Etyka w działaniach windykacyjnych #1 Korespondencja pisemna

Ostatnimi czasy o windykacji i windykatorach napisano i powiedziano już naprawdę dużo. Mogłoby się wydawać, że świadomość społeczeństwa w tym temacie jest większa, a mity na temat windykacji już dawno runęły. Niestety tak nie jest. Windykacja nadal często kojarzy się jednoznacznie negatywnie, a windykator postrzegany jest jako osoba, która ze wszelką cenę musi  ściągnąć dług. Niekoniecznie zachowując zasady czystej gry. 

Wysyłka korespondencji

Jest zupełnie inaczej. Windykatorzy również działają według ustalonych zasad, których muszą przestrzegać. Etyka w windykacji jest filarem w tej branży. Działając w imieniu kontrahenta używa się różnych kanałów komunikacji z dłużnikiem. Jednym z nich jest korespondencja. Istnieją jasno określone reguły, według których windykator powinien prowadzić korespondencję formalną. Podstawowymi pismami wysyłanymi do dłużnika są wezwania do zapłaty zawierające informacje dotyczące zarówno samego zobowiązania, którego wierzyciel dochodzi jak i procedury windykacyjnej.

Ochrona dobrego imienia dłużnika

Listy wysyłane dłużnikowi powinny zachowywać całkowitą poufność korespondencji i nie ujawniać ich treści osobom postronnym nich zawartej. Treści znajdujące się na kopercie nie mogą naruszać dobrego imienia dłużnika oraz sugerować faktu, że jest zadłużony.

Wysyłka na odpowiedni adres

Przede wszystkim windykator musi zadbać, by wysyłana korespondencja dotarła do adresata. Korespondencja powinna być wysyłana na wskazany przez dłużnika adres lub adres do doręczeń wskazany w rejestrach (CEIDG i KRS). Jeżeli jednak dłużnik nie poda żadnego adresu, windykator powinien kierować korespondencję na adres zameldowania, zamieszkania lub siedziby firmy dłużnika. Adresy może przekazać również wierzyciel. Nie można natomiast wysyłać listów na nieaktualny adres dłużnika.

Przygotowanie wezwania do zapłaty

To bardzo ważny element w czynnościach windykacyjnych. Dobrze przygotowane pierwsze wezwanie do zapłaty powinno składać się z paru istotnych elementów, które pomogą dłużnikami w identyfikacji długu i ustalić zasadność jej dochodzenia. Są to:

• dane wierzyciela
• nazwa przedsiębiorstwa zarządzającego wierzytelnościami;
• podstawa zobowiązania;
• kwotę należności głównej;
• datę wymagalności;
• naliczone odsetki i inne należności uboczne, jeżeli są dochodzone w chwili kierowania pierwszego wezwania do zapłaty;
•  w przypadku udokumentowania wierzytelności fakturą lub rachunkiem: numer, datę wystawienia, a jeżeli zobowiązanie jest o charakterze ciągłym również okres za jaki faktura (rachunek) została wystawiona;termin do zapłaty zadłużenia.
• termin wyznaczony na zapłatę zobowiązania

Co to oznacza w praktyce? Dłużnik od samego początku czynności windykacyjnych musi być poinformowany kto będzie kontaktował się w sprawie jego zadłużenia, jaka jest jego kwota, czy zostały naliczone odsetki i o jakie zadłużenie konkretnie chodzi. Jak widać windykator nie może niespodziewanie odwiedzić dłużnika i domagać od niego natychmiastowej spłaty długu. Informacje zawarte w pierwszym wezwaniu do zapłaty, pozwolą dłużnikowi rozeznać się jego sytuacji finansowej i przygotować ewentualny plan spłaty długu.

Korespondencja, to tylko jeden z elementów działań windykacyjnych. Kolejne z nich, to rozmowy telefoniczne oraz spotkania z dłużnikiem. Zostaną one poruszone w następnych tekstach.