Jak wybrać firmę windykacyjną? Zakres usług – usługi niestandardowe

W trakcie wyboru firmy windykacyjnej cały czas musisz mieć na uwadze zakres usług, które świadczy. W poprzednim artykule  poznałeś podstawową usługę świadczoną przez firmy windykacyjne, czyli windykację na zlecenie i wiesz już, że odbywa się ona na drodze polubownej lub sądowej. Przedsiębiorstwa windykacyjne oferują jednak wiele usług dodatkowych, takich jak: windykacja zagraniczna, działania prewencyjne, działania wspomagające windykację czy usługi doradcze. W niniejszym tekście dokonamy ich charakterystyki.

Działania prewencyjne

Jak sama nazwa wskazuje są to działania, które mają na celu zapobieżenie współpracy z nierzetelnym kontrahentem, a w konsekwencji powstaniu długu. Bardzo często realizowane są poprzez systemy informatyczne stworzone przez daną firmę windykacyjną. Jako działania prewencyjne możemy zaliczyć:

• weryfikację kontrahenta – jeszcze przed rozpoczęciem współpracy z potencjalnym kontrahentem, możesz sprawdzić, czy nie był on wcześniej windykowany, jaka jest jego sytuacja finansowa, czy płaci zobowiązania na czas. Taka wiedza pozwoli Ci właściwie ocenić, czy rozpoczęcie współpracy z danym podmiotem nie jest ryzykowne i nie narazi Cię na stratę pieniędzy. W weryfikacji kontrahenta pomoże Ci np. raport gospodarczy sporządzony przez firmę windykacyjną występującą w roli wywiadowni gospodarczej.
• monitoring należności – polega na automatycznym przypominaniu kontrahentowi o zapłacie zobowiązaniaMożesz sam określić kogo dokładnie, chcesz monitorować i jakiego typu wiadomości wysyłać (SMS/VMS, mail). Przypomnienia mają charakter działań „miękkich” i uprzejmie informują o obowiązku uregulowania płatności. Monitoringu należności możesz dokonać np. poprzez zintegrowanie swojego programu księgowego z e internetową platformą zarządzania należnościami
• pieczęcie prewencyjne – jest to kolejne rozwiązanie wpisujące się w działania prewencyjne. Pieczęcie prewencyjne z logo firmy windykacyjnej i tekstem prewencyjnym służą do stemplowania dokumentów sprzedaży oraz korespondencji z kontrahentami. Pieczęć wspiera działania prewencyjne powagą i autorytetem firmy windykacyjnej. „Spóźnialskim” kontrahentom uświadamia fakt realizacji współpracy z zewnętrzną firmą windykacyjną w zakresie skutecznego dochodzenia roszczeń i motywuje do szybszego regulowania zobowiązań. W XXI wieku pieczęć jest zazwyczaj obrazem na fakturze, jednak wersja fizyczna nadal jest używana.

Przykładowy wzór pieczęci prewencyjnej

Windykacja zagraniczna

Polscy przedsiębiorcy bardzo często współpracują z firmami z całego świata. Współpraca z zagranicznym kontrahentem w wielu przypadkach oznacza dla firmy powszechne uznanie za zdolność międzynarodowej ekspansji. Problem pojawia się oczywiście w momencie, gdy zagraniczny partner przestaje płacić w terminie.

Wielu przedsiębiorcom wydaje się, że odzyskanie pieniędzy od zagranicznego kontrahenta jest rzeczą niemożliwą lub bardzo skomplikowaną do zrealizowania. Na szczęście wiele krajowych firm windykacyjnych świadczy usługę odzyskiwania długów w innych państwach. Dzięki współpracy polskich i zagranicznych firm windykacyjnych oraz kancelarii prawnych masz teraz duże szanse na skuteczne odzyskanie długu od zagranicznego partnera. Postępowanie windykacyjne za granicą prowadzone jest przez lokalne przedsiębiorstwo (współpracujące z polską firmą), które dobrze zna specyfikę rynku i może zastosować cały wachlarz możliwości oddziaływania na dłużnika.

Decydując się na współpracę z firmą świadczącą usługi windykacji zagranicznej, zwróć oczywiście uwagę na doświadczenie i ilość przeprowadzonych przez nią postępowań za granicą. Możesz również sprawdzić, czy dana firma posiada listy polecające lub rekomendacje od zagranicznych partnerów. Dowiedz się również czy firma działa w tym samym obszarze co Twój zagraniczny kontrahent, sprawdź zakres usług, jakie świadczy – czy są to usługi kompleksowe (windykacja polubowna i sądowa).

Jeśli chodzi o czas trwania windykacji zagranicznej to, jest on bardzo często taki sam, jak w przypadku windykacji krajowej. Miej jednak na uwadze, że windykacja zagraniczna może być droższa niż krajowa, wiążę się to jednak z tym, że windykacja zagraniczna wymaga większego zaangażowania i współpracy z lokalną firmą, która pobiera część honorarium.

Usługi wspomagające windykację

Wielu dłużnikom wydaje się, że są nieuchwytni i potrafią rozpłynąć się w powietrzu. Często przy tym stosują różne niekonwencjonalne metody jak zatajanie danych adresowych czy majątku. W walce z takim dłużnikiem pomagają usługi detektywistyczne, takie jak skip i asset tracing. Firmy windykacyjne zatrudniają licencjonowanych detektywów, którzy potrafią ustalić dane oraz części składowe majątku, które zataił dłużnik.

Skip tracing  

Jest to usługa polegająca na namierzeniu danych teleadresowych dłużnika. Wyspecjalizowany detektyw (skiptracer) ustala wówczas:

• PESEL;
• nazwiska rodziców dłużników;
• miejsce siedziby (zameldowania);
• aktualny adres pocztowy;
• aktualne miejsce faktycznego pobytu;
• ważne numery telefonów.

Asset tracing 

To inaczej ustalanie majątku dłużnika. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jakiej wielkości jest aktualny majątek dłużnika, możesz to sprawdzić. W ramach prowadzonych działań detektyw ustali:

• powiązania danej osoby z innymi podmiotami gospodarczymi;
• udziały w innych podmiotach (udziały w spółkach, akcje);
• numery ksiąg wieczystych posiadanych nieruchomości;
• satelitarne obrazy nieruchomości;
• numery ksiąg wieczystych zbytych nieruchomości, wraz z datami zbycia.

Jedna z najpopularniejszych wymówek dłużnika brzmi: „Ale ja nie mam z czego uregulować długu”. Często w parze z tą wymówką idzie wyzbywanie się majątku przez dłużnika, by uniknąć odpowiedzialności za długi. Wówczas w grę wchodzą fikcyjne transakcje, czy przepisywanie nieruchomości na członków rodziny. Jeśli trafisz na takiego dłużnika nie, jesteś skazany na porażkę. Detektywi ustalą również jego zbyty majątek. Jeśli okaże się, że dłużnik zbył go, aby Ci zaszkodzić, wówczas prawnik, z którym współpracuje firma windykacyjna, może zastosować tzw. skargę paulińską i unieważnić transakcję.

Działanie detektywistyczne podejmowane przez firmy windykacyjne są oczywiście umocowane prawnie na podstawie przepisów ustawy o usługach detektywistycznych i podporządkowanych jej aktów wykonawczych. Więcej o usługach detektywistycznych i ich prawnym umocowaniu pisaliśmy w tutaj.

Usługi doradcze

Tego typu usługi pomogą Ci poszerzyć wiedzę oraz na nowo spojrzeć na kwestie związane zarządzaniem i bezpieczeństwem finansów Twojej firmy.

Audyt Bezpieczeństwa Należności

Celem tej usługi jest kompleksowe spojrzenie na wszystkie obszary funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa pod kątem bezpieczeństwa finansowego. Audyt ma pokazać luki i występujące niedomagania mogące wpłynąć negatywnie na sytuację finansową Twojej firmy.

Audyt składa się z trzech etapów:

• I etap – twoją firmę odwiedza doradca oddelegowany przez przedsiębiorstwo windykacyjne. Doradca zbiera potrzebne informacje i przygląda się uważnie zagadnieniom należności w firmie w kontekście chronologicznym tzn. od poszukiwania kontrahentów i zawierania z nimi umów poprzez okres współpracy, aż do momentu odzyskiwania należności od dłużników i na tej podstawie formułuje wnioski.
• II etap – przetwarzane są informacje dostarczone przez doradcę. W ciągu 14 dni dla klienta przygotowywany jest raport.
• III etap – na tym etapie otrzymasz raport wraz z wytycznymi i zaleceniami przygotowanymi przez analityków. Masz również możliwość otrzymania certyfikatu odbycia audytu.

Szkolenia z zarządzania należnościami

Są skierowane do właścicieli firm bądź pracowników działów finansowych. Tematyka szkoleń skupia się najczęściej wokół zagadnień zarządzania należnościami i bezpieczeństwa prowadzenia działalności gospodarczej.

Pracownicy firm windykacyjnych mają bardzo dużą wiedzę praktyczną, a przy tym wykształcenie z zakresu prawa, ekonomii czy finansów, które wykorzystują w organizacji i prowadzeniu szkoleń dla przedsiębiorców. Uczestnictwo w szkoleniach organizowanych przez firmę windykacyjną jest dla Ciebie dużą szansą na pogłębienie własnej wiedzy, którą możesz potem wykorzystać w zapewnieniu bezpieczeństwa finansowego prowadzonej przez Ciebie działalności.

Podsumujmy. Patrząc na zakres usług świadczonych przez firmę windykacyjną, zwróć uwagę na to, jakie usługi okołowindykacyjne świadczy. Działania prewencyjne pozwolą Ci właściwie ocenić ryzyko podjęcia współpracy z potencjalnym kontrahentem, a następnie – już po rozpoczęciu współpracy – przypominać mu o terminowej spłacie należności. Windykacja zagraniczna sprawdzi się w momencie, gdy będziesz mieć problem z odzyskaniem pieniędzy od partnera zagranicznego. Usługi detektywistyczne (skip tracing, asset tracing) znacząco wspomagają działania windykacyjne, szczególnie gdy dłużnik próbuje zataić swoje dane lub majątek. Dzięki usługom doradczym natomiast masz możliwość poszerzenia wiedzy w zakresie zarządzania finansami w Twojej firmie.