e-Doręczenia – perspektywa sierpień 2021

W dobie XXI wieku należy stwierdzić, że duża część czynności wykonywanych na co dzień została przeniesiona do Internetu. Jednak czy zainicjowanie sprawy w polskim urzędzie, przebywając za granicą, stanie się realne? Dziś możliwość załatwiania spraw urzędowych za pośrednictwem Internetu jest w Polsce ograniczona. W porównaniu do zachodnich krajów Europy niestety sporą część formalności należy załatwiać osobiście w sądzie lub urzędzie. Oczywiście można skorzystać z innego rozwiązania, w postaci nadania listu poleconego, jednak to związane jest z wizytą w urzędzie pocztowym.

e-Doręczenia – co to jest?

Komisja Europejska wdrożyła rozwiązania prowadzące do zwiększania zaufania do transakcji prowadzonych online. W wyniku działań KE, Polska postanowiła umożliwić obywatelom załatwienie zwiększonej ilości spraw, bez konieczności wizyty w urzędzie. Dlatego pojawią się tzw. e-Doręczenia, które mają być krokiem w kierunku rozszerzenia cyfryzacji informacji urzędowych w naszym kraju. 5 października 2021 r. wejdzie w życie ustawa  o doręczeniach elektronicznych, a razem z nią pojawi się możliwość skorzystania  z e-Doręczenia.

Zgodnie z definicją wprowadzoną na poziomie europejskim poprzez artykuł 3, punkt 36 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, (powszechnie rozporządzenie eIDAS) – usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego nazywamy:

„(…)usługę umożliwiającą przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany (…)”.

Forma komunikacji cyfrowej z administracją publiczną ma być prostsza i bardziej przejrzysta, a co najważniejsze równoważna z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego lub osobistą wizytą w urzędzie. E-Doręczenia będą wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym. Podmioty niepubliczne również będą mogły korespondować ze sobą za pomocą e-Doręczeń w ramach usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz w ramach usług dodatkowych świadczonych przez publicznego dostawcę usługi.

Usługa e-Doręczenia ma umożliwić otrzymywanie i wysyłanie korespondencji drogą elektroniczną, bez konieczności posiadania papierowej wersji dokumentów. Adres do e-Doręczeń będzie ciągiem znaków, realizujących usługę rejestrowania doręczenia elektronicznego, umożliwiającym otrzymywanie i wysyłanie korespondencji drogą cyfrową. Adresu do e-Doręczeń nie należy mylić z e-mailem. Ponadto platforma do e-Doręczeń nie jest zintegrowana z ePUAP, dlatego też nie będzie możliwości przesyłania wiadomości pomiędzy skrzynką ePUAP a skrzynką do e-Doręczeń.

Adres do e-Doręczeń może zostać założony przez złożenie wniosku na stronach gov.pl wygenerowanych z dniem 5 października 2021 r. ewentualnie, zostanie wygenerowany automatycznie poprzez wpis lub aktualizację danych w rejestrach państwowych CEIDG lub KRS. Ostatnim sposobem na założenie skrzynki do e-Doręczeń będzie skorzystanie z usług udostępnionych przez niepublicznego dostawcę e-Doręczeń. Dwa pierwsze rozwiązania spowodują założenie skrzynki u publicznego dostawcy e-Doręczeń. Wtedy również pojawi się dostęp do aplikacji e-Doręczenia, dla podmiotów publicznych i obywateli udostępnionej na mój.gov.pl, a dla podmiotów gospodarczych na- biznes.gov.pl

Powstanie również baza adresów elektronicznych (BAE), która będzie rejestrem publicznym prowadzonym przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Jej przeznaczeniem będzie udostępnianie adresów do e-Doręczeń wszystkich dostawców działających w Polsce. Dane w ramach BAE umożliwią jednoznaczną identyfikację podmiotu będącego właścicielem danego adresu do doręczeń elektronicznych. Dostęp do bazy będą mieć jedynie posiadacze usługi e-Doręczenia.

Operatorem, który będzie zajmował się techniczną stroną e-Doręczeń, będzie do końca 2025 roku Poczta Polska. Do tego czasu doręczenia elektroniczne będą opcją dodatkową – strona postępowania będzie mogła zadecydować, czy chce korzystać z tradycyjnej formy komunikacji z organem administracji publicznej, czy też odpowiadać jej będzie nowy sposób doręczeń.

e-Doręczenia – założenia

Założeniem projektu jest, aby cała korespondencja podmiotów publicznych została zmieniona z tradycyjnej papierowej formy, na elektroniczną. Komunikację w nowej, cyfrowej postaci zainicjować będzie mogła każda ze stron, zarówno obywatel, jak i podmiot publiczny. Należy jednak mieć na uwadze fakt, że jeśli ktoś nie czuje się osobą obeznaną ze światem technologii, nadal będzie mógł skontaktować się z urzędem w sposób tradycyjny. Zostanie to umożliwione dzięki publicznej usłudze hybrydowej korespondencji.

Hybrydowa korespondencja będzie polegała na zmianie nadanego w formie elektronicznej przekazu podmiotu publicznego w postać papierową, dogodną dla odbiorcy. Przekształceniem pisma zajmować ma się dodatkowy podmiot. Wzbudza to pewne wątpliwości co do zgodności z treścią artykułu 47 Konstytucji RP, który ma zagwarantować obywatelom prawo do ochrony prawnej życia prywatnego. Zdaniem Ministerstwa Pracy, Rozwoju i Technologii:

„(…)Usługa hybrydowa gwarantuje takie samo bezpieczeństwo przekazywanych danych, jak usługa elektroniczna: zapewniona jest tajemnica korespondencji, gdyż drukowanie odbywa się w sposób w pełni automatyczny; przed wydrukowaniem wiadomości potwierdzana jest tożsamość nadawcy; generowane są dowody realizacji usługi, w których jest informacja o tym, jakie czynności wykonano, aby zrealizować doręczenie. (…)”.

Z usługi hybrydowej będą mogły skorzystać jedynie podmioty publiczne. Koszty usługi hybrydowej będą równe opłacie za wysyłkę korespondencji papierowej.

Korzyści dla posiadaczy skrzynki e-doręczeniowej:

• możliwość szybkiego odnalezienia adresu do doręczeń elektronicznych odbiorcy,
• szybka komunikacja z administracją, równoznaczna prawnie z przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
• wygodna obsługa, dostępna 24 h/ 7 za pomocą różnych narzędzi (komputer, tablet, smartfon),
• wysyłanie i odbieranie korespondencji za potwierdzeniem odbioru drogą elektroniczną dostępne przez cały czas, z dowolnego miejsca.

Obecnie Ministerstwo nie przewiduje szkoleń z zakresu wdrażania e-Doręczeń. Jeśli jednak obywatel byłby zainteresowany takowym kursem sektor prywatny wyszedł naprzeciw oczekiwaniom klientów, prowadząc szkolenia między innymi z zakresu e-Doręczeń w postępowaniu administracyjnym.

Jak to wygląda w praktyce?

Należy jednak wspomnieć, że doręczenia elektroniczne funkcjonują już w polskich sądach, choć w praktyce nie obejmują one zbyt dużej liczby spraw. Od 2016 r. w procedurze cywilnej pojawiła się możliwość doręczenia elektronicznego. Nie jest to niestety sposób korespondencji dopuszczalny w każdej sprawie.

Zgodnie z art. 131(1) § 1 Kodeksu postępowania cywilnego sąd dokonuje doręczeń za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (doręczenie elektroniczne), jeżeli adresat wniósł pismo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo dokonał wyboru wnoszenia pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego- w praktyce oznacza to, że pismo nie może zostać doręczone w formie elektronicznej, jeśli adresat zdecydował się na skorzystanie z tradycyjnej korespondencji.

Procedura sądowa wymaga bezwzględnego przestrzegania obowiązujących terminów. Jeśli strona nie dotrzyma terminu z dokonaniem określonej czynności, będzie ona zwykle uznawana za nieskuteczną lub nieważną.

W artykule 131(1) 1 § 2 KPC ustawodawca przyjął, iż w przypadku doręczenia elektronicznego pismo uznaje się za doręczone w chwili wskazanej w elektronicznym potwierdzeniu odbioru korespondencji. Doręczenie uznaje się za skuteczne po upływie 14 dni od daty umieszczenia pisma w systemie teleinformatycznym, nawet jeśli brak jest potwierdzenia odbioru. Oczywiście adresat, który dokonał wyboru wnoszenia pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, może zrezygnować z doręczenia elektronicznego w każdej chwili.

Obecnie e-Doręczenia funkcjonują tylko w ramach elektronicznego postępowania upominawczego. W praktyce dotyczy to wyłącznie spraw, które mogą być rozpatrywane  w ramach EPU przez Sąd Rejonowy Lublin- Zachód w Lublinie, VI Wydział Cywilny – tak zwany e-sąd.