3 skuteczne metody odzyskiwania należności

Z moralnością płatnicza polskich przedsiębiorców nie było i nadal nie jest dobrze. Jak wynika z ostatniej edycji raportu „Portfel należności polskich przedsiębiorstw”, aż 85% podmiotów zmaga się z nierzetelnymi kontrahentami, regulującymi długi po uzgodnionym terminie. Przeciętny czas oczekiwania firmy na pieniądze od klienta to prawie 4 miesiące, a więc niemal 120 dni zwłoki. W tym okresie firma traci szansę na inwestycje w inne, dochodowe przedsięwzięcia. Kontrahenci traktują swoich dostawców jak banki udzielające kredytu na warunkach „zero formalności, zero odsetek”. Istnieją skuteczne metody, które umożliwiają sprawne odzyskanie należności bez rujnowania relacji z kontrahentami. Przeczytaj poniższy tekst i poznaj 3, najważniejsze z nich.

Monitoring faktur

Warto działać prewencyjnie i systematycznie nadzorować płatności kontrahentów. Pozwala to zminimalizować ryzyko powstawania dużych opóźnień w płatnościach. W tym celu firmy prowadzą:

• stałą analizę stanu należności przeterminowanych,
• regularne przypominanie kontrahentom o terminach i konieczności zapłaty,
• pomiar efektów w/w działań.

Dostępne są rozwiązania umożliwiające sprawny monitoring faktur. Przykładowo System Zarządzania Należnościami Rozważna Firma daje możliwość zautomatyzowania monitoringu należności poprzez masową wysyłkę powiadomień SMS, VMS, e-mail z grzecznymi przypomnieniami o zapłacie. Pozwala on na właściwy dobór treści (tzw. temperatury) powiadomień w zależności od czasu zwłoki, od najuprzejmiejszych dla małych opóźnień, do bardziej rzeczowych, czy nawet stanowczych dla starszych należności. System operuje saldami zadłużenia, ale też pojedynczymi dokumentami sprzedaży. Prezentuje w kokpicie klienta statystyki wysyłek oraz mierzy efekty działań upominawczych.  Monitoring faktur może być prowadzony równocześnie z innymi metodami zwiększającymi skuteczności odzyskiwania należności. Jest szczególnie polecany przy odzyskiwaniu bieżących należności, przeterminowanych kasymalnie do 90 dni. Działania w ramach tej procedury są na tyle miękkie, iż nie psują relacji z kontrahentami. Dodatkową zaletą jest wielojęzyczność komunikacji, przydatna w relacjach z kontrahentami zagranicznymi. Skuteczność tej metody wynosi do nawet 99%. 

Windykacja polubowna

Jeśli dłużnik zbyt długo zalega ze spłatą faktur i nie reaguje na monity,  najlepiej przekazać sprawę firmie windykacyjnej, zajmującej się profesjonalnie odzyskiwaniem długów. Im faktura jest starsza, tym mniejsze są szanse na odzyskanie należności. Skuteczność działań windykacyjnych dla należności wymagalnych  do 120 dni od upływu terminu płatności wynosi nawet 100%, natomiast faktury, gdzie data płatności minęła ponad rok wstecz, spada drastycznie do ok. 20%

W pierwszej kolejności, rekomendowany jest tryb polubowny. Negocjacje dłużnika z firmą windykacyjną wyglądają już całkiem inaczej niż z pierwotnym wierzycielem. Zawodowi windykatorzy mają szeroką wiedzę i kompetencje z zakresu prawa, ekonomii, psychologii i języka perswazji, dzięki czemu prowadzone przez nich negocjacje z dłużnikiem są skuteczne. W trakcie windykacji ustalone zostaną przyczyny zwłoki, podpisany harmonogram spłaty zadłużenia, uzyskane informacje o prawdopodobnym majątku dłużnika. Windykacja polubowna jest jedną z najtańszych i najszybszych metod odzyskiwania należności.

Windykatorzy zazwyczaj rozliczają się z klientem na zasadach prowizji, w formie premii od sukcesu. Średnia wartość prowizji wynosi ok. 10% od odzyskanych kwot. Zgodnie z ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, kosztami windykacji można obciążyć dłużnika. Windykacja polubowna rekomendowana jest wówczas, gdy działania wierzyciela nie przynoszą efektów, dla wierzytelności starszych niż 90 dni. Dobry windykator tak prowadzi działania, aby zminimalizować negatywny efekt zerwania  relacji biznesowych. Często motywuje dłużnika wizją restytucji biznesu z wierzycielem po spłacie długu. Odzyskiwanie należności ma się odbywać „bez palenia mostów”. Windyaktor odzyska typowe długi wynikające ze sprzedaży towarów i usług ze średnim prawdopodobieństwem 75%.

Windykacja sądowa

Wystąpienie z powództwem na drogę sądową przeciwko dłużnikowi ma sens w kilku przypadkach:

• kiedy windykacja polubowna nie przynosi po miesiącu żadnych efektów,
• w sytuacji, kiedy istnieje poważna obawa, iż dłużnik ma problemy z zobowiązaniami wobec wielu wierzycieli i trzeba szybko zabezpieczyć roszczenie.

Zaniechanie windykacji sądowej może spowodować, iż  inni wierzyciele mogą nas ubiec lub  dłużnik może zbankrutować.  Istnieją również sytuacje, kiedy etap polubowny jest pomijany, np. gdy dłużnik kwestionuje zadłużenie lub wyprowadza z firmy majątek. Dużym udogodnieniem dla wierzyciela jest wybór takiej firmy windykacyjnej, która działa „pod jednym dachem” z własną kancelarią prawną. Dzięki temu wierzyciel nie musi tracić czasu na szukanie kolejnej firmy, której przekaże sprawę odzyskania należności, a etap przejścia z windykacji polubownej na sądową przebiega  niemal „w locie”. Prawnicy zostają bezpośrednio wdrożeni przez windykatorów w sprawę, mają dokładny obraz sytuacji, posiadają już nieraz uznanie długu i  przydatną informację majątkową. Przekazanie sprawy na drogę postępowania sądowego powinno odbyć się przed  upływem terminu przedawnienia. Dla umów sprzedaży to z reguły 2 lata, w przypadku umów transportu tylko rok.

Kancelaria prawa gospodarczego, wyspecjalizowana w windykacji sądowej posiada w strukturach dział egzekucji, odpowiedzialny za współpracę ze sprawdzonymi komornikami. Często też korzysta z usług własnych detektywów. Taka kumulacja kompetencji daje dużo większą szansę na spłatę niż działanie przez prawników niewyspecjalizowanych. Koszty windykacji sądowej, na które składają się koszty sądowe i ustawowe wynagrodzenie prawnika w całości obciążają dłużnika.

Metoda wyegzekwowania pieniędzy od  kontrahenta  lub już dłużnika  zależy od potrzeb i woli wierzyciela. Najlepiej skorzystać z kompleksowej usługi świadczonej przez jedną firmę, począwszy od prewencji w formie monitoringu należności, przez działania polubowne, aż po windykację sądową. Współpraca z doświadczonymi negocjatorami finansowymi długofalowo zwiększa dyscyplinę płatniczą u kontrahentów i pozwala na skuteczne odzyskanie należności ma każdym etapie.