Monitoring należności – jak się do tego zabrać w małej firmie?

W dobie innowacyjnych rozwiązań, dostępnych nawet za darmo, zaskakuje fakt, że część przedsiębiorstw wykonuje kontrolę spływu należności w sposób chaotyczny, nieusystematyzowany, metodą „ręczną”. Konsekwencje takiego działania są widoczne na rynku – okazuje się, że problem nieterminowych płatności dotyczy przede wszystkim mikro-, małych oraz średnich firm. Duże podmioty radzą sobie inaczej, wydzielając departamenty controlingu i działają przedwindykacyjne. Jest jednak ratunek dla mniejszych firm,  adekwatny do ich budżetu i wymagań.

Systemy monitoringu faktur, to programy komputerowe lub platformy internetowe, które regularnie przypominają kontrahentom o zbliżających się lub opóźnionych płatnościach, za pomocą automatycznej wysyłki wiadomości e-mail, sms i vms. Systemy te nie są zwykłymi  „maszynkami” do wysyłania powiadomień, ale rozbudowanymi e-narzędziami, których stosowanie wpływa na pozytywne zakończenie transakcji. Na rynku jest duży wybór systemów zarządzania należnościami, od bezpłatnych, poprzez płatne kilkaset złotych, do płatnych ponad tysiąc złotych miesięcznie. Mikro-  i małe firmy mogą korzystać z nich zazwyczaj za darmo w modelu freemium.

Monitoring faktur wspiera płynność finansową

Najkorzystniejsze są te systemy, które, oprócz monitoringu, pozwalają spojrzeć kompleksowo na stan należności w firmie i skutecznie nimi zarządzają. Dodatkowo, jak to jest w przypadku systemu Rozważna Firma, ułatwia on podejmowanie decyzji w ważnych momentach np. takich jak zagrożenie kontrahenta niewypłacalnością. System Rozważna Firma ma również możliwość sprawdzania kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy.

Łatwy w użyciu – wystarczy jeden ruch i gotowe

Przykładowo system Rozważna Firma jest kompatybilny z programami finansowo-księgowymi, dlatego jest prosty w użyciu. Wystarczy w pierwszym kroku wgrać do systemu aktualną listę należności, następnie wybrać klientów do monitorowania i na końcu stworzyć scenariusz akcji tzn. częstotliwość i czas wysyłania powiadomień oraz ich treść.

Korzyści dla firm, które korzystają z systemu monitoringu faktur

• skraca cykl spływu należności nawet o 40%,
• przeciwdziała zatorom finansowym,
• zajmuje zaledwie kilkanaście minut  tygodniowo,
• redukuje koszty związane z kontrolą finansową,
• ma profesjonalny charakter – nie wpływa negatywnie na relacje biznesowe,
• dyscyplinuje kontrahentów.

Monitoring należności został stworzony z myślą o wszystkich, zarówno małych, jak i dużych firmach, wystawiających faktury z odroczonym terminem płatności. Warto z niego korzystać, żeby zachować płynność finansową i dobre relacje z kontrahentami.