Monitoring należności – lepiej przeciwdziałać niż windykować

Monitoring należności i windykacja to dwa osobne, ale uzupełniające się, narzędzia wspierające płynność finansową. Wykorzystuje się je osobno na różnych etapach transakcji. Monitoring pojawia się wcześniej – w momencie wystawienia faktury z odroczonym terminem płatności. Windykacja wkracza gdy zawiedzie monitoring, a kontrahent nie zapłaci w terminie. 

Głównymi zadaniami monitoringu należności jest zebranie wszystkich jeszcze nieopłaconych transakcji w jeden system i  przypominanie kontrahentom o zbliżających się terminach do zapłaty. Jeśli monitoring należności zostanie rzetelnie przeprowadzony, zgodnie z zasadami wytyczonymi przez ekspertów, windykacja w dużej części przypadków nie będzie potrzebna.

Monitoring należności – strażnik finansów i moralności płatniczej

Narzędzie monitoringu należności – zwane również monitoringiem faktur i płatności – jest dla każdego przedsiębiorcy, który udziela kredytu kupieckiego. Monitoring występuje w formie systemu informatycznego, który ogarnia wszystkie transakcje z jeszcze nieopłaconymi fakturami  i systematyczne przypominanie kontrahentom o terminie zapłaty. To także strażnik moralności płatniczej – metoda notorycznego przypominania prowadzi do zmiany zachowania i wykształcenia u partnerów biznesowych tzw. dyscypliny płatniczej. Dopiero gdy monitoring zawiedzie, sprawa powinna trafić do windykacji.

Czy to już czas na windykację?

Jeśli Twój partner biznesowy, pomimo przypomnień, nie zapłacił w wyznaczonym terminie, należy  jak najszybciej podjąć czynności windykacyjne. Nawet jeden dzień po terminie niezapłaconej faktury, to już dobry czas na działania windykacyjne polubowne. Badania pokazują, że dwie na trzy firmy czekające ponad 60 dni na płatność nie dostają całej należności, a co dziesiąta firma nie odzyskuje swoich pieniędzy w ogóle (badania BIG InfoMonitor na temat zatorów płatniczych). To dowód na to, że monitoring nie powinien trwać kolejne tygodnie po terminie zapłaty. Każda nieuregulowana faktura, o której nie przypomina usługodawca może stać się cegiełką w budowie tamy na drodze płynności finansowej.

Monitoring i windykacja to niezbędne narzędzia do prowadzenia odpowiedzialnego, ukierunkowanego na rozwój biznesu. Bez monitoringu i windykacji nie ma płynności finansowej, a bez płynności nie ma przedsiębiorstwa. Warto pamiętać, że monitoring płatności nie wpływa na relacje biznesowe, a windykacja jest krokiem ostatecznym.