Etapy i narzędzia windykacji

Jednym ze stereotypów krążących na temat windykacji jest skojarzenie jej przede wszystkim z sądowym odzyskiwaniem należności. Jednak cały proces rozpoczyna się zdecydowanie wcześniej – właściwie przed nawiązaniem relacji biznesowej.

Windykacja powinna rozpocząć się jeszcze przed podjęciem współpracy z kontrahentem. Działania prewencyjne polegają na poznaniu dostępnych opinii na temat potencjalnego partnera biznesowego oraz sprawdzeniu w bazach dłużników jego danych. Wywiad gospodarczy można spróbować wykonać samodzielnie lub zlecić doświadczonej wywiadowni gospodarczej. Profesjonaliści dostarczą wielu istotnych informacji, które pomogą ocenić wiarygodność kontrahenta i obrać właściwy tor współpracy.

Podejście biznesowe

Sprawdzanie informacji na temat kontrahentów w ogólnie dostępnych źródłach jest dowodem na profesjonalne i dojrzałe podejście do relacji biznesowej. Wiele firm niestety nie docenia prewencji. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i dostępnym informacjom można uchronić się przed podjęciem współpracy z nierzetelnymi firmami. Warto sprawdzić dostępne dane, przyjrzeć się dotychczasowej działalności potencjalnego partnera. Analiza niepokojących sygnałów, może zapobiec wielu późniejszym problemom i komplikacjom.

Moc prewencji

Współpraca B2B powinna opierać się na przejrzystych zasadach również w kwestiach rozliczeń należności. W procesie windykacji oznacza to dyscyplinę finansową wprowadzoną m.in. przez monitoring należności. Stosując prewencję windykacyjną, można wykorzystać system przypominania o zbliżającym się terminie uregulowania faktur. Dzięki temu mamy możliwość dokładnej kontroli spływu należności. Ponadto dobrze wdrożony proces pomaga w kreowaniu odpowiedniego wizerunku – firmy, która przykłada dużą wagę do terminowych rozliczeń. Monitoring należności i system przypomnień stanowią mechanizm motywujący kontrahentów do terminowego regulowania swoich zobowiązań.

Na tym etapie, skutecznym narzędziem jest również pieczęć prewencyjna. Odpowiednie ostemplowanie faktur pokazuje, że firma ma poważne podejście do terminowych rozliczeń z kontrahentami. Pieczęć prewencyjna jest także informacją dla kontrahentów, że w kwestii zarządzania należnościami wystawca faktury współpracuje z profesjonalistami.

Windykacja polubowna

Zdarza się jednak, że pomimo zastosowania powyższych narzędzi, kontrahent nie spłaci swojego zobowiązania w terminie. Wówczas najlepszym rozwiązaniem jest skierowanie sprawy do windykacji polubownej.

Warto zaznaczyć, że odpowiednio prowadzona windykacja polubowna jest neutralna dla relacji wierzyciel – dłużnik i pozwala na dalszą współpracę po spłacie długu.

Firmy windykacyjne dysponują szeregiem metod i narzędzi, które pozwalają skutecznie odzyskiwać należności. Istnieją dwie metody prowadzenia windykacji – biurowa i terenowa. Zadaniem windykatora jest prowadzenie negocjacji z dłużnikiem. Poprzez wypracowanie porozumienia w sprawie istniejącej zaległości, windykator ustala sposób i harmonogram spłat.

W przypadku windykacji polubownej kluczową rolę odgrywa czas. Warto pamiętać, że im wcześniej sprawa trafi do windykacji, tym większa szansa na szybkie i skuteczne odzyskanie należności. Zwlekanie z podjęciem odpowiednich działań i wiara w kolejne obietnice kontrahentów, dotyczące szybkiej spłaty, będą działać wyłącznie na naszą niekorzyść. Jeśli powyższe metody nie przyniosą rezultatu, warto dochodzić swoich roszczeń na drodze sądowej.

Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że zgodnie z Ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych z dnia 8 marca 2013 r., wierzycielowi przysługuje zwrot kosztów windykacji od dłużnika, co w praktyce czyni windykację darmową. Więcej informacji w tym artykule.