Jak sprawić, aby kontrahenci płacili w terminie?

Spowolnienie gospodarcze sprawia, że firmy z sektora MŚP mają trudności z otrzymywaniem należności w terminie, a co za tym idzie – z zachowaniem  płynności finansowej. Rozwiązaniem tej sytuacji jest wprowadzenie przejrzystych warunków współpracy, które pokażą naszym kontrahentom, w jaki sposób chcielibyśmy budować i prowadzić relacje biznesowe.

Wprowadź monitoring faktur

Monitoring faktur jest działaniem prewencyjnym, mającym zapobiegać powstawaniu zadłużeń. Polega na stałej kontroli stanu należności, przypominaniu kontrahentom o terminach płatności oraz pomiarze efektów tych działań. Zwykle małe i średnie przedsiębiorstwa nie mają odpowiednich zasobów, żeby prowadzić monitoring systematycznie i skutecznie. Z pomocą przychodzą im gotowe systemy do automatycznego monitoringu. Najlepsze z nich oferują też dodatkowe funkcje:

• masową wysyłkę powiadomień sms, vms, e-mail,
• dobór treści powiadomień,
• operowanie saldami, nie fakturami,
• planowanie scenariuszy wysyłki powiadomień,
• planowanie budżetów,
• pomiar efektów.

Niektóre narzędzia do monitoringu posiadają wbudowane algorytmy, które pozwalają na przewidywanie spłat na podstawie analizy danych historycznych o kliencie.

Warto podkreślić, że wysyłane monity mają uprzejmy charakter, który wraz ze zbliżaniem się terminu zapłaty staje się bardziej stanowczy. Użytkownicy narzędzia sami wybierają treści powiadomień oraz przypisują odpowiednie scenariusze monitoringu do poszczególnych klientów. Dla wygody użytkowników system może być zasilany danymi z pliku, zintegrowany z programami do sprzedaży lub zasilany ręcznie.

Korzystanie z automatycznego monitoringu należności jest coraz częściej stosowanym i docenianym rozwiązaniem przez właścicieli firm z sektora MŚP. System może przyspieszać otrzymywanie zapłat za faktury nawet o 40%. Korzystanie z automatycznego monitoringu jest bardziej skuteczne niż samodzielne upominanie się o zapłatę – brak bezpośredniego kontaktu wierzyciela z kontrahentem działa bardziej dyscyplinująco i sprawia, że nie ma on możliwości usprawiedliwienia braku płatności wymówkami.

Stosuj pieczęci prewencyjne

Pieczęci z informacją o korzystaniu z monitoringu faktur lub z usług firmy windykacyjnej służą do stemplowania dokumentów sprzedaży oraz korespondencji z kontrahentami (również elektronicznej). Profesjonalny komunikat mówiący o stosowaniu monitoringu lub konsekwencjach braku zapłaty zwiększa dyscyplinę płatniczą klientów oraz uświadamia im, że otrzymanie pieniędzy w terminie ma znaczenie dla wierzyciela. Stosowanie pieczęci jest działaniem wspomagającym monitoring należności.

Zbuduj przejrzyste procedury udzielania kredytu kupieckiego

1. Ustal warunki minimalnego oraz maksymalnego limitu kredytowego oraz maksymalnego terminu płatności.

2. Wprowadź zasadę 3 transakcji płatnych z góry, na kwotę co najmniej 3 średnich wartości faktury wystawianej w Twojej firmie.

3. Przed pierwszą transakcją na odroczony termin płatności, sprawdź wiarygodność kontrahenta, zwłaszcza pod kątem długów u konkurencji. Sprawdź giełdy długów, CEIDG i KRS.

4. Poproś klienta o informacje na temat jego działalności gospodarczej, które pomogą Ci ocenić jego wiarygodność:

• dane firmy,
• dane kontaktowe osób uprawnionych do reprezentacji,
• data założenia firmy,
• wielkość obrotu za ostatni rok,
• główni dostawcy,
• planowany obrót z Twoją firmą,
• oczekiwania kontrahenta co do limitu kredytowego i terminu płatności.

5. Ustal bezpieczny limit kredytu i wyznacz zwyczajowy termin płatności.

6. Wyznacz osobę odpowiedzialną za kontrolę finansów w Twojej firmie: zwiększanie limitów, blokowanie kredytów, monitoring należności oraz kierowanie spraw do windykacji.

7. Poinformuj klientów o korzystaniu z monitoringu należności oraz o współpracy z firmą windykacyjną i konsekwencjach wynikających z braku zapłaty.

Możesz umieścić warunki udzielania kredytu kupieckiego na stronie internetowej Twojej firmy. Dzięki temu Twoi kontrahenci zawsze będą mogli je sprawdzić.

Najważniejszym działaniem przyspieszającym otrzymywanie zapłat jest monitoring faktur. Prowadzony systematycznie i profesjonalnie może przyspieszyć spływ należności od klientów nawet o 40%. Warto pamiętać, że kontrahenci często ustalają priorytety płatnicze, w których zapłaty dla dostawców towarów i usług pełnią drugorzędną rolę – po obowiązkowych opłatach, takich jak podatki czy składki ubezpieczeniowe. Działania prewencyjne: stały monitoring oraz pieczęcie prewencyjne działają motywująco na klientów, którzy w odpowiedni sposób poinformowani o konieczności uregulowania należności, spłacają swoje zobowiązania w terminie. Jeśli natomiast przedsiębiorcy zdecydują się na udzielenie kredytu kupieckiego, powinni wprowadzić jasne zasady udzielania go. Stosując te reguły w relacjach biznesowych, dajemy sobie gwarancję na otrzymywanie zapłat w terminie oraz zachowanie płynności finansowej naszego przedsiębiorstwa.