Windykacja online – wymóg chwili czy trwały trend?

Windykacja online staje się coraz popularniejsza. Nie jest to pomysł, który powstał wczoraj. Taki sposób zlecania spraw i odzyskiwania należności pojawił się już ok. 15 lat temu (przyp. red. e-Credit, Euleo.net) i do tej pory funkcjonuje najczęściej w formie internetowych platform zarządzania wierzytelnościami, udostępnianych w formule SaaS (software as a service), ale także prostszych projektów, czyli serwisów internetowych do składania wyłącznie zleceń windykacji. W dzisiejszym świecie oba rozwiązania idealnie wpasowały się w potrzeby przedsiębiorców, zmuszonych działać zdalnie. Trend ten z pewnością się utrwali z uwagi na wygodę, odformalizowanie i niższe koszty.

Windykacja online nie wymaga kontaktów fizycznych pomiędzy wierzycielem a windykatorem. Nie wymaga też skanowania, kserowania dokumentów. Usługa jest prosta i intuicyjna. Wspierana jest przez serwisy FAQ i specjalne filmiki instruktażowe.  Nie trzeba specjalnych uzgodnień  z ekspertami w dziedzinie zarządzania wierzytelnościami, ponieważ cała wiedza podana jest „kawa na ławę”. Regulamin windykacji online powinien być czytelny, podobnie jak jasno wyrażone ceny, i  zazwyczaj tak jest. W takim modelu wierzyciel może mieć wpływ na przebieg windykacji i styl jej prowadzenia. Model windykacji z poszanowaniem istniejących relacji handlowych pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem (a klientem dla firmy zarządzającej wierzytelnościami) jest aktualnie dominującym formatem usługi.

Na czym polega windykacja online?

Pierwszy krok to oczywiście zarejestrowanie się do usługi online. Rejestracja i weryfikacja tożsamości zapewnia, iż późniejsze działania będą o wiele prostsze.  Po rejestracji,  możemy już złożyć zlecenie do firmy, która administruje windykacją online. Czynimy to przez plik csv/xls, przez formularz lub prosto z programu finansowo księgowego (poprzez interfejs api).  Program prosi zazwyczaj o dane dłużnika i parametry długu. Najlepsze platformy są całkowicie odformalizowane, nie wymagają na etapie polubownym skanów dokumentów. Po potwierdzeniu wysłania zlecenia online, następuje weryfikacja zlecenia oraz proces odzyskiwania należności rusza w ciągu 24h. W trakcie tego procesu dłużnicy otrzymują, wezwania do zapłaty drogą sms, email, vms zgodnie ze scenariuszem, przypisanym do sprawy. Przez cały ten czas wierzyciel ma dostęp online do szczegółowych raportów z przebiegu sprawy 24/7/365. Dodatkowo system raportowy może udostępniać zdjęcia, zebrane dokumenty, potwierdzenia wpłat, dokonane ugody. Windykatorzy prowadzą negocjacje telefoniczne z dłużnikami. Profesjonalna windykacja polubowna wspierana jest również wizytami terenowymi w siedzibie  dłużnika.

Wierzyciel  może mieć także  kontakt online z prowadzącym windykatorem. W bardziej zaawansowanych systemach może także konsultować się z ekspertami.

W przypadku niepowodzenia na etapie windykacji polubownej, odzyskiwanie należności przechodzi na kolejny etap zwany sądowo-egzekucyjnym. W zaawansowanych systemach zarządzania należnościami  przejście z etapu polubownego do sądowego odbywa się niemal automatycznie. Wymagana jest jedynie akceptacja wierzyciela. Platforma  kompleksowego zarządzania wierzytelnościami daje możliwość predefiniowania zakresu windykacji (polubowna, sądowa), już na etapie składania zlecenia.

Ile kosztuje windykacja online?

W ramach wynagrodzenia pobierana jest prowizja od odzyskanej kwoty należności. Jej wysokość zależy od przeterminowania i wysokości długu. Czym starszy dług i niższa jego wartość, tym wyższa prowizja. Na rynku windykacji B2B, średnia prowizja to 15%, ale zdarzają się też prowizje 3% i 30%. Prowizja zazwyczaj obciąża dłużnika i to on płaci za windykację online.

Windykacja online jako element większego systemu

Po przeglądzie usług – windykacji online  dostępnych w sieci, widać, że często jest ona jedną z kilku opcji w e-systemach zarządzania wierzytelnościami. Te najlepsze oferują obok usługi windykacji m.in. działania prewencyjne, takie jak: sprawdzanie kontrahentów, ustalanie majątku dłużnika, monitoring faktur, pieczęcie prewencyjne, skip tracing, a także porady prawne dla firm i wiele innych usług związanych z zarządzaniem płynnością finansową.

e-System zarządzania wierzytelnościami czy e-windykacja?

Kompleksowe systemy zarządzania wierzytelnościami – ze swoją wielofunkcyjnością –  mają logikę i atuty, które przewyższają e-formularze windykacji online. Należy pamiętać, że działania windykacyjne są częścią większego procesu zarządzania wierzytelnościami. Jeśli przedsiębiorca kontroluje cały ten proces tzn. działa prewencyjnie oraz prowadzi monitoring faktur, to rzadziej będzie korzystał z działań windykacyjnych. Przykładem systemu zarządzania wierzytelnościami – który pozwala kompleksowo zarządzać należnościami, monitorować płatności, weryfikować kontrahentów oraz odzyskiwać pieniądze od dłużników – jest Rozważna Firma https://rozwaznafirma.pl/ (można korzystać z wielu jej funkcji całkiem za darmo).

Za dostępnymi w sieci usługami zarządzania wierzytelnościami online stoją konkretne firmy windykacyjne, posiadające odpowiedni potencjał organizacyjny i technologiczny, znane w swojej branży. Dlatego przed wyborem systemu online, warto zapoznać się z opiniami nt. danej firmy, jak również z jej historią, klientami etc. Jest to ważne, ponieważ system odzwierciedla taktykę danej firmy, jej filozofię oraz stosunek do klienta i dłużnika, i będzie reprezentował wierzyciela, oczywiście za jego zgodą i kontrolą.

Za częścią prostych automatów windykacyjnych stoją firmy z branży IT, nie posiadające (oprócz technologii) żadnej wiedzy z zakresu zarządzania wierzytelnościami.

Niezależnie od kryzysu, który ujawnił wzmożone zapotrzebowanie na usługi online, branża zarządzania wierzytelnościami od dłuższego czasu promuje e-usługi.  Tadeusz Broś, dyrektor operacyjny departamentu windykacji EULEO potwierdza, że już w grudniu 2019 ok. 83% usług było składanych przez klientów online, przez platformę zarządzania wierzytelnościami Rozważana Firma.