Czym się różni monitoring od windykacji?

Monitoring faktur jest jednym z kluczowych działań w procesie zarządzania należnościami. Czym różni się od windykacji? Jakie rozwiązanie będzie korzystniejsze dla Waszej firmy? Zapraszamy do lektury.

Głównym zadaniem monitoringu jest prewencja, czyli zapobieganie powstawaniu zadłużeń. Przypominanie klientom o zbliżającym się terminie płatności powinno skutecznie zmotywować ich do uregulowania zobowiązań, a tym samym poprawić spływ bieżących należności od kontrahentów. Jeśli jednak to nie nastąpi, możemy odzyskać przeterminowane należności od dłużnika za pomocą windykacji polubownej, a w dalszej kolejności – sądowej.

Model komunikacji
Jeśli chodzi o monitoring, komunikacja ma miękki, uprzejmy charakter. Polega na wysyłaniu cyklicznych przypomnień o zbliżającym się terminie zapłaty w formie smsów, vmsów lub e-maili, których ton zmienia się wraz z upływem czasu. Jest to kluczowa cecha monitoringu. W przypadku windykacji mamy do czynienia z komunikacją stanowczą i rzeczową. Najpierw odbywa się zbieranie danych o majątku dłużnika, później kontakty telefoniczne, wezwania listowne, wizyty terenowe i wreszcie odbiór gotówki. W odróżnieniu od monitoringu, windykacja to bardziej zdecydowane działania nastawione na odzyskanie należności. Nieudana windykacja polubowna prowadzi do postępowania sądowego.

Charakter działań
Monitoring jest prowadzony automatycznie przez system informatyczny, dzięki czemu przedsiębiorca oszczędza cenny czas. Użytkownik sam może ustalać treść i przebieg procesu oraz definiować wszelkie parametry. Monitoring ma neutralny wpływ na relacje z kontrahentem. Natomiast windykacja jest prowadzona przez profesjonalistów: analityków, windykatorów biurowych, terenowych, prawników. Prowadzone działania są realizowane w ramach procedur opracowanych przez specjalistów.

Co z kosztami?
Monitoring jest niedrogim rozwiązaniem, a w systemie Rozważna Firma nawet darmowym dla małych firm. Wiąże się z mikropłatnościami za wysłane przypomnienia, regulowanymi z góry. Można wybrać odpowiedni abonament w zależności od rozmiaru przedsiębiorstwa: Free, Mini, Midi, Maxi lub Corporate. Każdy ma określoną liczbę wysyłanych maili i wiadomości SMS/VMS miesięcznie. W razie potrzeby istnieje również możliwość dokupienia pakietu wiadomości. W przypadku windykacji pobiera się prowizję od odzyskanych długów (płatność z dołu), jest nią obciążany dłużnik. Więcej informacji o kosztach windykacji w tym artykule.

Monitoring powinien być prowadzony regularnie przez dłuższy okres czasu, ponieważ wtedy jego efekty są najlepiej zauważalne. Windykacja jest procesem trwającym od 1 do 90 dni i daje efekt jednorazowy: odzyskujemy należności od konkretnego klienta. Dlatego zdecydowanie bardziej racjonalne są działania prewencyjne, które systematycznie regulują spływ należności w przedsiębiorstwie.