Monitoring faktur – pierwsze kroki cz. II

Zapewne pamiętacie z poprzedniej części artykułu, że monitoring faktur jest długotrwałym i pracochłonnym procesem. Dzisiaj pokażemy Wam, że można go przeprowadzić za pomocą zaledwie kilku kliknięć w platformie Rozważna Firma. W jaki sposób wprowadzić dane o kontrahencie do systemu? Ile czasu trwa cykl monitoringu faktur? Jak często powinniśmy aktualizować ich salda? Wszystkie informacje w poniższym tekście.

Platforma Rozważna Firma pozwala na przechowywanie wszystkich należności od klientów w jednym miejscu. Przedsiębiorcy korzystający z platformy mogą sprawnie zarządzać fakturami i kontrolować wpłaty od kontrahentów. Kluczową czynnością, umożliwiającą korzystanie z systemu, jest wprowadzenie danych o kliencie oraz listy faktur. Można to zrobić na trzy sposoby:

• ręcznie: najpierw wypełniamy formularz zawierający dane o kliencie, a następnie wprowadzamy listę faktur,
• importowanie danych z pliku, który wcześniej wygenerowaliśmy z programu do fakturowania: opcja szczególnie polecana w przypadku obsługi wielu klientów,
• integracja z programem księgowym: pozwala na automatyczne aktualizowanie faktur i danych klientów.

Następnym krokiem jest wprowadzenie do platformy salda należności klientów przedsiębiorstwa. Ważne jest, aby aktualizować je co najmniej raz na dwa tygodnie. To pozwoli na wysyłanie klientom przypomnień o terminie spłaty należności, za pośrednictwem SMSa, VMSa lub e-maila. Regularna i częsta aktualizacja sald jest konieczna przede wszystkim dlatego, żeby wysyłać aktualne komunikaty do kontrahentów i żeby nie  dochodziło do sytuacji, w której klient otrzymuje przypomnienie o już uregulowanej płatności. Scenariusze monitoringu i treść powiadomień są specjalnie dobrane – tak, aby taktownie i skutecznie przypominać kontrahentom o zbliżającym się terminie płatności. Warto dodać, że użytkownicy platformy mogą dopasować zakres i intensywność działań przypominawczych indywidualnie do każdego klienta.

Prowadzenie monitoringu w Rozważnej Firmie:

• wgrywamy aktualną listę należności,
• wybieramy klientów do monitowania,
• przypisujemy scenariusze: cykl monitoringu może trwać 30, 60 lub 90 dni,
• system wysyła powiadomienia w ustalonym czasie,
• aktualizujemy listę faktur (co najmniej raz na dwa tygodnie) oraz monitorujemy je cyklicznie.

Sprawne zarządzanie finansami bez wychodzenia z domu

Dzięki kompleksowemu opracowaniu danych w systemie, przedsiębiorcy mogą podejmować decyzje najbardziej korzystne dla swojej firmy. Już przy dodawaniu klienta do bazy, system powiadamia użytkowników o wystawionych na sprzedaż długach kontrahenta. Specjalny algorytm maksymalizuje skuteczność monitoringu oraz proponuje kolejne kroki w postępowaniu z klientami. Zaś stały dostęp do bieżących informacji pozwala na ciągły podgląd monitoringu oraz szybkie reakcje, np. zmianę zakresu działań przypominawczych. Warto dodać, że do korzystania z platformy Rozważna Firma potrzebny jest jedynie komputer i dostęp do Internetu.