Zakładanie firmy w kilku krokach – cz. II

W poprzedniej części artykułu pokazaliśmy Wam, jak ważną rolę przed podjęciem decyzji o rozpoczęciu działalności gospodarczej odgrywa przemyślany plan na biznes. Dzisiaj omówimy kolejne istotne sprawy: wybór formy działalności, kwestie formalności oraz finansowania firmy.

Kolejną ważną decyzją dla nowych przedsiębiorców jest wybór formy działalności gospodarczej, która będzie dla nich najkorzystniejsza. Podejmując tę decyzję, przyszli przedsiębiorcy muszą się dokładnie zastanowić, jaka forma zarządzania będzie dla nich najbardziej odpowiednia – czy chcą prowadzić firmę sami, czy ze wspólnikami, oraz w jakim stopniu chcą brać odpowiedzialność za zobowiązania przedsiębiorstwa.

Obecnie najbardziej popularną formą prowadzenia biznesu w Polsce jest jednoosobowa działalność gospodarcza. Nie wymaga posiadania kapitału początkowego. Do jej założenia potrzebne jest jedynie złożenie wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej. Formularz CEIDG-1 stanowi równocześnie wniosek o wpis do rejestru REGON, zgłoszenie do urzędu skarbowego w sprawie numeru NIP oraz oświadczenie o wyborze formy opodatkowania. Jest to darmowe.

W dalszej kolejności właściciele firm muszą zgłosić się do ubezpieczenia w ZUSie. Nowi przedsiębiorcy mogą liczyć na korzystne kwoty składek na ubezpieczenie przez pierwsze dwa lata funkcjonowania firmy.

Do niewątpliwych plusów jednoosobowej działalności gospodarczej należą:

• niskie koszty założenia i prowadzenia firmy,
• proste formy prowadzenia księgowości,
• duży wybór form opodatkowania.

Jednak trzeba zdawać sobie sprawę z tego, iż w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej to na właścicielu firmy spoczywa cała odpowiedzialność za biznes. Odpowiada on za wszelkie sprawy firmy, w tym jej zobowiązania i należności.

Osoby planujące prowadzić działalność na większą skalę mają do wyboru jedną z kilku rodzajów spółek. Są to:

1. Spółki osobowe: spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne. Muszą być tworzone przez co najmniej dwóch wspólników, którzy osobiście prowadzą sprawy spółki i reprezentują ją na zewnątrz. Warto wiedzieć, że wspólnicy odpowiadają za zobowiązania tego typu firmy majątkiem osobistym.

Szczegółowe regulacje na temat spółek osobowych określa Kodeks Cywilny.

2. Spółki kapitałowe: spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne. Mogą być założone przez co najmniej jednego wspólnika. Sprawy spółki prowadzą specjalnie powołane organy, takie jak zarząd czy rada nadzorcza. Wspólnicy odpowiadają za sprawy spółki jej majątkiem.

Przepisy dotyczące tej formy działalności zawiera kodeks spółek handlowych.

Finansowanie firmy
Mimo że założenie firmy nie wiąże się z dużymi opłatami administracyjnymi, w zależności od rodzaju działalności przedsiębiorcy mogą potrzebować na start nawet kilkaset tysięcy czy kilka milionów złotych. Tak jest np. w przypadku zakładania firmy produkcyjnej – jest to spowodowane koniecznością stworzenia odpowiedniego zaplecza przemysłowego, zakupu specjalistycznych maszyn. W komfortowej sytuacji znajdują się ci przedsiębiorcy, którzy mają odpowiednią sumę pieniędzy z własnych źródeł. Jednak wielu właścicieli firm musi wziąć kredyt. Uzyskanie go jest stosunkowo łatwe, ale należy pamiętać, że decyzja o kredycie będzie miała wpływ na funkcjonowanie firmy przez najbliższe klika, a nawet kilkadziesiąt lat. Dlatego trzeba ją podjąć wyjątkowo rozsądnie. Przed wyborem kredytu należy:

• zastanowić się, jaka kwota będzie optymalna. Biorąc wysoki kredyt co prawda będziemy mieli więcej pieniędzy do rozdysponowania, jednak wiąże się to z większym zadłużeniem, które trzeba będzie spłacić,
• sprawdzić oferty kilku wiarygodnych banków,
• porównać tzw. całkowity koszt kredytu – obejmuje on oprocentowanie, prowizję, ubezpieczenie oraz dodatkowe opłaty.

Przedsiębiorcy powinni pamiętać także, aby dokładnie przeczytać umowę kredytową. Postawienie podpisu na takim dokumencie będzie miało długotrwałe skutki dla firmy.

Ochrona od samego początku
Wiele małych i średnich firm nie otrzymuje zapłat za swoje faktury w terminie. To sprawia, że sami zaczynają mieć problemy z zachowaniem płynności finansowej. Dlatego przedsiębiorcy powinni wprowadzić procedury zabezpieczające transakcje handlowe oraz wspomagające otrzymywanie należnych pieniędzy w terminie. Do najważniejszych i najbardziej skutecznych zalicza się:

• weryfikację potencjalnego kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy. Jest to możliwe np. dzięki raportowi z wywiadowni gospodarczej, wypisowi z rejestru handlowego oraz sprawdzeniu giełd dłużników. Pomocne okazują się gotowe narzędzia oraz systemy informatyczne, które umożliwiają ich użytkownikom sprawdzenie potrzebnych danych w sposób automatyczny;
• wprowadzenie monitoringu faktur – korzystanie z automatycznego narzędzia do monitoringu faktur pozwala przyspieszyć spłaty od klientów oraz zaoszczędzić cenny czas przedsiębiorcy. Warto pamiętać, że niektóre tego typu narzędzia są darmowe i łatwe w obsłudze;
• ustalenie i przestrzeganie reguł kredytu kupieckiego – jest to szczególnie ważne w przypadku firm produkcyjnych, stosujących odroczony termin płatności. Najważniejsze kwestie do określenia to limity kwotowe oraz maksymalne terminy płatności. Przedsiębiorcy powinni też ustalić strategię działania w sytuacji, gdy klienci nie wywiązują się ze zobowiązań oraz procedury dotyczące zarządzania należnościami. W przypadku, gdy kontrahenci okażą się nieuczciwi, warto skorzystać ze skutecznych metod odzyskiwania należności, takich jak windykacja. Najlepiej, gdy jest ona prowadzona przez doświadczoną firmę, posiadającą także własną kancelarię prawną. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą liczyć na kompleksową ochronę swoich wierzytelności.

W artykule poruszyliśmy kilka istotnych kwestii dotyczących założenia własnej firmy. Na początkujących przedsiębiorcach spoczywają także inne obowiązki i związane z nimi koszty. Są to np.: założenie rachunku bankowego, wynajem lokalu, w którym będzie prowadzona działalność, wybór biura księgowego czy zatrudnienie pracowników. Podejmując tego typu decyzje należy zawsze kierować się rozwagą. Przedsiębiorcy powinni nie tylko zwracać uwagę na koszty początkowe, ale także pamiętać o kosztach przyszłych, takich jak opłaty za czynsz czy miesięczne prowadzenie księgowości, gdyż będą one miały bezpośredni wpływ na kondycję finansową firmy oraz jej funkcjonowanie w kolejnych latach. Zakładając firmę warto też od samego początku wprowadzić procedury oraz narzędzia pomagające zachować płynność finansową firmy.