Zarządzanie wierzytelnościami a windykacja terenowa

W Polsce coraz więcej przedsiębiorstw chce zabezpieczyć swoje finanse zanim zacznie współpracę z innymi podmiotami. Jest to całkowicie zrozumiałe, ponieważ chyba każdy CEO ma na względzie dobro finansowe swojej firmy i chce uniknąć nieprzyjemności związanych z egzekucją i odzyskiwaniem długów. Aby temu zapobiec przedsiębiorcy coraz częściej chcą zabezpieczyć swoje finanse przed podpisaniem kontraktu z inną firmą – proces ten nazywany jest zarządzaniem wierzytelnościami. W Polsce nadal wielu ludzi myli zarządzanie wierzytelnościami z windykacją, jest to błąd ponieważ nie są to pojęcia tożsame. W tekście przedstawię różnice między windykacją, a zarządzaniem wierzytelnościami oraz rolę tej pierwszej w tym procesie.

Zarządzanie wierzytelnościami – co to jest?

Wyobraź sobie, że jesteś dyrektorem wielkiego przedsiębiorstwa i właśnie stoisz przed szansą podpisania największego kontraktu twojej karierze. Zależy ci jednak na tym, aby współpraca z nowym kontrahentem przebiegała bez zakłóceń i trwała latami, w tej sytuacji przede wszystkim musisz sprawdzić czy firma, z którą chcesz nawiązać współpracę jest wypłacalna i można jej zaufać. Na tym polega właśnie zarządzanie wierzytelnościami – wielu przedsiębiorców chce podjąć działania prewencyjne, aby uniknąć potem długich sporów sądowych i żmudnego procesu odzyskiwania należności.

Zasadniczo proces zarządzania wierzytelnościami podzielić można na 4 etapy, są to:

1. Analiza potencjalnego klienta – na tym etapie można sprawdzić płynność finansową przyszłego kontrahenta, sprawdzić czy jest wypłacalny, czy nie widnieje w Krajowym Rejestrze Dłużników oraz zweryfikować jego sprawozdania finansowe.
2. Monitoring płatności – to kolejne działanie prewencyjne, które można zlecić różnym firmom outsourcingowym. Na tym etapie firma wysyła do kontrahenta przypomnienia o płatnościach (Telefon, mail, SMS) i pilnuje, aby wszelkie należności płacone były w terminie.
3. Windykacja polubowna – występuje kiedy już pojawiają się długi i opóźnienie w spłacie należności. Windykacja polubowna – jak sama nazwa wskazuje – ma jednak na celu dojście do porozumienia między stronami poza salą sądową. Działanie te zlecane są najczęściej profesjonalnym firmom windykacyjnym.
4. Windykacja sądowa – jest to etap, kiedy zawiodą wszelkie inne środki. Windykacja sądowa jest jednak niekorzystna dla obu stron, ponieważ strona pozwana traci wiarygodność i perspektywy współpracy, natomiast strona pozywająca może czekać na odzyskanie długów latami.

Wyżej opisane działania zleca się firmom windykacyjnym, które prócz nakłonienia do uregulowania należności mogą przeprowadzić wywiad gospodarczy i przeanalizować kondycję finansową potencjalnego kontrahenta. To właśnie odróżnia windykację od zarządzania wierzytelnościami. Działania windykacyjne mają miejsce, kiedy powstają długi, natomiast zarządzenie wierzytelnościami to cały proces, w którego skład oprócz działań windykacyjnych wchodzi wcześniejsza analiza finansowa konkretnej firmy i zapobieganie, aby do działań windykacyjnych doszło.

Zarządzanie wierzytelnościami – więcej tutaj.

Windykacja terenowa – specyfika

Na samym wstępie należy obalić pewien mit – windykator nie jest komornikiem! Uprawnienia windykatora są zgoła inne niż uprawnienia komornika sądowego. Celem windykatora jest przede wszystkim polubowne dojście do porozumienia między stronami, egzekucja komornicza odbywa się natomiast decyzją sądu, już po działaniach windykacyjnych.

Zawód windykatora terenowego jest zawodem bardzo specyficznym, a od windykatorów wymagane są szczególne kompetencje. Kiedy rozmowy telefoniczne czy maile zawiodą rolą windykatora terenowego jest osobiste nakłonienie dłużnika do spłaty długów. Windykator może złożyć dłużnikowi wizytę w miejscu jego zamieszkania bądź w pracy i musi poinformować o ewentualnych konsekwencjach niespłacenia należności. Windykator terenowy składający wizytę dłużnikowi musi być przede wszystkim konsekwentny i odporny na stres.

Znaczenie windykacji terenowej w zarządzaniu wierzytelnościami

Przedsiębiorstwo może zlecić profesjonalnej firmie windykacyjnej przeprowadzenie całego procesu zarządzania wierzytelnościami. Coraz więcej firm windykacyjnych nie zajmuje się tylko odzyskiwaniem długów, ale także wywiadem gospodarczym.

Windykator terenowy może dokonać wywiadu gospodarczego, czyli pierwszego etapu procesu zarządzania wierzytelnościami (analiza klienta). Dokonując wywiadu gospodarczego, a następnie sporządzając raport windykator ustala m.in.: w jakich spółkach kapitałowych, stowarzyszeniach czy fundacjach występuje lub występował kontrahent, wartość majątku ruchomego i nieruchomego kontrahenta, jego sprawozdania finansowe, obecność w KRD.

Po podjęciu działań prewencyjnych, kiedy jednak kontrahent zalega z płatnościami następują wyżej opisane działania windykacyjne, które wpisują się w proces zarządzania wierzytelnościami. Zazwyczaj na samym początku windykator kontaktuje się z dłużnikiem drogą telefoniczną, natomiast jeśli ta forma kontaktu nie odnosi rezultatu wówczas windykator terenowy spotyka się z dłużnikiem osobiście.

Podsumowują – rola i znaczenie windykacji terenowej w branży zarządzania wierzytelnościami jest ogromna, ponieważ windykatorzy terenowi nie tylko przeprowadzają działania już na etapie powstawania długów, ale także dokonują działań mających na celu zapobieżenie, by w momencie współpracy między dwoma przedsiębiorstwami dług powstał.