Rewolucja w zarządzaniu należnościami

Otrzymywanie płatności w terminie staje się coraz trudniej osiągalne dla małych i średnich przedsiębiorstw. Przedsiębiorcy zwykle układają hierarchię zobowiązań: najważniejsze z nich to podatki i składki za ubezpieczenie, w dalszej części są wypłaty dla pracowników oraz opłaty za media i usługi telekomunikacyjne. Na końcu zostają klienci – ci również są podzieleni na tych bardziej i mniej ważnych. Czy przedsiębiorcy mogą zapewnić sobie zapłaty na czas? Jak zachowywać pozytywne relacje ze „spóźnialskimi” kontrahentami? Odpowiedzi na te pytania w dzisiejszym artykule.

Przedsiębiorcy chcieliby skutecznie przyspieszyć spływ należności, ale tylko przy użyciu „miękkich” metod dyscyplinowania kontrahentów, które nie wpływają negatywnie na relacje biznesowe. Jak twierdzi Joanna Grych z Działu Analiz i Informacji Gospodarczej Euleo, w latach 2012-2014 aż 95% firm płaciło w terminie lub ze zwłoką do 7 dni, jeśli przypomniano im właściwie o konieczności i terminie zapłaty zobowiązań. Skuteczną metodą przypomnień jest monitoring należności, zwany także monitoringiem faktur, czyli nadzorowanie płatności i systematyczne przypomnienia o zbliżającym się terminie zapłaty. Firmy, które potrafią skutecznie zadbać o monitoring otrzymują zapłaty nawet do 40% szybciej i znacząco poprawiają swoją płynność finansową. Doświadczeni profesjonaliści w dziedzinie odzyskiwania należności potwierdzają, że w sytuacji deficytu środków firmy płacą najpierw tym kontrahentom, którzy skuteczniej upominają się o należne pieniądze.

Monitorowanie należności w praktyce

Zwykle monitoringiem w firmach zajmują się działy księgowe lub nawet sami właścicieli małych i średnich przedsiębiorstw. Traktując monitorowanie należności jako dodatkowe zadanie, nie są w stanie systematycznie go przeprowadzać i zwykle robią to albo krótko przed upływem terminu płatności albo już po nim. Tego typu działania są często niewystarczające i nieskuteczne. W trakcie takich rozmów kontrahenci często zasłaniają się trudnościami finansowymi czy rynkowymi, prosząc o wyrozumiałość i przedłużenie terminu płatności. Z kolei wierzyciele tracą cierpliwość, z ich ust mogą paść nieprzewidziane słowa, które negatywnie odbiją się na dalszej współpracy. Taka procedura przypominawcza sporo kosztuje firmę oraz wymaga, aby pracownicy innych działów zaangażowali się w dodatkowe zajęcie – monitowanie faktur. Jeśli jest ono nieodpowiednio przeprowadzone, i tak nie przyniesie zamierzonych rezultatów. Joanna Grych zauważa, że tylko 25-30% firm z sektora MŚP ma w pełni opisaną i wdrożoną procedurę masowego monitoringu należności. Niestety, w większości przypadków działa ona rutynowo – według „modelu kampanijnego”. Pod koniec miesiąca kilka osób lub cała firma mobilizują się, by zorganizować jednorazową akcję przypominawczą. Jednak jeden telefon może nie wystarczyć. Kontrahenci albo już dopięli budżety, albo są przyzwyczajeni do powtarzania najlepszych wymówek. Doskonale wiedzą, że jeden telefon zapewni im spokój na kolejny miesiąc. Brak systematyczności i profesjonalizmu oraz wywieranie presji na kontrahencie, by szybko odzyskać pieniądze prowadzą do niepowodzenia opisanego monitoringu, a nawet pogorszenia relacji biznesowych budowanych przez długie lata.

Efektywny sposób odzyskania należności

Ostatnio na rynku pojawiła się szansa na skuteczne odzyskiwanie należności. Tę możliwość daje system automatycznego monitoringu należności – profesjonalne i przystępne narzędzie do kontrolowania finansów firmy. Korzystanie z niego wymaga jedynie dostępu do komputera z Internetem. Osoba odpowiedzialna za finanse wprowadza do systemu informacje o kontrahentach i ich należnościach, istnieje też możliwość zintegrowania systemu z programem do księgowania. Następnie wybiera rodzaj, częstotliwość przypomnień oraz kanał komunikacji (e-mail, sms lub vms), a system automatycznie i systematycznie wysyła przypomnienia o zbliżającym się terminie zapłaty. Komunikaty mają uprzejmą formę, a wraz z upływem czasu stają się bardziej stanowcze. Jednak nigdy nie są to ostre wezwania do zapłaty, poparte informacjami o konsekwencjach braku zapłaty. Jest to całkowicie „miękkie” narzędzie, którego celem jest rzetelna komunikacja i porządkowanie finansów firmy.

Rewolucja na wyciągnięcie ręki

Niewątpliwą zaletą systemu jest wsparcie komunikacji przez system teleinformatyczny, który pracuje 24h na dobę przez 365 dni w roku. Wbudowany inteligentny algorytm mierzy skuteczność działań i na tej podstawie przewiduje spłaty. Dodatkowo posiada moduł wspomagania decyzji, który podpowiada optymalne postępowanie wobec kontrahenta. Narzędzie informuje użytkownika o efektach prowadzonych działań przypominawczych, wysyła mu prognozy spłat oraz rekomendacje, jak postępować z klientami. Program również weryfikuje firmy pod względem niewypłacalności. Jeśli podjęte działania nie przyspieszają spłat należności, do dyspozycji użytkownika jest jeszcze bezpośredni kontakt telefoniczny oraz możliwość skierowania sprawy do windykacji. System posiada wiele udogodnień, m.in. pokazuje stan monitoringu poszczególnych klientów. Użytkownicy mogą sprawdzać przebieg ustalonych działań w dowolnym momencie z każdego urządzenia z dostępem do Internetu.

Należności pod specjalnym nadzorem

Te wszystkie funkcjonalności posiada platforma Rozważna Firma. Przedsiębiorcy korzystający z niej zauważają pozytywne efekty w bardzo krótkim czasie. Po trzech miesiącach czas spływu należności od kontrahentów skraca się  o ok. 30-40% – są to realne korzyści dla małych i średnich przedsiębiorców, którzy bez odpowiedniego monitoringu muszą czekać na zapłaty miesiącami, tracić cenny czas i nerwy. Użytkownicy mają do wyboru różne pakiety abonamentów, istnieje też opcja całkowicie darmowa. Filmy instruktażowe, webinaria i dodatkowe materiały pokazują, jak w pełni wykorzystać możliwości Rozważnej Firmy.

Dodatkowo, użytkownicy platformy mogą otrzymać Certyfikat Rozważna Firma, który jest potwierdzeniem odpowiedzialnego i uczciwego prowadzenia biznesu.