Jak odzyskać należności i zachować pozytywne relacje z klientami?

Otrzymywanie należności w terminie jest dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw wyzwaniem, zwłaszcza w warunkach mocno odczuwalnego spowolnienia gospodarczego. W dzisiejszym artykule podpowiemy, jak można skutecznie zmotywować klientów do terminowych zapłat, zachowując przy tym pozytywne relacje biznesowe.

Otrzymywanie zapłat w terminie jest bardzo ważne dla zachowania płynności finansowej i rozwoju przedsiębiorstwa. Według naszych badań, aż 75% polskich firm ma problem z odzyskaniem należności na czas, a 36% firm otrzymuje w terminie mniej niż połowę pieniędzy. Podjęcie odpowiednich działań gwarantuje przyspieszenie spłat od kontrahentów.

Przypomnienia o zbliżającym się terminie zapłaty

Jednym z powodów niepłacenia należności w terminie jest lekceważenie ustalonych terminów płatności. Przedsiębiorcy z sektora MŚP zwykle nie mają usystematyzowanych procedur regulowania należności i płacą zobowiązania dopiero wtedy, kiedy sobie o nich przypomną. Ponadto często zdarza się, że najpierw spłacają najważniejsze zobowiązania, czyli podatki, składki za ubezpieczenie, faktury od głównych dostawców. Przypomnienia mogą działać motywująco na takich klientów i sprawić, że szybciej odzyskamy nasze pieniądze.

Jednak należy pamiętać, że monity powinny być odpowiednio skonstruowane i wysyłane we właściwym terminie. Firmy z sektora MŚP zwykle nie są w stanie samodzielnie prowadzić efektywnych działań monitoringowych. Z pomocą przychodzą im gotowe narzędzia, które automatycznie wysyłają przypomnienia do wybranych klientów. Warto wiedzieć, że korzystanie z nich zwykle wiąże się z symbolicznymi opłatami, a w przypadku małych firm jest darmowe. Automatyczny monitoring faktur polega na cyklicznym wysyłaniu grzecznych komunikatów, których ton zmienia się wraz ze zbliżającym się terminem płatności. Takie rozwiązanie motywuje kontrahentów do szybszych spłat zobowiązań. Jest to wygodne i korzystne rozwiązanie dla przedsiębiorców: otrzymują zapłaty w terminie, a dodatkowo mogą przeznaczyć swój czas na zajęcia, w których się specjalizują.

Pieczęci prewencyjne

Kolejną efektywną formą przyspieszania spłat należności jest stosowanie pieczęci prewencyjnych. Służą one do oznaczania dokumentów sprzedażowych oraz korespondencji z kontrahentami. Profesjonalny komunikat i odpowiedni wzór pieczęci sprawiają, że klienci poważnie traktują ustalone warunki transakcji. Umieszczona na nich informacja o korzystaniu z monitoringu faktur zwiększa dyscyplinę płatniczą klientów, zaś „spóźnialskim” daje do zrozumienia, że otrzymanie należnych pieniędzy ma dla nas znaczenie. Korzystanie z pieczęci sprawia, że firmy szybciej i skuteczniej otrzymują należności za sprzedane towary i usługi.

Nagromadzenie niezapłaconych należności jest przyczyną poważnego problemu w firmach z sektora MŚP: powstawania zatorów płatniczych. Przedsiębiorcy powinni odpowiednio wcześnie stosować działania prewencyjne, takie jak stały monitoring należności czy pieczęci prewencyjne, które pozwalają sprawnie zapobiec problemom finansowym firmy. Powinni też sami być wzorem dla swoich klientów dzięki przestrzeganiu dobrych praktyk i wysokiej moralności płatniczej. Ponadto warto doceniać rzetelnych kontrahentów, np. przyznając im rekomendacje pod patronatem programu Rozważna Firma. Zastosowanie tych wszystkich elementów zapewnia firmom płynność finansową oraz zachowanie pozytywnych relacji z partnerami biznesowymi.