Nie spróbujesz dogadać się polubownie – nie wygrasz sprawy w sądzie!

W dniu 1 stycznia 2016 roku weszły w życie zmiany przepisów postępowania cywilnego dotyczące polubownych metod rozwiązywania sporów. Czy są one istotne? Jak wpłyną na dochodzenie roszczeń przed sądami? Co nowego nas czeka?

Bardzo istotną zmianę stanowi dodanie artykułu 187 § 1 pkt 3 k.p.c., który wskazuje kolejny obligatoryjny wymóg formalny pozwu tj. informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia.

Celem ustawodawcy jest rozszerzenie i upowszechnienie polubownych metod rozwiązywania sporów, zwłaszcza między przedsiębiorcami, gdyż wspólnie wypracowane porozumienie, bez stosowania przymusu państwa, sprzyja dobrowolnemu spełnieniu świadczenia przez dłużnika, a zatem jest tańsze, szybsze i przynosi satysfakcję z osiągniętego kompromisu.

Przepis ten ma duże znaczenie dla praktyki dochodzenia roszczeń, ponieważ niezachowanie wymogów formalnych pozwu skutkuje wezwaniem przez sąd do usunięcia braków formalnych pod rygorem zwrotu pozwu. Optymistycznie zakładając, że wierzyciel może te braki uzupełnić, spowoduje to, że procedura odzyskiwania należności i tak ulegnie wydłużeniu. A jak wiadomo, czas w przypadku dochodzenia wierzytelności odgrywa kluczową rolę. Nieuzupełnienie braków skutkuje zwrotem pozwu, co może mieć poważne konsekwencje dla wierzyciela. Zwrot pisma procesowego powoduje, że nie występują skutki, jakie ustawa wiąże z wniesieniem danego pisma do sądu. Najważniejszym efektem skutecznego wniesienia pozwu jest bowiem przerwanie biegu przedawnienia, co ma istotne znaczenie w sporach między przedsiębiorcami, gdyż terminy przedawnienia w stosunkach między nimi są stosunkowo krótkie. W najbardziej drastycznym przypadku zwrot pozwu może skutkować przedawnieniem roszczenia i tym samym praktycznym uniemożliwieniem skutecznego jego dochodzenia przez wierzyciela.

Aby się przed tym zabezpieczyć należy działać niezwykle rozważnie i zwrócić szczególną uwagę na spełnienie wszystkich wymogów formalnych pozwu, w tym także zawrzeć precyzyjną informację o podjętych próbach polubownego rozstrzygnięcia sporu, bądź informację o przyczynach ich niepodjęcia. Przyczyny te nie mogą być błahe, w oczywisty sposób zmierzające tylko do spełnienia warunku formalnego, a nie mające w rzeczywistości na celu polubownego załatwienia sprawy. Sędzia, który to dostrzeżenie na pewno wezwie do usunięcia braków. Jakie są zatem możliwości? Przynajmniej trzy.

1. Samodzielne próby polubownego porozumienia się z dłużnikiem. W mojej ocenie nie wystarczy tutaj samo wysłanie wezwania do zapłaty. Jednak podjęcie dodatkowych działań wymaga zaangażowania czasu i środków, które normalnie byłyby przeznaczone prowadzenie biznesu. Nie ma także pewności, czy uda się osiągnąć porozumienie. W przypadku jego braku, zaangażowane środki i czas będą po prostu stracone. Dodatkowo należy pamiętać o solidnym udokumentowaniu podejmowanych czynności, ustaleń oraz reakcji lub braku reakcji ze strony dłużnika. Wszak może on twierdzić, iż prób zawarcia ugody nie było.
2. Mediacja. Jest to alternatywa, do której zachęcają sądy, chociażby ze względu na organizacyjne powiązanie mediacji z systemem sądownictwa. Trzeba jednak pamiętać, że na mediację muszą wyrazić zgodę obie strony i zgoda ta może być na każdym jej etapie cofnięta, co poskutkuje przedłużeniem postępowania, odwleczeniem momentu zapłaty i da dłużnikowi chociażby możliwość pozbycia w tym czasie majątku zdatnego do egzekucji, czego udaremnienia wierzyciel będzie mógł dochodzić przed sądem, ale pochłonie to kolejne środki i czas.
3. Zlecenie windykacji polubownej firmie zajmującej się odzyskiwaniem należności. Taka firma specjalizuje się w dochodzeniu roszczeń swoich klientów na drodze polubownej. Jest to głównym przedmiotem jej działalności, co gwarantuje odpowiedni profesjonalizm działań. Dysponuje też odpowiednimi środkami, mającymi na celu ustalenie możliwości dochodzenia spełnienia świadczenia od dłużnika, jego majątku, czasem też nieznanego wcześniej miejsca pobytu. Ponadto koszty poniesione na opłacenie działań takiej firmy również są należne wierzycielowi od dłużnika i można ich dochodzić przed sądem, jako wydatków poniesionych przez racjonalnie działającego przedsiębiorcę, który chce odzyskać swoją należność. Dobry windykator zaopatrzy wierzyciela w pisemny raport, opisujący zakres podjętych czynności (telefony, monity, wezwania pisemne, próby zawarcia ugody na piśmie), ich terminy, opisze postawę dłużnika. Taki dokument z pewnością spełni w 100 % wymogi ustawowe.

Wybierając firmę windykacyjną należy sprawdzić, czy posiada ona aktualną rekomendację Polskiego Związku Windykacji, dysponuje zasobami do odpowiedniego udokumentowania przebiegu prowadzonych spraw i udostępniania raportów z windykacji w trybie on-line. Wybór takiej firmy gwarantuje, że nie tylko spełnimy formalny obowiązek, ciążący na wierzycielu przed złożeniem pozwu, ale daje duże prawdopodobieństwo faktycznego odzyskania straconych pieniędzy bez utraty relacji handlowych.

Bartłomiej Szeląg, prawnik – Kancelaria Radców Prawnych EULEO