Jak wybrać pełnomocnika procesowego do systemowego dochodzenia roszczeń?

Chybiony wybór kancelarii i prawnika może dla firmy skutkować dotkliwymi konsekwencjami: nadmiernymi kosztami postępowania, jego długotrwałością, a w skrajnych sytuacjach oddaleniem powództwa.

„Po to zatrudniamy mądrych ludzi, aby mówili nam, co i jak mamy robić”

Steve Jobs

---

Windykacja sądowa to obszar specjalizacji licznych kancelarii prawnych. Aby była prowadzona sprawnie i skutecznie wymaga znacznej wiedzy i doświadczenia pełnomocnika procesowego zajmującego się tego rodzaju sprawami. Pomimo znacznej konkurencji wśród prawników, nie tylko radców prawnych i adwokatów, ale także absolwentów kierunków prawniczych wyższych uczelni, coraz trudniej pozyskać pomoc profesjonalistów w zakresie windykacji.

Niemal każda średnia i większa kancelaria prawna specjalizuje się w określonej dziedzinie prawa. Specjaliści od spraw karnych, prawa pracy lub prawa zamówień publicznych, niekoniecznie muszą być specjalistami w dochodzeniu roszczeń finansowych, wynikających ze stosunków gospodarczych.

Przed zatrudnieniem prawnika lub kancelarii warto uzyskać przekonanie, iż dokonujemy właściwego wyboru. Zadajmy pytania, które dadzą nam właściwy ogląd sytuacji i upewnią nas w dokonanej decyzji lub skłonią do zmiany.

Czy jest Pan(i) adwokatem lub radcą prawnym?

Odpowiedź upewni nas, że rozmawiamy z profesjonalistą. Zweryfikować, czy dany prawnik posiada uprawnienia możemy w internetowej wyszukiwarce każdej Okręgowej Izby Radców Prawnych lub Okręgowej Rady Adwokackiej. Profesjonalni pełnomocnicy procesowi, oprócz szerokiej wiedzy zdobytej w czasie aplikacji, posiadają coś bardzo ważnego z punktu widzenia klienta – obowiązkowe ubezpieczenie, a często dobrowolne dodatkowe doubezpieczenie OC. W razie „błędu w sztuce” będziemy mogli skorzystać z polisy ubezpieczeniowej naszego prawnika.

Jakie ma Pan(i) doświadczenie w tego typu sprawach?

Kancelaria i jej prawnicy staje się specjalistą od wierzytelności po przeprocesowaniu co najmniej kilkuset zróżnicowanych merytorycznie, proceduralnie i geograficznie spraw. Reprezentacja w postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych także nie jest bez znaczenia. Warto też mieć na uwadze fakt, iż współpraca z kancelarią zatrudniającą wielu prawników zwalnia klienta z obowiązku myślenia o urlopach, chorobach tego jedynego, obsługującego firmę, prawnika.

Jakie dokumenty winieniem dostarczyć w mojej sprawie i w jakiej formie?

Kancelaria poprosi zawsze o dokumenty wskazujące na istnienie wierzytelności. Zazwyczaj będą to umowy, porozumienia, ugody, weksel, faktury i dowody wydania towaru lub realizacji usługi. Dla usprawnienia komunikacji wykorzystywana jest droga elektroniczna i dostępne narzędzia np. Dropbox.

Po wstępnej analizie sprawy, jeśli będą występowały braki, kancelaria wskaże, jakie dokumenty będą jeszcze niezbędne, a jakie przydatne. Pełnomocnik będący adwokatem lub radcą prawnym we własnym zakresie sporządzi uwierzytelnioną kopię oryginałów dokumentów, co zwalnia Cię z konieczności ponoszenia kosztów notariusza lub przekazywania oryginałów do sądu (Twój księgowy będzie szczęśliwy). Prawnik niebędący radcą prawnym lub adwokatem nie jest uprawniony do uwierzytelnienia dokumentów.

Kiedy moje roszczenie się przedawnia?

Przedawnienie wierzytelności to zarzut przysługujący dłużnikowi powodujący, iż po upływie określonego czasu zwolniony jest z obowiązku zapłaty. Jeśli prowadzisz firmę transportową – licz się z tym, że po około roku Twój dłużnik może być zwolniony z obowiązku zapłaty. Sprzedajesz towary, pamiętaj masz tylko 2 lata na wszczęcie postępowania. Wykonujesz usługi – jeśli będą uznane za dzieło- masz 2 lata, ale od terminu oddania dzieła.

Czasami, zwłaszcza w obrocie międzynarodowym, udzielenie prostej odpowiedzi na pytanie o termin przedawnienia dla konkretnego roszczenia nie jest możliwe. Dopytaj specjalisty o swoją sytuację prawną. Jeśli dług jest przedawniony, wysłuchaj czy i co można w tej sytuacji zrobić. Beznadziejne sytuacje czasami znajdują swoje proste rozwiązania.

Czy w Pana(i) opinii, skierowanie pozwu do sądu w tej sprawie jest zasadne i uzasadnione ekonomicznie?

No właśnie. Czasami własne przekonanie o racji w danym sporze nie znajduje odzwierciedlenia w rzeczywistości. Są sprawy, które nie są jednoznaczne. Należy pamiętać, że właściwie każde twierdzenie powinno być w sądzie udowodnione. Czasami o niepowodzeniu decydują niekorzystne dla nas zapisy umowne, a ściślej okoliczności jeszcze sprzed zawarcia umowy. Kancelaria powinna rzetelnie uprzedzić o tym fakcie, jeśli będzie on zauważalny, a czasami wręcz doradzi inną niż pozew ścieżkę postępowania, np. podjęcie mediacji. Zdarzy się również, iż stwierdzi brak ekonomicznego uzasadnienia dla prowadzenia danej sprawy, np. z uwagi na przewidywane wysokie koszty oraz niską szansę na odzyskanie długu, z powodu bankructwa (w sensie faktycznym) dłużnika.

Czy będę informowany o krokach, które będą podejmowane przez Pana(ią)?

Kancelaria powinna udzielić informacji o prowadzonej sprawie, jej przebiegu i stanie. Nowoczesna kancelaria prawno-windykacyjna posiada system informatyczny pozwalający na Twój wgląd w sprawę w trybie on-line 24/7/365, oczywiście po bezpiecznym zalogowaniu do panelu klienta.

Dodatkowo stosowany jest okresowy mailing z raportami z przebiegu sprawy (zazwyczaj, co 30 dni). Raport winien zawierać, co najmniej: sygnaturę sądową sprawy, numer sprawy w systemie, datę przyjęcia, kwotę roszczenia, informację o podjętych czynnościach i ich efektach, daty i kwoty spłat, załączone kopie kluczowych dokumentów. Masz prawo wiedzieć, co się dzieje w Twojej sprawie. Jeśli nie masz takich informacji, Twoja kancelaria Cię unika, nie odbiera telefonów, nie reaguje na maile z pytaniami, czas coś z tym zrobić.

Jaki jest najbardziej prawdopodobny scenariusz mojej sprawy?

Pomimo iż wyglądają na pozór podobnie, każda sprawa o zapłatę jest inna. Kancelaria opisze typowy przebieg sprawy podobnej do Twojej – ale wiele w jej przebiegu zależy od dłużnika, a jeszcze chwilę temu Twojego kontrahenta. Rzetelna kancelaria nie będzie określała w procentach prawdopodobieństwa wygranej, z uwagi na zbyt dużą ilość zmiennych. Profesjonaliści nie zajmują się „wróżbiarstwem”. Natomiast na pewno powinieneś wymagać, aby Twoje każde pytanie nie pozostało bez zrozumiałej dla Ciebie odpowiedzi. Wybierasz kancelarię nie po to, aby słuchać obietnic, ale wyjaśnień w zrozumiałym dla Ciebie języku.

Jakie są mocne strony i słabe strony naszego  powództwa?

Kancelaria, po analizie prawnej, wskaże konkretne szanse i ryzyka w sprawie. Nawet jeżeli uznasz, że Twoja sytuacja nie rokuje na powodzenie sprawy, zyskasz informację i wiedzę, co powinieneś poprawić w relacjach z kontrahentami. Może warto skorzystać z obsługi prawnej, aby świadomie i należycie zabezpieczać kontrakty?

Jak Pana(i) kancelaria może mi pomóc, aby skutecznie wyegzekwować dług?

Kancelaria specjalizująca się w dochodzeniu roszczeń posiada wyspecjalizowany dział wsparcia egzekucji komorniczej. Jego głównym zadaniem jest weryfikacja adresów dłużnika oraz jego majątku. Czyni to najczęściej we współpracy z licencjonowanymi detektywami. Ponadto dobra  i regularna współpraca takiej kancelarii z wybranymi, sprawdzonymi w praktyce komornikami jest czynnikiem, który zwiększa skuteczność egzekucji (szansę na sukces wierzyciela). Komornicy cenią sobie kancelarie, które już na etapie sporządzenia wniosku egzekucyjnego potrafią wskazać składniki majątku. Ułatwia im pracę również sprawna komunikacja z pracownikami kancelarii. Wiedzą, że mają po drugiej stronie sojuszników w osiągnięciu celu, jakim jest odzyskanie długu.

Jakie będą sumaryczne koszty procesu w pierwszej instancji?

Kancelaria zaprezentuje koszty procesu ponoszone w typowej sprawie. Powinna także wskazać sytuacje, w których wystąpią dodatkowe koszty, jak też ich przybliżoną wysokość, np. koszty opinii biegłego w sprawie. Wynagrodzenie pełnomocnika powinno być jasno i precyzyjnie określone, najlepiej na piśmie.

Jakie jest Pana honorarium, kiedy jest płatne?

Zwyczajowo, honorarium pełnomocnika stanowi przynajmniej minimalne koszty zastępstwa procesowego wskazane w odpowiednim rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości. Od października 2016 zostały ono znacząco obniżone. Z uwagi na fakt, iż pełnomocnik otrzymuje wynagrodzenie za pracę, koszty te płatne są najczęściej z góry przed wniesieniem pozwu. Warto zmotywować dodatkowo kancelarię ekstra-premią od sukcesu (prowizją od odzyskanych kwot). Negocjując wynagrodzenie prawnika, należy mieć na uwadze, że bez narażania się na odpowiedzialność dyscyplinarną, nie może on pobrać wynagrodzenia niższego niż minimalne, podobnie jak nie może pracować tylko w modelu „premia za sukces”. W przypadku stałej współpracy z kancelarią firma może w zamian za miesięczny ryczałt, zwolnić się z części lub całości kosztów zastępstwa procesowego. Jeśli masz stałe, powtarzalne sprawy, w których kontrahenci Ci nie płacą, wybierz kancelarię, która w każdej chwili będzie gotowa reprezentować Cię w celu odzyskania Twoich pieniędzy.

Jakie koszty zostaną mi zwrócone i przez kogo?

Regułą jest zasądzenie poniesionych przez Ciebie kosztów od przegrywającego sprawę – czyli dłużnika. W sytuacji, w której masz rację (wygrałeś sprawę), a dłużnik jest wypłacalny, odzyskasz wszystkie koszty, łącznie z honorarium prawnika.

Czy będę musiał się osobiście angażować w sprawę?

Dobra wiadomość – tylko w celu wyjaśnienia sprawy prawnikowi z reprezentującej Cię kancelarii. Po to ustanawiasz pełnomocnika, aby podejmował za Ciebie wszystkie czynności. Jednak, jeśli masz ochotę stawić się na rozprawie, pełnomocnik poinformuje Cię o dacie i miejscu rozprawy.

Pamiętaj: Twoja wizyta może być konieczna w sądzie wówczas, kiedy będzie prowadzony dowód z przesłuchania stron.

Podsumujmy:

Jesteś klientem-masz wybór. Jak się pewnie domyślasz, cena nie jest jedynym kryterium oceny i wyboru pełnomocnika. Tak jak w każdym biznesie, za niską ceną zazwyczaj idzie adekwatna do niej jakość usług rozumiana, jako zaangażowanie i nakłady na obsługę Twoich spraw.

Z drugiej strony nie warto przepłacać, jeśli nie ma takiej potrzeby. Ważne, abyś czuł, że Twoje sprawy znajdują się we właściwych rękach. Mam nadzieję, że pomogłem naświetlić Ci sprawę.