Windykacja terenowa – czemu to służy?

Proces windykacji należności biznesowych uległa ciągłemu doskonaleniu z uwagi na zmiany w technologiach, uwarunkowaniach prawnych, zwyczajach płatniczych kontrahentów, dostępie do informacji gospodarczych. Jednym z komponentów skutecznego dochodzenia należności jest wizyta terenowa. Rola tego narzędzia sukcesywnie wzrasta w „przemyśle windykacyjnym”, czego symptomem jest sięganie po nie coraz powszechniej przez firmy windykacyjne, nawet te, kojarzone dotychczas z pracą „zza biurka”. Tym bardziej, iż wymagający klienci oczekują bezwzględnie tego typu usługi w ramach outsourcingu windykacyjnego. Zdolność do świadczenia masowej usługi terenowej można jednak osiągnąć wyłącznie poprzez znaczne inwestycje w odpowiednio przygotowane kadry, narzędzia teleinformatyczne oraz zapewnienie pokrycia w całym kraju przez sieć lojalnych reprezentantów. Próg wejścia w masowe wizyty terenowe jest wysoki, dlatego wielu graczom z „przemysłu windykacyjnego” opłaca się polecać taką usługę.

Powody wizyt

Celem wizytacji siedziby dłużnika biznesowego jest najczęściej spotkanie z nim samym lub jego pełnomocnikiem i omówienie „w cztery oczy” warunków spłaty zadłużenia. Zdalna komunikacja przez telefon czy e-mail daje dłużnikowi poczucie bezkarności, czego symptomem bywa kłamstwo, ignorancja, a nawet buta. Tymczasem obecność na miejscu zawodowego negocjatora zmusza dłużnika do zmiany postawy-na znacznie bardziej ugodową. W trakcie takiego spotkania dochodzi często do podpisania ugody, odebrania zabezpieczenia wierzytelności (np. weksla) lub odbioru gotówki. Dłużnik, chcąc pożegnać windykatora tak szybko jak to tylko możliwe, gotów jest na dużo większe ustępstwa, niż w trakcie zdalnych negocjacji. Krępująca obecność negocjatora terenowego może być zauważona przez kontrahentów, pracowników, dostawców, a to może narazić reputację firmy na szwank. „Terenowi” stosują bowiem często technikę spotkania ad hoc – bez uprzedzenia. W trakcie odwiedzin siedziby dłużnika windykator pozyskuje też szereg bardzo przydatnych informacji wykorzystywanych na późniejszym etapie, zwłaszcza egzekucyjnym. Ustala realność i zakres prowadzonej działalności, uprawdopodabnia istnienie aktywów, zdobywa opinie otoczenia o dłużniku. Wiele informacji przekazuje również sam dłużnik. Opowiada o źródłach swoich kłopotów finansowych, wskazuje na swoich głównych dłużników, szacuje prawdopodobieństwo wyjścia z długów. Negocjator w sposób uczciwy i wiarygodny prezentuje dłużnikowi obecne i przyszłe konsekwencje braku zapłaty. Przy okazji wykonuje dokumentacje fotograficzną ruchomości i nieruchomości dłużnika.

Kto realizuje takie wizyty?

Osoby na stanowiskach negocjatorów terenowych to wysokiej klasy specjaliści. Zazwyczaj są to prawnicy, często z licencjami detektywów, oczywiście nigdy nie karani. Ich kwalifikacje muszą dawać rękojmię wiedzy merytorycznej, zdolności negocjacyjnych oraz, co najważniejsze, działania zgodnego z literą prawa. Nie bez znaczenia jest również poszanowanie kodeksu etyki zawodowej branży windykacyjnej. Windykator terenowy zawsze posiada aktualne pełnomocnictwo do prowadzenia negocjacji z dłużnikiem oraz określonych czynności, w tym odbioru gotówki za pokwitowaniem. Niemal każde spotkanie z dłużnikiem zaczyna się bowiem od zaprezentowania umocowania do windykacji.

Koszty

Wbrew powszechnemu mniemaniu wizyty terenowe B2B nie są drogie. Zwłaszcza, iż zgodnie z ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, kosztami takich wizyt można obciążyć dłużnika.

Najbardziej popularne są dwa modele rozliczeń działań w terenie: premia od sukcesu (succes fee) lub stały ryczał za wizytę (fixed fee).

Firmy windykacyjne realizują „same z siebie” wizyty w ramach zleconego pełnego procesu windykacji. Bywa, że nie pobierają za nie dodatkowego wynagrodzenia, o ile same decydują o zasadności wyjazdu do dłużnika. Koszty wizyt przejmują na siebie, pobierając wyłącznie prowizję za odzyskane należności. W tym modelu wierzyciel nie ma zazwyczaj wpływu na ilość, termin i zakres takich wizyt. Z uwagi na ponoszącego koszty operacji, windykator sam ustala kryteria wyjazdów do dłużnika, zgodnie ze swoimi procedurami. W firmie EULEO Wierzytelności ok. 60-70% spraw windykacyjnych prowadzonych na zlecenie zawiera negocjacje w terenie.

Wizyta u dłużnika, jako autonomiczna usługa, ma nieco inny charakter. Zlecający ma duży wpływ na realizację własnych oczekiwań, co do przebiegu spotkania z dłużnikiem oraz wymagań formalnych. Może niejako zaprojektować spotkanie z kontrahentem. Koszt takiej usługi na zlecenie nie przekracza zazwyczaj kwoty 400 zł. Oczywiście, przy większej skali zleceń może być niższy.

Kto korzysta z wizyt terenowych?

Wizyty terenowe stanowią coraz częściej odrębną usługę, świadczoną na rzecz firm z sektora finansów B2B, a zwłaszcza banków, firm leasingowych, faktoringowych, ubezpieczycieli czy firm windykacyjnych. Wiele przedsiębiorstw nie widzi ekonomicznego uzasadnienia dla utrzymywania kosztownych struktur terenowych, zlecając wizyty specjalistom, posiadającym odpowiednie zasoby i doświadczenie. Rynek wizyt terenowych ulega stałemu wzrostowi. Wśród kilku firm windykacyjnych widać dążenie do silnej specjalizacji w tym zakresie.

Tzw. windykacja terenowa jest bardzo skutecznym narzędziem wykorzystywanym do odzyskiwania należności B2B. Jej wartość wynika z dużej kumulacji namacalnych efektów w bardzo krótkim czasie, takich jak: informacja o kondycji dłużnika, ustalenia majątkowe, gotówka, zabezpieczenie wierzytelności. Nie bez znaczenia jest także silne oddziaływanie psychologiczne wizyty terenowej na postawę dłużnika w zakresie jego skłonności do rozwiązania problemu zadłużenia.