1. Kontaktuj się z kontrahentem najpóźniej w pierwszym dniu wymagalności faktury, nie później niż po tygodniu zwłoki w zapłacie.
2. Rozmawiaj z decydentami w zakresie kwestii finansowych. Zapisuj oraz aktualizuj personalia
   i dane kontaktowe w systemie.
3. Wybierz optymalne godziny kontaktu biznesowego w sprawach płatności, tj. od wtorku do piątku w godzinach od 9:00 do 16:00. Nigdy w poniedziałek.
4. Bazuj na aktualnych danych finansowych, upewnij się, że wszystkie wpłaty z dnia poprzedniego zostały ujęte w twoim zestawieniu należności.
5. Notuj uzyskane informacje, informuj rozmówcę o fakcie raportowania ustaleń.
6. Podkreślaj partnerskie relacje łączące ciebie z klientem i nadzieje na rozwój współpracy pod warunkiem rzetelnych płatności na czas.
7. Bądź pewny siebie, rzeczowy, kompetentny, a jednocześnie nie wprowadzaj żargonu zawodowego utrudniającego komunikację.
8. Przypominaj wcześniejsze ustalenia i domagaj się podania przyczyn braku zapłaty.
9. Domagaj się podania konkretnego terminu zapłaty należności lub ich części. Nie daj się zbyć ogólnikami. Oczekuj dat i kwot. Kiedy i ile?
10. Nie daj się wciągnąć w nierzeczowe dysputy lub kłótnie. Bądź w temacie. W razie eskalacji emocji przerwij i odłóż rozmowę na inny termin.
11. Nie epatuj zrozumieniem dla wymówek kontrahenta, unikaj słowa „rozumiem”. Domagaj się konkretów. Słuchaj aktywnie.
12. Prezentuj stopniowo konsekwencje braku zapłaty. Nie wytaczaj dział, w sytuacji która tego nie wymaga.
13. Odwołuj się do uczciwości biznesowej i danego słowa. Podkreślaj znaczenie danych obietnic.
    Używaj terminu: „moralność płatnicza”.
14. Bądź wymagający dla rozmówcy poprzez dociekliwość, domaganie się konkretów.
15. Parafrazuj całą rozmowę upewniając się, że obie strony zrozumiały się identycznie. W razie potrzeby wysyłaj lub smsem notkę ze ustaleń.
16. Bądź systematyczny. Przyzwyczaj kontrahentów do procedury monitoringu. Będą przygotowani na kontakt z twojej strony.
17. Mierz efekty swoich działań adekwatnymi wskaźnikami płynnościowymi (DSO, DPD).
18. Opracuj listę własnych sygnałów ostrzegających o ryzyku utraty należności i stosuj je.
19. Typuj sprawy do windykacji. Nie zwlekaj z decyzją.
20. Pomyśl dodatkowo o outsourcingu monitoringu należności, jeśli nie masz wystarczających zasobów (ludzie, czas).

Oto realna i niekomfortowa sytuacja sytuacja w której może znaleźć każdy przedsiębiorca.

• Twój kontrahent Ci nie zapłacił.
  Utrudnia Ci to Twój biznes.
  Czujesz, że trzeba coś zrobić, ale nie wiesz od czego zacząć.
  Obawiasz się pogorszenia relacji z kontrahentem.
  Nie masz już ani głowy ani czasu na problemy z długami.

Rozsądnym rozwiązaniem pozostaje Ci zasięgnięcie opinii specjalisty.

Większość firm windykacyjnych jest bardzo otwarta na pomoc przedsiębiorcom w kłopotach z dłużnikami. Kiedy skontaktujesz się z windykatorem telefonicznie lub mailowo, nie wahaj się zadać następujących pytań:
1. Co możesz zrobić w tej sprawie?
2. Jakie są koszty windykacji i kto je ponosi?
3. Ile trwa windykacja?
4. Jakie są rokowania w Twojej sprawie?
5. Jaki optymalne kroki wdrożyć, w jakim czasie?
6. Jak nie zepsuć relacji biznesowych i własnej reputacji?

Po konsultacji podejmiesz  świadomą decyzję co dalej.

Pogotowie windykacyjne dla firm

Małe i średnie przedsiębiorstwa to sektor napędzający polską gospodarkę, ale jednocześnie najbardziej wrażliwy i narażony na problemy z płynnością finansową. Podejmowanie pochopnych decyzji o współpracy, brak kompleksowego spojrzenia na kwestie zarządzania należnościami, bądź kilka nieuregulowanych w terminie faktur może oznaczać poważne problemy.