Jak skutecznie zarządzać wierzytelnościami – cz. I

Samodzielne zarządzanie wierzytelnościami jest sprawą dość skomplikowaną. Obok stałego monitoringu potrzebna jest także specjalistyczna wiedza i doświadczenie w tej delikatnej materii. Firmy podejmujące się zarządzania wierzytelnościami na własny rachunek powinny wystrzegać się sześciu najczęściej popełnianych błędów. Jakiego typu są to błędy? Zapraszamy do lektury.

Podczas analizy wierzytelności, należy zawsze mieć na uwadze specyfikę warunków działania firmy. Przykładowo firma, w której zdolności produkcyjne są wykorzystane w niewielkim stopniu, powinna prowadzić bardziej liberalną politykę kredytową, ponieważ każdy przyrost sprzedaży wpływa istotnie na wzrost zysku. Inaczej jest w przypadku firmy, która w dużym stopniu wykorzystuje swoją zdolność produkcyjną – liberalna polityka kredytowa może wtedy przynieść większe koszty niż korzyści. Bez znajomości metod oceny posiadanych należności nie jest możliwe umiejętne zarządzanie należnościami (np. wskaźnik cyklu należności, wskaźnik pozycji kredytowej przedsiębiorstwa inaczej nazywany też stopniem pokrycia zobowiązań należnościami itd.).

Do najczęstszych błędów popełnianych podczas zarządzania wierzytelnościami można zaliczyć:

1. Brak dobrze skonstruowanej umowy, która określa obowiązki stron umowy, a także zabezpiecza ich interesy
2. Brak wewnętrznej, jednolitej polityki windykacyjnej w firmie. Firmy stosują działania windykacyjne, które są nieskuteczne, za to skutecznie odstraszają ich obecnych i potencjalnych klientów.
3. Brak systemu motywacyjnego dla pracowników firmy, który wspierałby lepszy spływ należności. Często premie dla osób odpowiedzialnych za sprzedaż udzielane są tylko za osiągnięty obrót firmy, a nie za realny spływ należności.
4. Zbyt długi czas reakcji na opóźnienia w płatnościach. Taka sytuacja skutecznie przyzwyczaja klientów do lekceważenia interesów wierzyciela.
5. Brak konsekwencji w działaniu, co skutkuje tym, iż dłużnik przyzwyczaja się do braku konkretnych konsekwencji za opóźnianie płatności.
6. Brak profesjonalnych kontaktów z dłużnikami powoduje, że szanse na ściągnięcie należności drastycznie maleją.

Kontrola i monitoring

W samodzielnym zarządzaniu należnościami należy wziąć pod uwagę wiele rozległych zagadnień, m.in. z obszaru umiejętnej oceny wierzytelności odbiorców, opłacalność przyznawania kredytu kupieckiego i kontrola spłaty należności.

Powszechnie wiadomo, że im dłuższy okres ściągania, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że firma w ogóle odzyska kredyt udzielony odbiorcy. Okres inkasowania należności należy porównywać ze średnimi wielkościami występującymi w branży, w której działa firma. Porównanie to pozwala ocenić, na ile firma odbiega w tym zakresie od średnich wielkości uzyskiwanych w branży.