Skuteczna windykacja podmiotów biznesowych

Na skuteczne odzyskiwanie należności w sektorze B2B wpływa wiele czynników, takich jak doświadczenie, dobra znajomości specyfiki danej branży czy zaplecze technologiczne. Firmy windykacyjne, które chcą „nadążyć” za rynkiem i wymaganiami klientów powinny więc posiadać nie tylko sprawdzone i stale udoskonalane procedury działania, ale również odpowiednie narzędzia ułatwiające pracę i komunikację z klientami.

Windykacja, szczególnie w przypadku podmiotów biznesowych, jest procesem złożonym. Wymaga zaangażowania, ciągłego poszukiwania nowych metod i narzędzi oraz współpracy na linii windykator – wierzyciel. Procedury, dzięki którym uda się odzyskać należności w jednej sprawie nie gwarantują sukcesu w pozostałych, dlatego każde zlecenie wymaga indywidualnego podejścia. Nawiązując współpracę z firmą windykacyjną warto zwrócić uwagę na zakres prowadzonych działań.

Zróżnicowane procedury

Zdarza się, że po przyjęciu zlecenia windykacji już pierwszy kontakt z dłużnikiem – listowne wezwanie do zapłaty lub kontakt telefoniczny – prowadzą do szybkiej spłaty zadłużenia. Jednak w większości przypadków, szczególnie wobec „doświadczonych” dłużników, postępowanie wymaga podjęcia bardziej zaawansowanych działań. Do najskuteczniejszych możemy zaliczyć windykację terenową, czyli wyjazdy do siedziby dłużnika w celu przeprowadzenia bezpośrednich negocjacji. W czasie takich wizyt windykator może nie tylko uzyskać deklaracje i ustalić harmonogram spłat, ale także zdobyć więcej informacji na temat majątku, sytuacji firmy, odebrać pieniądze itp. Istotny jest tutaj przede wszystkim aspekt psychologiczny i presja wywierana na dłużniku. Wizyta windykatora to dla dłużnika sytuacja bardzo niekomfortowa i stresująca. Dotychczas mógł ignorować wezwania wysyłane pocztą lub mailem, a negocjatorom telefonicznym przedstawiać kolejne wymówki i tłumaczenia. W bezpośredniej rozmowie musi jasno określić swoje stanowisko dotyczące uregulowania zadłużenia. Przedsiębiorcy wiedzą również, że częste wizyty windykatorów mogą np. wzbudzić obawy pracowników i odbić się negatywnie na funkcjonowaniu firmy, dlatego najczęściej już jedna wizyta skutecznie motywuje ich do spłaty zobowiązań.

Kolejnym skutecznym motywatorem jest możliwość upublicznienia informacji o zadłużeniu. Firmy windykacyjne mogą publikować takie dane na giełdach długów, oraz wysyłać oferty sprzedaży wierzytelności np. do firm działających w tej samej branży czy kontrahentów dłużnika. Ujawnienie takich informacji wpływa bardzo negatywnie na wizerunek i reputację wśród klientów i partnerów, którzy na ich podstawie mogą ograniczyć sprzedaż bądź stosować bardziej restrykcyjną politykę kredytową. Dodatkowo, wpisy na giełdach długów często są pozycjonowane w przeglądarkach, przez co potencjalny klient szukający informacji w pierwszej kolejności może dowiedzieć się nie o ofercie, ale o długach. Warto wspomnieć, że wierzyciel może samodzielnie korzystać z giełd długów. Takie serwisy jak np. niezapłacone.info są w całości bezpłatne i umożliwiają proste dodawanie informacji o długach na sprzedaż oraz przeglądanie całej dostępnej bazy.

Część dłużników działa z pełną premedytacją i już w momencie zawierania transakcji nie ma zamiaru uregulować należności. Co więcej, są do tego bardzo dobrze przygotowani – ukrywają majątek, który najczęściej staje się własnością kogoś z rodziny, a oni sami unikają w ten sposób odpowiedzialności za długi. Nawet w takich przypadkach można jednak skutecznie odzyskiwać pieniądze. Ustalenia majątkowe przeprowadzone przez licencjonowanego detektywa pozwalają ustalić składniki majątku dłużnika (ruchomości i nieruchomości) oraz fakt ich ewentualnego zbycia, numery ksiąg wieczystych, powiązania kapitałowe i osobowe itp. Posiadając takie informacje, na drodze postępowania sądowego można np. unieważnić transakcje sprzedaży nieruchomości przez dłużnika, wykazując, iż było to działanie na szkodę wierzyciela.

Technologia w służbie windykacji

Sprawne prowadzenie wymienionych powyżej działań nie jest jednak możliwe bez odpowiedniego zaplecza technologicznego. Ciężko wyobrazić sobie skuteczne funkcjonowanie firmy windykacyjnej bez oprogramowania umożliwiającego skoordynowanie pracy wszystkich działów i kompleksowe zarządzanie procesem windykacji – od rejestracji kontaktów i przydzielania zadań, poprzez automatyczną wysyłkę powiadomień, gromadzenie i przetwarzanie dokumentów, obsługę połączeń, po kontrolę efektywności i dostęp do statystyk. Odpowiednie programy umożliwiają również zarządzanie procesem windykacji w postępowaniach sądowych. Pozwalają na generowanie pism procesowych, rozliczanie czasu pracy prawników, uwzględnienie trybów postępowań i procedur sądowych.

Równie istotna jest komunikacja na linii firma windykacyjna – klient. Najlepszym rozwiązaniem tej kwestii są specjalne platformy internetowe, które umożliwiają klientom dostęp do raportów i stałe śledzenie postępów w zleconych sprawach, możliwość przesyłania dokumentów i składania kolejnych zleceń, kontakt z windykatorem oraz szereg dodatkowych możliwości, np. informacje o zadłużeniach, raporty gospodarcze, usługi prewencyjne. Odpowiednio zaprojektowana platforma nie tylko ułatwia kontakt i współpracę, ale na bieżąco analizuje dane dotyczące płatności, prezentuje rozbudowane statystyki i stanowi istotne narzędzie wspomagające podejmowanie decyzji.

Artykuł został opublikowany na łamach Gazety Finansowej