Zarządzanie należnościami – kredyty zaufania i inne wielkie błędy małych przedsiębiorców

Przedsiębiorca ma do dyspozycji duży wybór narzędzi, które poprawiają płynność finansową, a na dalszym etapie zwiększają konkurencyjność na rynku. Problem w tym, że od lat obserwujemy niski poziom zarządzania finansami i kredytami kupieckimi wśród przedsiębiorstw z segmentu MŚP. Prewencyjne działania, zmniejszające ryzyko zawierania nietrafionych transakcji, stosuje tylko znikoma część przedsiębiorców. Dalsze etapy współpracy – po podpisaniu kontraktu – też nie są pod należytą kontrolą firm. A przecież od zarządzania finansami zależy „być albo nie być” przedsiębiorstwa. 

Kluczowym  symptomem złego zarządzania należnościami – od którego zaczynają się zatory płatnicze – są nieopłacone faktury. Problem jest powszechny i obecny od lat. Powodów niepłacenia w terminie może być wiele: kiepska sytuacja finansowa, a nawet bankructwo kontrahenta, zła wola, wady umowy, spór o jakość albo po prostu roztargnienie odbiorcy. Przy odpowiednim systemie zarządzania należnościami, można wyraźnie zminimalizować ryzyko wystąpienia każdego z tych problemów, które nieuchronnie prowadzą do powstania toksycznej należności.

Zarządzanie należnościami – zbiór narzędzi

Warto pamiętać, że do każdego etapu transakcji przyporządkowane jest odpowiednie narzędzie kontroli, które wspiera interesy przedsiębiorcy: przed podpisaniem umowy narzędziem wspierającym jest – wywiad gospodarczy, po wystawieniu faktury – monitoring należności, po braku płatności w terminie – windykacja, najpierw polubowna, potem sądowa.

Weryfikuj przyszłych i obecnych kontrahentów

W biznesie obowiązuje zasada ograniczonego zaufania – niestety tylko w teorii. Mikro i mali przedsiębiorcy bardzo rzadko sprawdzają swoich kontrahentów. Jak wynika z badania Biznesowy savoir-vivre (z grudnia 2017 r.): „Tylko 12 proc. przedsiębiorców sprawdza wszystkich partnerów biznesowych, a co trzeci prześwietla tylko nowych klientów, uznając, że taki, który już raz zapłacił, na pewno ureguluje też kolejne faktury”.  Dla bezpieczeństwa finansowego przedsiębiorcy powinni stosować się do rady ekspertów: lustrować każdy podmiot, z którym współpracują lub planują rozpocząć współpracę. Nie ma pewności czy partner – do tej pory wiarygodny – nie stał się ofiarą „zatorów płatniczych”. Informacji można szukać wewnątrz firmy kontrahenta np. w dziale handlowym, finansowym, wśród pracowników innych działów lub na zewnątrz m.in. w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), publikacjach prasowych, Internecie lub bezpośrednio u konkurencji. Bardziej szczegółową weryfikację przedsiębiorca może zlecić wyspecjalizowanej firmie albo wywiadowni gospodarczej. Przed podpisaniem umowy, warto uzyskać od niej raport  na temat klienta, który uchroni przed przyszłym bankrutem lub nieuczciwym kontrahentem.

Kredyt kupiecki, ale pod kontrolą

W wielu branżach przyjęła się praktyka, że dostawca właściwie obdarowuje swojego kontrahenta bezprocentowym kredytem, którego termin spłaty jest przeciągany na kolejne dni i tygodnie, aż do frustracji sprzedawcy. Mechanika jest powtarzana do znudzenia – najpierw klienci wymuszają długie terminy płatności, a potem zwlekają z zapłatą.

Powszechność kredytu kupieckiego w MŚP wynika z potrzeby odbiorców – im też nie płacą w terminie oraz z presji wywieranej na dostawców, którzy w ten sposób starają się być bardziej konkurencyjni. Należy pamiętać, że w momencie gdy kredyt kupiecki zostanie udzielony, zarządzanie należnościami sprowadza się do kontroli terminu zapłaty – i wtedy w grę wchodzi monitoring należności.

 Platforma Monitoringu Należności ROZWAŻNA FIRMA – wszystkie płatności pod kontrolą

Rozważna Firma to e-narzędzie w formie oprogramowania SaaS (software as a service), powstałe z myślą o przedsiębiorcy, który wystawia wiele faktur i nie może o wszystkich pamiętać. Zadaniem systemu jest informowanie podmiotów o zbliżających się płatnościach. Umożliwia on także kompleksowe spojrzenie na finanse firmy oraz pomaga w podejmowaniu skutecznych decyzji związanych z zarządzaniem należnościami. Gdy monitoring nie wywrze wpływu na kontrahenta, sprawa powinna trafić do windykacji.

Windykacja – wspiera moralność płatniczą

Gdy faktura nie zostanie opłacona w terminie, wierzyciel powinien rozpocząć windykację polubowną we współpracy z firmą zarządzającą wierzytelnościami. Jak pokazuje doświadczenie ekspertów, gdy w grę między dostawcę i odbiorcę wchodzi strona trzecia, „moralność płatnicza” cudownie wzrasta. „Blisko 70% prowadzonych przez nas spraw kończy się sukcesem na etapie polubownym” – mówi Piotr Kaźmierczak, Członek Zarządu EULEO.

Zarządzanie należnościami – outsourcing

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od wielkości, może – dla swojego komfortu –  skorzystać z usług zewnętrznej firmy, specjalizującej się w zarządzaniu należnościami. Współpraca może być krótko- lub długoterminowa i obejmować usługi: wywiad gospodarczy, monitorowanie należności, windykację polubowną, sądową, obsługę prawną

Zarządzanie należnościami to fundamentalny element prowadzenia działalności gospodarczej. Dziwi więc fakt, że przedsiębiorcy traktują zarządzanie w sposób nieprzemyślany i pobieżny oraz nie szukają pomocy wśród profesjonalnych firm.