadku wystąpienia niepokojących sytuacji. Należy tutaj wskazać przede wszystkim biura informacji gospodarczej, wywiadownie gospodarcze oraz giełdy długów, które dostarczają szczegółowych informacji na temat
kondycji finansowej oraz wypłacalności potencjalnego partnera.

Istotna jest również pomoc prawna polegająca na analizie zawieranych kontraktów i prowadzeniu mediacji
oraz stałym szkoleniu kadry odpowiedzialnej za sprzedaż na odroczony termin płatności.

Z pomocą przychodzi również technologia, która zdecydowanie upraszcza kontrolę należności w firmie, bez potrzeby angażowania dużych zasobów kadrowych i finansowych.

Monitoring faktur

Przedsiębiorcy mogą i powinni korzystać z nowoczesnych, wyspecjalizowanych narzędzi do monitoringu, które pozwalają kompleksowo kontrolować spływ należności, automatyzują większość procesów z tym związanych i pomagają skutecznie rozwiązywać problemy z płatnościami, przynosząc trwałe rezultaty. Kluczowym elementem takiego systemu jest moduł monitoringu należności. Na przykład internetowa platforma Rozważna Firma umożliwia regularne, masowe powiadamianie kontrahentów o zbliżających się terminach zapłaty poprzez wysyłkę wiadomości e-mail, SMS lub VMS, zgodnie ze zdefiniowanym wcześniej scenariuszem.

Należy przy tym zaznaczyć, że taka informacja ma wyłącznie charakter przypomnienia, a nie wezwania. Komunikacja jest zawsze prowadzona w uprzejmym tonie, powiadomienia są wysyłane w godzinach pracy, a ich częstotliwość jest ustalona tak, aby nie irytować odbiorców. Monitoring faktur to działanie stricte prewencyjne, nie mające nic wspólnego z windykacją należności.

Czy warto?

Monitoring faktur pozwala przyspieszyć spływ należności nawet o kilkadziesiąt procent, jednak nadal będą się pojawiać kontrahenci, którzy pomimo przypomnień, nie uregulują swoich należności w terminie. W takich przypadkach najistotniejsze jest podjęcie szybkiej decyzji o przekazaniu sprawy do windykacji. Wbrew powszechnym opiniom, takie rozwiązanie wcale nie oznacza końca współpracy z danym partnerem. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na współpracę z profesjonalną, doświadczoną firmą windykacyjną cała procedura zostanie przeprowadzona z dbałością o zachowanie dobrych relacji.