Jak sprawić, aby monitoring faktur był skuteczny?

Utrzymanie płynności finansowej jest niezwykle ważne dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Wiele z nich boryka się z problemem uzyskiwania w terminie należności od swoich kontrahentów. Skutecznym sposobem na zachowanie dobrej kondycji finansowej jest monitoring faktur. Jak efektywnie go prowadzić? O czym należy pamiętać? Szczegóły w poniższym artykule.

Nawet najbardziej rzetelnym klientom może zdarzyć się, że zapomną zapłacić należności w terminie. Na początku jedna faktura, a potem kilka może spowodować zachwianie płynności finansowej. Odpowiednio przeprowadzony monitoring faktur sprawi, że nasi kontrahenci dostaną przypomnienie wystarczająco wcześnie i zdążą wywiązać się ze swoich zobowiązań.

Monitoring jest złożonym i pracochłonnym procesem. Polega na stałej kontroli należności, aktualizowaniu listy faktur, przypominaniu kontrahentom o zbliżających się terminach zapłaty, wreszcie na pomiarze efektywności prowadzonych działań. Aby skutecznie przeprowadzić monitoring, musimy pamiętać o kilku kluczowych elementach. Przede wszystkim, monitoring powinien dotyczyć bieżących faktur. Wysyłanie powiadomień dotyczących starszych należności może oznaczać dla klienta, że sami nie podejmujemy odpowiednich kroków w określonym czasie, więc on również może się dalej spóźniać z zapłatą. Ponadto monitoring pozwala na rozpoznanie nierzetelnych klientów, dzięki czemu możemy uchronić się przed nimi w przyszłości.

Etapy efektywnego monitoringu faktur:

• przygotowanie listy faktur,
• wybór klientów do monitorowania,
• dobranie odpowiedniego cyklu monitoringu (maksymalnie 30, 60 lub 90 dni),
• określenie scenariusza monitorowania,
• wysyłanie powiadomień w odpowiednim czasie i o odpowiedniej treści (przeciętnie od 7 dni do daty płatności do 90 dni po jej upływie),
• aktualizacja listy faktur co najmniej raz na dwa tygodnie,
• cykliczne monitorowanie faktur i wpłat należności.

Ręczne prowadzanie monitoringu pochłania sporo czasu, wymaga zaangażowania i cierpliwości. Z pomocą przychodzą narzędzia służące do automatycznego monitoringu faktur, które wykonują większość działań za użytkowników. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest platforma Rozważna Firma, w której obowiązki użytkownika są ograniczone do minimum. Musi on jedynie wgrać aktualną listę faktur, wybrać klientów do monitorowania, przypisać im scenariusze monitoringu, a resztę operacji wykonuje system. Działanie platformy jest szczególnie pomocne w przypadku małych i średnich firm: dzięki korzystaniu z niej osoba odpowiedzialna za monitoring faktur  ma więcej czasu na działania związane z rozwojem firmy. Poza tym korzystanie z systemu jest tanie, a w przypadku małych firm – darmowe.

Warto pamiętać, że monitoring powinien być poprzedzony weryfikacją partnera biznesowego. Wówczas mamy świadomość, jaką reputacją cieszy się nasz potencjalny klient. Informacje możemy uzyskać od samego kontrahenta (sprawozdania finansowe, zaświadczenia, rekomendacje itp.), na podstawie własnej kwerendy w Internecie, a także z biur informacji gospodarczej, raportów z wywiadowni gospodarczych czy raportów detektywistycznych.

Weryfikacja kontrahentów i monitoring faktur świadczą o rozważnym prowadzeniu biznesu, wskazują na odpowiedzialność firmy oraz na fakt, że tego samego oczekuje od swoich partnerów. Wzajemne respektowanie się kontrahentów zapewni im pomyślną i długofalową współpracę. Jeśli jednak monitoring nie pomaga w egzekwowaniu płatności, możemy zastanowić się nad kolejnymi krokami: windykacją polubowną, a następnie sądową.