Terminowe otrzymywanie należności jest jednym z większych problemów przedsiębiorców. Szczególnie tych małych i średnich. Postęp technologiczny spowodował jednak rozwój platform wspomagających zarządzanie wierzytelnościami  w firmie. Systemy informatyczne z powodzeniem stosowane są również w kancelariach prawniczych, które specjalizują się w odzyskiwaniu należności.

Zarządzanie należnościami – podstawa każdej firmy

O zarządzaniu należnościami każda firma powinna bezwzględnie pamiętać. Od tego zależy jej płynność finansowa.  Proces zarządzania wierzytelnościami obejmuje m.in.

• wywiad gospodarczy, który na celu ma sprawdzenie kontrahenta jeszcze przed rozpoczęciem z nim współpracy;
• monitoring faktur, pozwala podjąć tzw. działania prewencyjne i zapobiec długom;
• odzyskiwanie należności, może odbywać się ono polubownie lub na drodze sądowej.

W przypadku dużych przedsiębiorstw, zarządzanie należnościami, nie należy do zadań nadmiernie obciążających właściwy biznes. Większe podmioty mają zazwyczaj wyspecjalizowane działy zajmujące się kompleksową kontrolą należności w firmie (księgowość, monitoring faktur, działy windykacji). Nie można tego powiedzieć o małych i średnich przedsiębiorcach. Z racji ograniczonej liczby pracowników, podmioty z sektora MŚP, bardzo często nie potrafią lub nie mogą należycie kontrolować swoich należności.

Nie oznacza to jednak, że mniejsze firmy skazane są na utratę płynności finansowej czy współpracę z nierzetelnymi kontrahentami Tutaj z pomocą przychodzą profesjonalne firmy windykacyjne oraz wyspecjalizowane systemy informatyczne.

Przyszłość tkwi w technologii

System zarządzania należnościami (ang. Accounts Receivable Management System) jest platformą, najczęściej w formule SaaS, pozwalającą na wspomaganie firmy w zarządzaniu płynnością finansową. Taką platformą jest np. Rozważna Firma. Rozwiązania te, pomagają przedsiębiorcom zająć się należnościami w firmie i utrzymać płynność finansową. Dużą zaletą systemów jest ich funkcjonalność. Dziś online można kontrolować niemal wszystko – proces zarządzania wierzytelnościami, kierowanie sprawy do windykacji oraz sam jej przebieg.

Dzięki temu można samodzielnie:

• aktualizować bazę kontrahentów i wprowadzić informacje o klientach i fakturach do systemu;
• wybrać klientów monitoringu;
• ustalić cykl monitoringu;
• automatycznie wysyłać powiadomienia przypomnienia o zapłacie;
• wystawić wierzytelność na giełdzie wierzytelności.

Na powyższych przykładach widać, że przedsiębiorca ma szeroką gamę możliwości, która ułatwi mu dbanie o terminowe płatności. Funkcjonalność systemów informatycznych sprawia, że podmioty – szczególnie te mniejsze – zwiększają swoje szanse w zapobieganiu powstawania zatorów finansowych.

Istnieją jednak sytuacje, w których długów nie udaje się uniknąć i sprawę trzeba skierować do windykacji. Dzięki systemom zarządzania należnościami mamy pełną kontrolę nad procesem windykacji oraz możemy śledzić jego przebieg. Zleceniodawca może złożyć zlecenie przez Internet, a następnie – już w toku prowadzenia działań windykacyjnych – mieć wgląd do notatek sporządzanych przez windykatorów, ustaleń o dłużniku, treści zawartych ugód czy historii spłat.

Kancelaria windykacyjna, czyli jaka?

Niestety nie zawsze udaje się odzyskać należności na drodze polubownej. W takiej sytuacji należy udać się do sądu. Zanim to jednak uczynimy, musimy przemyśleć wybór kancelarii, której powierzymy odzyskanie naszych pieniędzy. Wbrew pozorom nie jest to wybór oczywisty – nie każda kancelaria prawna specjalizuje w tych samych obszarach prawa. Istnieją kancelarie, które specjalizują się w dochodzeniu roszczeń na drodze postępowania sądowego, a później w postępowaniu egzekucyjnym. Jedną z takich kancelarii jest Kancelaria Prawna EULEO.

Kancelarie wyspecjalizowane w sprawach windykacyjnych zwiększają możliwości działań mających na celu odzyskanie należności. Jakimi cechami zatem, wedle przedsiębiorców, powinna odznaczać się kancelaria windykacyjna?

1. Dysponować zespołem prawników, którzy pracowali przy co najmniej kilkuset, a nawet tysiącach zróżnicowanych sprawach dotyczących odzyskiwania należności.
2. Posiada wyspecjalizowany dział egzekucji komorniczej.
3. Posiada narzędzia informatyczne ułatwiające współpracę z Klientem jak i Komornikiem Sądowym

Nowoczesne kancelarie zapewniają klientowi wgląd online w jego sprawę, po zalogowaniu się do panelu klienta. Kolejną zaletą jest fakt, że kancelaria może wysłać raporty z przebiegu spawy. Dzięki temu klient ma dostęp do informacji o podjętych czynnościach oraz postępach w postępowaniu, kwot spłat oraz kopii załączonych dokumentów.

Ponadto systemy informatyczne nowoczesnych kancelarii pozwalają na:

• automatyczną weryfikację przedawnienia wierzytelności i automatycznie przypominają wierzycielowi o konieczności ponownego wszczęcia egzekucji, nawet po zakończeniu zlecenia;
• kompleksowe zarządzanie wierzytelnościami na każdym etapie, w tym również po umorzeniu postępowania egzekucyjnego jako bezskutecznego;
• sporządzaniu raportów i analiz w sprawach dochodzonych należności;
• szybką i pełną weryfikacje czynności podejmowanych przez kancelarię w imieniu Klienta.

Wnioski

Jak widać rola systemów informatycznych w zarządzaniu należnościami jest ogromna – począwszy o działań prewencyjnych, a na odzyskiwaniu długów skończywszy. Obecnie za pomocą różnych platform (np. Rozważna Firma) możemy monitorować faktury, wysyłać przypomnienia o zapłacie czy zlecić sprawę do windykacji.

Ważny jest również wybór kancelarii, która ma odzyskać należności, dlatego należy poszukiwać kancelarii, która jest wyspecjalizowana w sprawach windykacyjnych. Odzyskiwanie należności na drodze sądowej jak i egzekucyjnej, również wspomagane jest przez dedykowane narzędzia informatyczne. Branża zarządzania należnościami rozwija się równie dynamicznie jak jej klienci. Dzięki temu przedsiębiorca posiada możliwość zarządzania swoimi wierzytelnościami i sprawowania pełnej kontroli nad podejmowanymi w jego imieniu czynnościami. Przy tym czynności te, dzięki udostępnianym narzędziom informatycznym, nie są absorbujące i nie stanowią obciążenia dla grafiku kadry zarządzającej. Systemy informatyczne wyspecjalizowanych kancelarii pozwalają na definiowanie alertów i przypomnień, skutecznie wspomagając zarządzanie wierzytelnościami i kontrolowaniem terminu ich przedawnienia.

Biorąc pod uwagę postęp technologiczny oraz fakt, że branża windykacyjna działa coraz prężniej w Internecie, rola systemów informatycznych w zarządzaniu należnościami będzie jeszcze większa.