Jak upomnieć się o należne pieniądze?

Kontrahenci zalegający z zapłatą to niestety codzienność dla właścicieli małych i średnich firm. Powstający zator finansowy stawia nas w niezręcznej sytuacji wobec dostawców. Jak zachować płynność finansową, dobre relacje i jednocześnie wyegzekwować należne nam pieniądze?

Małe i średnie przedsiębiorstwa cechuje duża elastyczność i samodzielność, jednak brakuje im pozycji rynkowej, aby mogły upominać się o należne im pieniądze. Dodatkowo, firmom z sektora MŚP zależy na utrzymaniu stałej współpracy i dobrych relacji z klientem i dlatego obawiają się upomnieć o swoje pieniądze. Właściciele firm bardzo często muszą stanąć przed dylematem: zator finansowy spowodowany opieszałością w regulowaniu płatności przez kontrahenta vs utrata partnera i zakończenie współpracy. Jak zatem pogodzić interesy obu stron przy zachowaniu dobrych relacji? Poniżej kilka praktycznych wskazówek.

Ustal nieprzekraczalny termin

Już na początku współpracy z danym klientem warto określić akceptowalny termin uzyskania zapłaty. Wskaźnik ten wyrażony w dniach mówi o tym, jak długo przedsiębiorstwo może czekać na zapłatę od klienta, nie ponosząc negatywnych skutków, w postaci zalegania z płatnościami dostawcom. Przyjmijmy, że termin wynosi 30 dni. Dla kontrahenta jest to znak, że powinien uiścić należną zapłatę przed ustaloną datą. W przeciwnym razie musi się liczyć z negatywnymi konsekwencjami opóźnień w zapłacie własnych zobowiązań.

Prewencja

Dobrym sposobem poinformowania o konsekwencjach opieszałości w płatnościach jest pieczęć prewencyjna i stemplowanie nią wysyłanej do klientów korespondencji. Takie rozwiązanie ma na celu podkreślenie, że firma dba o swoje finanse, jest świadoma swojej sytuacji finansowej i w przypadku braku zapłaty będzie dochodziła należnych pieniędzy.

Bezwzględna reaktywność

Gdy wystąpią opóźnienia z zapłatą, należy jak najszybciej zareagować. Im szybciej po upłynięciu terminu zapłaty podejmie się odpowiednie kroki, tym większa szansa, że uda się odzyskać należne pieniądze. Opóźniona reakcja, lub co gorsza jej brak, może dać sygnał klientowi, że sytuacja, w której spóźnia się z zapłatą jest akceptowalna dla firmy i będzie chciał wykorzystać ją ponownie. Należy zatem ograniczyć dostawy bądź wstrzymać się z dalszą sprzedażą dla danego klienta i rozpocząć odzyskiwanie należnych pieniędzy.

Wezwanie do zapłaty

Po upływie określonego terminu warto wysłać wezwanie do zapłaty. Dokument ma na celu przypomnieć klientowi, jaką kwotę nam zalega, kiedy upłynął termin zapłaty i że firma oczekuje jak najszybszego uregulowania zaległości. Wezwanie może zostać wysłane w postaci tradycyjnego listu, jednak nowoczesne technologie dostarczają także inne rozwiązania. Przedsiębiorca sam może zająć się wysyłaniem monitów za pomocą systemu monitorowania faktur. Po wgraniu wszystkich faktur od kontrahentów może sam ustalić czas monitorowania danego klienta i ilość wysyłanych powiadomień. Resztę pracy wykona system. Po przekroczonym terminie, monity z powiadomieniem o zaległej zapłacie, zostaną wysłane do klienta za pomocą maila, smsa lub wiadomości głosowej.

Podczas upominania się o należne pieniądze warto wykazać się rozwagą i szybko zareagować. Należy pamiętać, że klient może mieć chwilowe problemy finansowe i kiedy one miną, powróci do regularnej spłaty swoich należności. Zatem szczególnie ważne jest rozważne postępowanie i zachowanie jak najlepszych relacji z partnerem biznesowym, aby dalsza współpraca po uregulowaniu należności układała się pomyślnie.